BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ CỦA DA XYZ
Thời điểm 31/12/2006
STT Hộ nợ Bộ phận công tác Số tiền(đ) Ký nhận
1 Nguyễn Cảnh Toàn Vụ pháp chế 60.000.0002 Hoàng Thị Nguyên Vụ tổ chức CB 17.856.000 2 Hoàng Thị Nguyên Vụ tổ chức CB 17.856.000 3 Lại Xuân Nghị Vụ KTNN CNI 48.000.000
Cộng 125.856.000
Do có sự chênh lệch trên nên KTV phải thu thập BB giải trình bản đối chiếu, xác nhận, kiểm kê liên quan đến số liệu tiền viện trợ.
Mẫu số (06) : Giải trình 3 bản đối chiếu, xác nhận, kiểm kê liên quan đến số
liệu tiền viện trợ DA ABC
Giải trình 3 bản đối chiếu, xác nhận, kiểm kê liên quan đến số liệu tiền viện trợ DA Nguồn kinh phí DA = 4.627.600.000 Chi thực hiện DA = 3.213.606.600 Số dư 31/12/2006 = 1.413.993.400 Trong đó: 1 Tồn tại quỹ: 52.608.400 đ
Biên bản kiểm quỹ tiền mặt của KTNN là 3.703.780.000 đ 2 Công nợ tạm ứng: 125.856.000 đ
3 Số dư tiền gửi: 1.235.529.000 đ
Bản xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tại kho bạc là 1.143.288.332 đ
Chênh lệch 92.240.668 đ, do tiền của chương trình 135 trong tài khoản tiền gửi rút hết về quỹ tiền mặt, nên khi quyết toán – chuyển trả tiền chi không hết, đã dùng tiền gửi tại kho bạc nhà nước của DA và số tiền này của DA tồn ở quỹ tiền mặt.
Kiểm toán khoản mục tài sản cố định: đối với Dự án ABC, KTV thực hiện
kiểm toán theo chương trình mẫu của Công ty, theo phụ lục số (22); tiến hành đối chiếu tổng số phát sinh trên sổ cái TK 211 theo phụ lục số (23 ), tổng số TSCĐ phát sinh trong kỳ là 19.929.680 đ và KTV sẽ đối chiếu với sổ chi tiết; kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh trong năm trên sổ chi tiết TK 211 theo phụ lục số (24 ). Đồng thời, kiểm tra cả sổ cái kế toán tài khoản nguồn kinh phí hình
thành TSCĐ- TK 466 với tổng số tiền phát sinh Có trên TK cũng là 19.92.680 và để kiểm tra việc tính khấu hao TSCĐ( khi khấu hao TSCĐ sẽ giảm nguồn kinh phí hình thành TSCĐ). Khi kiểm tra chi tiết, KTV sẽ xem xét xem các nghiệp vụ tăng TSCĐ có đầy đủ các chứng từ phiếu chi, hóa đơn, giấy đề nghị thanh toán, ủy nhệm chi, báo giá, hợp đồng, biên bản bàn giao,…Đồng thời với việc kiểm tra sổ sách, các chứng từ, KTV thu thập Biên bản kiểm kê TSCĐ tại các phòng kỹ thuật, tài chính kế toán, kế hoạch đầu tư, giám đốc, tổ chức - hành chính, phòng bồi thường và tái định cư, phòng họp. Dựa trên công việc kiểm toán, KTV thấy rằng đơn vị vẫn ghi tăng số tài sản có giá trị nhỏ hơn 5.000.000 đ; đơn vị thực hiện tính hao mòn của một số TS tăng trong năm 2008 với tỷ lệ 10%/năm ( không phù hợp vì các TS này phải tính theo số năm hoạt động còn lại của dự án từ 2007 đến 2014 hay 8 năm)
Khác với Dự án ABC, khi kiểm toán chu trình TSCĐ của Dự án XYZ, KTV sẽ kiểm tra trên BC Chi tiêu. Trên BC Chi tiêu có khoản mua sắm thiết bị cho Dự án ( thuộc hạng mục 3 của Dự án), so sánh với dự toán KTV thấy đã vượt so với dự toán được phê duyệt là 11.000.000 VND và đã được BQL Dự án XYZ giải
trình là tại thời điểm Dự án XYZ /KTNN lên kế hoạch về số lượng và chủng loại máy tính cần mua để trang bị cho các đơn vị thuộc KTNN thì giá tham khảo là trong khuôn khổ kinh phí của Dự án. Tuy nhiên, khi tiến hành đặt mua thì chi phí cho máy tính tăng hơn so với giá tham khảo khi lập kế hoạch mua trang thiết bị, vấn đề này đã được trao đổi trong phiên họp giữa bên tài trợ và BQL dự án. KTV cũng không thu thập được BB kiểm kê tài sản vì đơn vị mua tài sản và bàn giao trực tiệp cho các cá nhân nên đơn vị không tiến hành kiểm kê tài sản theo định kỳ.
