Công tác kế toán là một đơn vị hạch toán, đặc biệt là trong các doanh nghiệp, thường nhiều và phức tạp không chỉ thể hiện ở số lượng các phần hành mà còn ở mỗi phần hành kế toán cần thực hiện, do vậy đơn vị hạch toán cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau cả về kết cấu nội dung, phương pháp hạch toán, tạo thành một hệ thống sổ sách kế toán. các loại sổ sách kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Mỗi hệ thống sổ kế toán được xây dựng là một hình thức tổ chức sổ nhất định mà doanh nghiệp cần phải có thể thực hiện công tác kế toán. Như vậy hình thức tổ chức sổ kế toán là hình thức kết hợp các loại sổ kế toán về chức năng ghi chép về kết cấu, nội dung phản ánh theo trình tự nhất định trên cơ sở chứng từ gốc. Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, qui mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau.
Đặc trưng cơ bản để phân biệt các hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau là ở só lượng sổ cần dùng, ở loại sổ sử dụng ở nguyên tắc kết cấu. Trong thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán sau đây
1)Hình thức Nhật ký –Sổ cái
Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào một quyển sổ gọi là nhật ký sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất trong đó kết hợp phản ánh theo thời gian và theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng được phản ánh cả hai bên Nợ-Có trên cùng một vài trung sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một dòng vào Nhật ký – Sổ cái
Trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái.
Giải thích:
Ghi hàng ngày (hoặc định kỳ)
Nhật ký sổ cái
Sổ thẻ, hạch toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo kế toán Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Mẫu: NHẬT KÝ-SỔ CÁI Năm…... CT Diễn giải phátSố sinh TK 111 TK112 TK... SH NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Số dư đầu năm
Số phát sinh tháng 15050 25,0 15 Cộng số phát sinh tháng Số dư cuối tháng 50 200 9,2 15 2) Hình thức chứng từ ghi sổ.
Hình thức này thích hợp với mọi loại đợn vị thuận tiện cho việc áp dụng máy tính tuy nhiên, tuy nhiên, việc ghi chép bị trùng lắp nhiều nên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điêù kiện thủ công, sổ sách trong hình thức này gồm
-Sổ cái : là sổ phân loại ghi theo hệ thống )dùng để hạch toán tổng hợp , mỗi tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ cái có thể kết hợp phản ánh chi tiết theo kiểu ít cột hoặc nhiều cột.
-Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng, sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái. Mọi CTGS sau ghi sổ đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng số hiệu của CTGS được đánh liên tục từ đầu tháng (hoặc đầu năm )đến cuối tháng (hoặc cuối năm) ngày tháng trên CTGS tính theo ngày ghi “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”
-Bảng cân đối tài khoản. Dùng đẻ phản ánh tình hình đầu kỳ phát sinh trong kỳ và tình hình cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn với mục đích kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý.
-Quan hệ cân đối
Tổng số tiền trên Tổng số phát sinh bên nợ(hoặc bên có )của tất cả các “Sổ đăng ký CTGS”= tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối kế toán)
-Các sổ và thẻ hạch toán chi dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết(vật liệu, dụng cụ tài sản cố định chi phí sản xuất tiêu thụ)
* Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Giải thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Mẫu:CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ: 63 NGÀY 25/10
Diễn giải Tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có Nợ Có Chi trả lương 334 111 10 10 Mẫu: Sổ ĐKCTGS CTGS Số tiền Số hiệu Ngày tháng 63 64 25/10 25/10 34 10
Sổ thẻ, hạch toán chi tiết Chứng từ gốc bảng
tổng hợp CTG
Báo cáo kế toán Sổ đăng
ký GTGS
Sổ quỹ
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản Chứng từ ghi sổ
Mẫu :SỔ CÁI –TÀI KHOẢN TIỀN MẶT:SỐ HIỆU 111 CTGS Diễn giải Số hiệu TK đối ứng
Số tiền Tiểu khoản
SH NT N C 1112 1112 1113 N C N C N C 45 58 57 26 29 30 Dư đầu tháng Đơn vị trả tiền Thu tiền bán SP Chi trả lương 131 511 334 3 15 5 10 Cộng số phát sinh 20 10 Số dư cuối tháng 13 3)Hình thức nhật kí-chứng từ
Hình thức này thích hợp với doanh nghiệp lớn số lượng nghiệp vụ nhiều và điện kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán.Tuy nhiên đồi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác không phù hợp với kế toán bằng máy. Sổ sách trong hình thức này gồm có
-Sổ nhật ký-chứng từ :Nhật ký chứng từ được mở hàng tháng cho một hoặc một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo
Yêu cầu quản lý và lập các bảng tổng hợp-cân đối. Nhật ký-chứng từ được mở theo sổ phát sinh bên có của tài khoản đối ứng với bên nợ. Các tài khoản liên quan, kết hợp giữa ghi theo thời gian và theo hệ thống, giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán phân tích.
-Sổ cái :Mở cho từng tài khoản tổng hợp và cho cả năm, chi tiết theo từng tháng trong đó bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.Sổ cái được ghi theo số phát sinh bên có của từng tài khoản chỉ ghi tổng số trên cơ sở tổng hợp số liệu từ nhật ký-chứng từ có liên quan.
-Bảng phân bổ :Sử dụng với những tài khoản chi phí phát sinh thường xuyên, có liên quan đến nhiều đối tượng cần phải phân bổ(tiền lương, vật liệu khấu hao ) các chứng từ gốc trước hết tập trung vào bảng phân bổ cuối tháng được vào bảng phân bổ chuyển vào các bảng kê và NK-CT liên quan.
-Sổ chi tiết :dùng để theo dõi các đối tượng hạch toán cần hạch toán chi tiết. Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký- chứng từ.
4)Hình thức nhật ký chung.
Hình thức nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung (tổng nhật ký )sau đó căn cứ vào nhật ký chung ,lấy số liệu để ghi vào sổ cái mỗi bút toán phản ánh trong sổ nhật ký được chuyển vào sổ cái ít nhất cho hai tài khoản có liên quan.Đối với
các tài khoản chủ yếu phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các nhật ký phụ cuối tháng(hoặc định kỳ )cộng tác nhật ký phụ, lấy số tiền ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái, sổ nhật ký chung thường có mẫu sau:
Mẫu: NHẬT KÝ CHUNG Ngày tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Đã ghisổ cái
Số hiệu tài khoản Số phát sinh SH NT Nợ Có ... ... ... Cộng
Sổ cái trong hình thức nhật ký chung có thể mở theo nhiều kiểu, kiểu một bên và kiểu hai bên và mở cho cả hai bên nợ-có của tài khoản.Mỗi tài khoản mở trên một vài trang sổ, riêng với những tài khoản có số lượng nghiệp vụ nhiều, có thể mở thêm sổ cái phụ-cuối tháng , cộng sổ cái phụ để đưa vào sổ cái.
Mẫu :SỔ CÁI Năm :...
Tài khoản: Tiền gửi ngân hàng Số hiệu: 112
Ngàyvào sổ Chứng từ Diễn giải NKC TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Trang Dòng Nợ Có 153 156 01/8 06/8 Số dư đầu kỳ Thu tiền bán hàng Trả tiền mặt ... 511 331 100 160 Cộng sang trang số dư cuối kỳ ... ... ... ...
Sơ đồ hạch toán theo hình thức nhật ký chung.
Giải thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Ghi định kỳ (5,7 ngày)
Sổ thẻ, hạch toán chi tiết Chứng từ gốc
Báo cáo kế toán Nhật ký
chuyên
dùng Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản Nhật ký chung