2. Đặc thù của các DNVVN và tác động của những đặc thù này tới công tác kiểm toán:
2.3. Hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ trong các DNVVN:
Việc tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng trong một cuộc kiểm toán là bước thiết yếu, giúp kiểm toán viên thiết lập độ tin cậy vào hệ thống kiểm soát nội bộ để xác định khối lượng công việc kiểm toán và độ phức tạp của nó. Từ đó, kiểm toán viên đánh giá mức rủi ro kiểm soát, xây dựng kế hoạch kiểm toán phù hợp và đưa ra phương pháp tiếp cận kiểm toán hiệu quả.
Cơ cấu kiểm soát nội bộ của một công ty gồm các chế độ và thể thức cơ bản mà ban quản trị thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự bảo đảm hơp lý là các mục tiêu kiểm soát sẽ được thoả mãn.
Trên thực tế, trong các DNVVN, hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế đơn giản và hoạt động kếm hiệu quả do những hạn chế cố hữu của nó. Hệ thống kiểm soát nội bộ dược đánh giá qua các yếu tố:
Môi trường kiểm soát gồm các hành động, các chế độ và các thể thức phản ánh thái độ chung của nhà quản lý về quá trình kiểm soát và về tầm quan trọng của nó đối với tổ chức đó.
Ngoài các yếu tố về triết lý, phong cách điều hành của người lãnh đạo và cơ cấu tổ chức của đơn vị ( như đã trình bày trong phần 2.2 ), môi trường kiểm soát còn được đánh giá qua một số tiêu thức:
+ Các chính sách nhân sự:
Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn với vai trò của đội ngũ nhân viên, họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát và cũng là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, do hạn chế về quy mô kinh doanh, với mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận, giảm thiểu chi phí nên trong các DNVVN có nhiều hạn chế về tuyển dụng nhân viên, số lượng nhân viên ít nên một nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, dẫn tới nguyên tắc uỷ quyền, phê duyệt lỏng lẻo, thiếu nghiêm túc. Mặt khác, chất lượng lao động trong các DNVVN còn thấp, phần lớn lao động không được đào tạo đầy đủ: 74,8% lao động trong các DNVVN chỉ ở trình độ PTTH, chỉ khoảng 5% lực lượng lao động tốt nghiệp Đại học ( Theo thống kê của Bộ Thương mại ). Nhu cầu đào tạo chưa được đánh giá đúng đắn nên chất lượng lao động còn hạn chế. Mặt khác, nhân sự trong các DNVVN cũng thay đổi liên tục thường gây ra những xáo trộn, gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh cũng như công tác kế toán, hiệu quả kiểm soát trong doanh nghiệp.
Do đó khả năng tồn tại sai phạm trong các DNVVN lớn, điều này có ảnh hưởng quan trọng tới công tác kiểm toán, đòi hỏi trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên phải tập trung chú ý tới chức năng của các nhân viên nghiệp vụ, tăng cường kiểm tra chi tiết.
+ Công tác kế hoạch, dự toán:
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, kế hoach tài chính…Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học, nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch sẽ trở thành
công cụ kiểm soát hữu hiệu thông qua việc xem xét tiến độ htực hiện kế hoạch, những nhân tố ảnh hưởng…
Tuy nhiên, công tác lập kế hoạch, dự toán trong các DNVVN kém hiệu quả, thiếu tính khoa học, nghiêm túc, thậm chí không được triển khai. Vì vậy, kiểm toán viên không nên sử dụng kết quả các dự toán của đơn vị để áp dụng các thử nghiệm phân tích trong cuộc kiểm toán các DNVVN.
+ Môi trường bên ngoài:
Ngoài các nhân tố nội tại, môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài như ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý…
Nền kinh tế thị trường tự do cạnh tranh tạo môi trường hoạt động năng động cho các doanh nghiệp, mặt khác, với mục đích kinh doanh vì lợi nhuận, các DNVVN có thể vận động theo luồng cơ chế không bình thường nhằm trốn thuế, lại phải chịu sức cạnh tranh mạnh mẽ và những ảnh hưởng từ bên ngoài. Thêm vào đó, các DNVVN rất thiếu thông tin về thị trường, những thông tin tài chính kế toán, các văn bản, chế độ pháp lý…
Vì vậy, đối với các DNVVN, các nhân tố này cũng cần phải được quan tâm vì nó có thể gây ảnh hưởng đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp…Do đó, trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên cũng cần xét tới ảnh hưởng của các nhân tố này tới báo cáo tài chính của doanh nghiệp, từ đó xác định các vấn đề trọng tâm cần kiểm tra.