Trong cuộc kiểm toán Dự án ABC, vì chương trình kiểm toán quá trình mua hàng hóa được làm đồng thời với chương trình kiểm toán Chi phí đầu tư XDCB dở dang, nên KTV sẽ tập trung vào kiểm toán khoản mục Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản.
Kiểm toán khoản mục chi phí đầu tư XDCB: Công việc mà KTV tiến hàn đối
với khoản mục này cũng tuân theo chương trình kiểm toán đã xây dựng sẵn
phụ lục số (25 ). KTV đối chiếu sổ cái kế toán TK 2411 – chi phí đầu tư XD dở
dang với số liệu trên BCĐKT để xem có phát sinh nào bất thường hay không; đồng thời KTV sẽ xem xét bảng phân loại chi phí XDCB theo hạng mục và theo nguồn vốn lũy kế đến 31/12/2006, KTV tính được chi phí của khoản viện trợ PHRD 053182 là 16.101.000.000, trong đó, chi phí dịch vụ tư vấn đào tạo là 11.673.225.000; chi phí tư vấn & đào tạo hạng mục 5 là 4.427.775.000; đây là khoản chi phí theo Hiệp định. KTV rút ra kết luận không có khoản chi nào chi vượt so với mục chi tại hiệp định vay và hiệp định tài trợ. KTV tiếp tục kiểm tra hầu hết các nghiệp vụ phát sinh trong năm trên BC số phát sinh tài khoản 2411; BC số phát sinh tài khoản 2411 Hạng mục 1 Nâng cấp CSHT cấp 3 do Ngân sách cấp, do vay ODA; Hạng mục 2 Nâng cấp CSHT cấp 1,2 do NS cấp và viện trợ không hoàn lại; Hạng mục 3 nhà ở tái định cư do NS cấp; HM3 Nhà ở tái định cư do vay ODA; HM4 Quản lý nhà ở, đất đai do viện trợ không hoàn lại; HM5 Quĩ vay vòng do NS cấp; HM5 Quĩ quay vòng do Viện trợ không hoàn lại; HM5 Quĩ quay vòng do vay ODA; HM6 Tăng cường năng lực BQL do việc
trợ không hoàn lại TF 053182; 07 chi phí chung do NS cấp; 07 Chi phí chung do Viện trợ không hoàn lại. Đồng thời với việc kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh, KTV kiểm tra thủ tục đấu thầu của các gói thầu kèm theo như gói thầu 2.1; gói thầu 1.3; gói thầu 6.3.1; KTV kết hợp với việc xem xét văn bản thẩm định quyết toán để chắc chắn các hạng mục đã được xác nhận giá trị quyết toán và bảng kê thanh toán vốn đầu tư XDCB hoàn thành để xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các chi phí đầu tư XDCB. Cuối cùng, KTV đưa ra kết luận kiểm toán theo phụ lục số (26 ).
Dự án XYZ, không phát sinh các khoản chi phí đầu tư xây dựng cơ bản nên KTV không phải kiểm toán chu trình này.
