Hình thức NKC thì tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký theo trình tự thời gian và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu của sổ Nhật ký để ghi vào các Sổ cái.
Các loại sổ chủ yếu mà kế toán NVL, CCDC sử dụng theo hình thức này là:
- Nhật ký chung, Nhật ký chuyên dùng ( NK Mua hàng)
- Các sổ thẻ chi tiết NVL, CCDC
Trình tự ghi sổ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc (Phiếu nhập, xuất kho vật tư…) kế toán định khoản ghi vào Sổ Nhật ký chung và các Nhật ký đặc biệt. Sau đó căn cứ vào số liệu trên NKC, NK đặc biệt ghi vào sổ cái các TK 152 , TK 153…
Cuối kỳ, kế toán cộng số liệu trên Sổ Cái và lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra khớp đúng số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết với Bảng cân đối số phát sinh thì tiến hành lập BCTC.
Hình thức Nhật ký chung có ưu điểm là mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép thuận tiện cho phân công lao động kế toán nhưng lại có nhược điểm là việc ghi chép bị trùng lặp như Sổ Nhật ký mua hàng với Sổ Cái TK mua hàng…
Trình tự ghi sổ kế toán các nghiệp vụ NVL, CCDC theo hình thức NKC được khái quát qua sơ đồ sau:
Chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ cái TK 152, 153
Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết NVL, CCDC Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú: Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu
Sơ đồ 1.6. Trình tự ghi sổ theo hình thức NKC
1.6.1. Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Đặc trưng của hình thức NK – SC
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - sổ cái. Căn cứ để ghi vào NK – SC là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Kế toán NVL, CCDC sử dụng các sổ sau khi áp dụng hình thức NK – SC là: Sổ NK – SC, các sổ thẻ chi tiết NVL, CCDC
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày, khi nhận được chứng từ kế toán, căn cứ vào nội dung nghiệp vụ ghi vào NK – SC. Mỗi chứng từ kế toán được ghi vào NK – SC trên một dòng đồng thời ở cả 2 phần: Phần Nhật ký và phần sổ cái. Cuối tháng khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ NK – SC và bảng tổng hợp chi tiết.
Hình thức NK – SC có ưu điểm là mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra nhưng có nhược điểm là khó khăn phân công lao động kế toán. Đối với đơn
vị có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều TK tổng hợp; có hoạt động kinh tế tài chính phức tạp thì việc ghi sổ kế toán tổng hợp trở nên rườm rà vì mẫu sổ sẽ cồng kềnh.
Chứng từ gốc: Phiếu nhập, xuất kho Bảng tổng hợp ctừ gốc NK – SC TK 152, 153 Sổ chi tiết NVL, CCDC Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu
Sơ đồ 1.7. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - Sổ cái
1.6.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hình thức Chứng từ ghi sổ là: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Các loại sổ áp dụng trong kế toán NVL, CCDC: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 152, 153..; Các sổ thẻ chi tiết NVL, CCDC.
Trình tự ghi sổ kế toán:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng phát sinh nợ, có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái.
Sau đó kế toán vật tư căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập BCTC.
Hình thức Chứng từ - ghi sổ có ưu điểm là: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép thuận tiện cho phân công lao động kế toán. Nhưng lại có nhược điểm lớn là công việc bị trùng lặp, khối lượng ghi chép nhiều, việc kiểm tra đối chiếu số liệu dồn vào cuối tháng.
Điều kiện áp dụng: Hình thức sổ này thường được áp dụng tại các đơn vi quy mô vừa, lớn.
Chứng từ gốc: Phiếu nhập, xuất kho Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152, 153 Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu
1.6.3. Hình thức Nhật ký chứng từ
Đặc trưng của hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ là:
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của TK kết hợp với phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá cả nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
- Kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập BCTC.
Các loại sổ kế toán sử dụng trong kế toán NVL, CCD: Nhật ký – chứng từ, Bảng kê 4, 5,6.., sổ cái Tk 152, 153…, Sổ thẻ chi tiết.
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi trực tiếp vào các Nhật ký - chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết liên quan. Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ.
Cuối tháng cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật kỳ chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ thẻ chi tiết thì được ghi trực tiếp vào sổ thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào đó lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái.
Hình thức này có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng ghi sổ kế toán do việc ghi chép theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ và kết hợp kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp trên cùng một trang sổ. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu được tiến hành thường xuyên ngay trên trang sổ.
Tuy nhiên hình thức này có nhiều nhược điểm là mẫu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc áp dụng kế toán máy khi hạch toán.
Chứng từ gốc Bảng PB số 2 Sổ chi tiết TK 331 NKCT liên quan 1,2,4,6,10 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCT số 7 NKCT 5