* Hệ thống kế toán:
Hệ thống kế toán là một bộ phận cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán.
Mục đích của hệ thống kế toán là nhận biết, thu thập, phân loại, phân tích, ghi sổ, báo cáo các nghiệp vụ kinh tế của tổ chức và duy trì khả năng thanh toán đối với các tài sản liên quan.
Tuy nhiên, đây lại là khâu tồn tại nhiều hạn chế nhất trong các DNVVN:
+ Đối với một doanh nghiệp có quy mô hoạt động nhỏ, bộ máy kế toán xây dựng đơn giản, số lượng nhân viên kế toán ít, một người phải kiêm nhiệm tất cả các công việc kế toán,vừa thực hiện chức năng quản lý vừa thực hiện các hoạt động nghiệp vụ. Do vậy, trong công tác kế toán không thể đảm bảo sự phân công phân nhiệm cũng như sự cách ly trách nhiệm, kiểm toán viên phải cân nhắc về phẩm chất cũng như trình độ của nhân viên kế toán trong đơn vị.
Trong phần lớn các DNVVN, do số lượng nhân viên ít và khối lượng giao dịch không lớn nên công tác kế toán thường chỉ thực hiện định kỳ, do đó, không có sự kiểm tra thường xuyên các hoạt động nghiệp vụ.
Mặt khác, các chủ doanh nghiệp thường chỉ chú trọng dến hiệu quả kinh doanh là chính nên các khoản chi nhiều khi không có chứng từ chứng minh, sổ sách không theo dõi đầy đủ, công tác quản lý lỏng lẻo, thiếu nghiêm túc.
Do đó, mức độ rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát trong các DNVNN cao, đòi hỏi lượng bằng chứng cần thu thập nhiều và kiểm toán viên phải tập trung theo hướng tăng cường kiểm tra chi tiết.
+ Mặt khác, trong các DNVVN có thể không có hệ thống kế toán chính thức mà thuê đơn vị khác giữ sổ sách, thực hiện các nghiệp vụ, hạch toán kế toánhoặc ghi chép các giao dịch và xử lý dữ liệu. Trong các trường hợp này, chuyên gia kiểm toán cần xác định phạm vi của các dịch vụ cung cấp bởi bên ngoài và ảnh hưởng của nó tơí công tác kiểm toán. Để đưa ra ý kiến đánh giá, kiểm toán viên thường phải tính đến các yếu tố:(tài liệu tham khảo số 6)
. Tính chất của các dịch vụ bên ngoài.
. Điều kiện thoả thuận và mối liên hệ giữa đơn vị khách hàng và tổ chức cung cấp dịch vụ.
. Các tiêu chí lập báo cáo tài chính chịu ảnh hưởng bởi việc sử dunghj dịch vụ bên ngoài.
. Tác động qua lại giữa hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng với tổ chức cung cấp dịch vụ.
. Các thủ tục kiểm soát nội bộ của đơn vị khách hàng đối với các nghiệp vụ được xử lý bởi tổ chức bên ngoài.
. Các thông tin về tổ chức cung cấp dịch vụ.