Kiểm toán chu trình chi phí quản lý/hoạt động dự án: đối với dự án ABC,
trước hết KTV sẽ xem xét trên Bảng chi tiết chi phí thực hiện Dự án phát sinh trong kỳ- Phụ lục số (27) và lũy kế - Phụ lục số (28) để thấy được mức độ phát sinh chi phí quản lý/hoạt động trong mối so sánh với các khoản chi phí khác. KTV cũng thực hiện theo chương trình kiểm toán chi phí quản lý chuẩn mà Công ty đã xây dựng theo phụ lục số (29). KTV đối chiếu sổ cái và sổ chi tiết và BCĐ phát sinh chi phí BQL dự án, xem xét trên chứng từ ghi sổ của kế toán dự án đối với nghiệp vụ phát sinh chi phí sửa chữa cải tạo văn phòng làm việc của BQL dự án, KTV đối chiếu số trên chứng từ ghi sổ với số liệu thẩm định quyết toán ( từ giấy rút vốn đầu tư, phiếu giá thanh toán khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành, văn bản thẩm định quyết toán, các quyết định, văn bản thẩm định của sở tài chính) thấy chênh lệch số tiền là 11.982.000. Đồng thời, KTV tiến hành kiểm tra chi tiết tính hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ phát sinh theo
phụ lục số (30 ). Cuối cùng, KTV đưa ra kết luận về vấn đề phát sinh là đơn vị
đã hạch toán thiếu giá trị xây lắp của gói thầu sửa chữa văn phòng làm việc theo BB thẩm định của Sở tài chính số tiền 11.982.000 và đã đề nghị bút toán điều chỉnh tăng chi phí quản lý dự án và tăng phaiar trả nhà thầu số tiền 11.982.000 đồng; đồng thời KTV cũng chỉ ra những sự thiếu chứng từ phù hợp của bộ hồ sơ thanh toán kèm theo của các khoản chi.
Đối với Dự án XYZ, khoản chi liên quan chủ yếu đến chi hoạt động; KTV cũng sẽ xem xét trên BC Chi tiêu các khoản chi hoạt động; so sánh các khảo chi này với văn kiện của Dự án vì đã có định mức chi cụ thể, đồng thời kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ. Từ đó, KTV sẽ đưa ra kết luận về các khoản chi hoạt động
Mẫu số (07) : Kết luận của KTV về các khoản chi hoạt động của Dự án XYZ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ghi nhận chi phí hoạt động
Kiểm tra
Qua kiểm tra việc thanh toán các khoản chi trong năm chúng tôi nhận thấy một số khoản chi chưa phù hợp với Văn kiện của Dự án:
Các khoản chi thanh toán cho các học viên tham dự lớp tập huấn tại các tỉnh chưa phù hợp với quy định.
Khoản chi giới thiệu Luật KTNN trên báo số tiền 12.000.000 VND thanh toán cho khối lượng công việc thực hiện trước ngày có hiệu lực của Văn kiện Dự án.
Kiểm toán quỹ tín dụng ( Quỹ Tài chính Vi mô): Đối với Dự án ABC, quỹ
này được hình thành theo hợp phần 5 của Dự án – chương trình cho vay vốn cải tạo nhà do Hội liên hiệp phụ nữ Thành phố H thực hiện. Hội liên hiệp phụ nưc Thành phố H đã thành lập một BQL Quỹ tài chính Vi mô.
Tại BQL Vi mô, KTV đã thực hiện dựa trên các ghi chép kế toán bao gồm những thủ tục sau:
Thu nhận biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt lưu trữ tại BQL quỹ tài chính Vi mô trong kỳ kiểm toán.
Thu nhận các bản xác nhận số dư TGNH phục vụ Quỹ tài chính Vi mô tại thời điểm 31/12/2006.
Chọn mẫu, đối chiếu các mục chi phí lớn với các hóa đơn, chứng từ kèm theo để khẳng định rằng các khoản chi trả có được phê duyệt, có đủ các chứng từ hợp
lệ và cần thiết cho mục đích cảu dự án và có hợp lệ để Ngân hàng Thế giới tài trợ hay không.