Từ việc xem xét các yếu tố trên, kiểm toán viên có thể đánh giá mức độ ảnh hưởng của tổ chức cung cấp dịch vụ tới hoạt động của khách hành. Nếu kiểm toán viên kết luận rằng mức độ ảnh hưởng này là đáng kể , họ sẽ phảI thu thập đủ các thông tin để hiểu về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, đồng thời ấn định mức độ rủi ro trong công tác tự kiểm soát của khách hàng ử mức độ cao. Trong các DNVVN, một khi đơn vị đã sử dụng dịch vụ kế toán cung cấp bởi một tổ chức bên ngoài thì họ thường phó thác công việc hoàn toàn cho tổ chức cung cấp dịch vụ mặc dù vẫn là người nắm quyền khởi xướng và giữ trách nhiệm về các hoạt động phát sinh. Do đó, trong quá trình kiểm toán đối tượng khách hàng này, kiểm toán viên cũng phải cân nhắc tới việc thu thập thu thập thêm thông tin cần thiết về tổ chức cung cấp dịch vụ cũng như tính chất ảnh hưởng của các dịch vụ trong quá trình kiểm toán.
* Các thủ tục kiểm soát:
Các thủ tục kiểm soát là những chế độ và thể thức, ngoài các nguyên lý phụ về môi trường kiểm soát và các đặc điểm của hệ thống kế toán, đã được ban quản trị xây dựng để thoả mãn các mục tiêu của họ
Các thủ tục kiểm soát thường được đánh giá qua các hoạt động:
+ Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm- nguyên tắc phân công nhiệm vụ rõ
ràng:
- Cách ly việc bảo quản tài sảnvới kế toán
- Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc bảo quản tài sản liên quan.
- Cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ
Đối với các DNVVN, sự cách ly về trách nhiệm trong bộ máy thường không được triển khai hợp lý và thường không bảo đảm nguyên tắc phân công phân nhiệm. Đây
cũng là hạn chế cố hữu của doanh nghiệp do quy mô kinh doanh nhỏ, tổ chức tập trung quyền lực và số lượng nhân viên hạn chế.
+ Các thể thức phê chuẩn đúng đắn:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được phê chuẩn đúng đắn. Đây là một yêu cầu quan trọng của quá trình kiểm soát. Tuy nhiên, trong các DNVVN, nguyên tắc phê chuẩn thường bị vi phạm bởi người điều hành không có khả năng giám sát được toàn bộ hoạt động hoặc do nhân viên nghiệp vụ thiếu ý thức.
+ Chứng từ sổ sách:
Đây là cơ sở phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trọng toàn tổ chức của công ty khách hàng và giữa các tổ chức với nhau.
Tuy nhiên việc quản lý chứng từ sổ sách lại là khâu yếu trong các DNVVN. Nguyên nhân trước hết là do những yếu kém của hệ thống kế toán và hạn chế về nhân lực trong đơn vị.
+ Kiểm soát vật chất đối với tài sản:
Biện pháp bảo vệ quan trọng nhất để bảo vệ tài sản và sổ sách chứng từ là sử dụng những biện pháp đề phòng vật chất. Để đảm bảo cho hoạt động của mình, các doanh nghiệp phải chú ý đến hình thức bảo vệ vật chất cho tài sản. Trên thực tế, tại các DNVVN, biện pháp kiểm soát vật chất lỏng lẻo bởi có những doanh nghiệp không có kho bãi để bảo quản tài sản, không có phương tiện hoặc không coi trọng việc lưu trữ chứng từ sổ sách, đây cũng là điểm cần chú ý đối với kiểm toán viên trong quá trình kiểm tra vật chất.
+ Quy mô của các doanh nghiệp và các quy trình kiểm soát:
Quy mô của công ty có ảnh hưởng quan trọng đến bản chất của cơ cấu kiểm soát nội bộ và các quá trình kiểm soát cụ thể. Quá trình kiểm soát chủ yếu sẵn có ở một công ty nhỏ là kiến thức và sự quan tâm của nhà điều hành cao cấp, thường là chủ sở hữu
* Kiểm toán nội bộ:
Kiểm toán nội bộ được xây dựng của một tổ chức theo dõi tính hiệu quả của các thể thức và chính sách liên quan đến kiểm soát nội bộ. Đội ngũ nhân viên kiểm
toán nội bộ phải độc lập với phòng kế toán và với các phòng ban chức năng khác. Tuy nhiên, thực tế là với một DNVVN, không có sự tồn tại của kiểm toán nội bộ, bởi vì chi phí xây dựng kiểm toán nội bộ có thể lớn hơn nhiều so với hiệu quả mà nó mang lại.