Xem xét các văn bản phê duyệt chi phí hoạt động của Sở tài chính cho hoạt động của Quỹ tài chính Vi mô trong kỳ kiểm toán
Xem xét quy trình khảo sát, thẩm định, phê duyệt, giải ngân vốn vay, xác định lãi vay vốn, tiền gửi tiết kiệm bắt buộc và các vấn đề khác liên quan đến quá trình hoạt động tín dụng.
Đi thăm thực tế một số hộ vay vốn của dự án để đánh giá mức độ hài lòng của các hộ này đối với hoạt động cho vay vốn của dự án
Xem xét Hệ thống KSNB của Quỹ, bao gồm: môi trường kiểm soát chung, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
Thảo luận với một số cán bộ của Ban quản lý Tài chính vi mô về tình hình thực hiện và các vướng mắc khó khăn mà quỹ đang mắc phải trong quá trình thực thi nhiệm vụ của mình.
Công ty kiểm toán AASC đã xây dựng chương trình kiểm toán hoạt động quỹ tín dụng của quỹ vay vòng vốn. Các KTV đã áp dụng chương trình này để kiểm toán quy trình hoạt động của quỹ tín dụng của dự án ABC theo phụ lục số (31). KTV kiểm tra trên báo cáo các chỉ tiêu thực hiện đến 31/12/06 tính được số vốn quay vòng = tổng số giải ngân (đến 31/12/06) – số tiền giải ngân từ WB lũy kế (đến 31/12/06); số dư gốc chưa cho vay = gốc thu được – số vốn quay vòng; từ đó tính được số món đã cho vay và số món vay còn lại. KTV thu thập danh sách các hộ được vay để kiểm tra số vốn thực tế đã cho vay, số tiền đã thu hồi để so sánh sao cho số tiền giải ngân quay vòng phải bằng số gốc thu được. KTV cũng thu thập bảng kê kinh phí WB cấp chi giải ngân đến ngày 31/12/06, và bản sao kê chi tiết về các khoản vay của các hộ gia đình để biết tình hình thực tế về khoản tiền vay này của mỗi gia đình về: số tiền vay, lãi KH, lãi thực tế, gốc KH, gốc thực tế, …Sử dụng phiếu thăm dò hộ vay vốn theo phục lục số (32) để đánh giá mức độ hài lòng của những hộ được cho vay.
Sau khi kiểm tra, KTV thấy rằng hoạt động tại quỹ quay vòng vốn của BQL khá hiệu quả. Tính đến thời điểm 31/12/06 số món vay đã giải ngân là 3.045 món (36 hộ đã thanh toán toàn bộ gốc trước hạn) tương ứng 23.606.000.000 VND. Năm 2006, đã cho vay được 2.194 hộ tương ứng 17.453.000.000 VND.
Với Dự án XYZ, không hình thành Quỹ này nên không cần tiến hành kiểm toán.
Kiểm toán tài khoản đặc biệt và sao kê chi tiêu: Chỉ thực hiện đối với Dự án
ABC, KTV cũng thực hiện theo chương trình kiểm toán mà Công ty đã xây dựng sẵn theo phụ lục số (33). KTV sẽ thu thập các bảng sao kê chi tiêu- phục lục số (34) đã lập của khoản viện trợ theo Hiệp định Phát triển cùng khoản viện
trợ không hoàn lại cùng với các đơn xin rút vốn và gửi tới cho Ngân hàng Thế giới năm 2006 như, thu thập BC Tài khoản Đặc Biệt theo phục lục số (35 ) rồi đối chiếu tổng giá trị các khoản chi tiêu hợp lệ được Ngân hàng Thế giới tài trợ với BC Tài khoản Đặc biệt cho năm tài chính 2006 và các đơn xin rút vốn theo
phụ lục số ( 36) về GTLV của KTV về đối chiếu đơn xin rút vốn, sao kê chi tiêu
tài khoản khách hàng.