tiền hàng:
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán đều phải phản ánh vào sổ kế toán. Đây chính là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Nó vừa là công cụ đúc kết tập trung những tài liệu cần thiết, vừa là cầu nối liên hệ giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán. Vì thế, cần thiết phải tổ chức hợp lý hệ thống sổ sách kế toán.
Hiện nay, sổ sách kế toán vẫn còn nhiều vấn đề tồn tại cần giải quyết. Đó là việc ghi sổ còn phức tạp; mở và ghi chép sổ kế toán không đúng với nguyên tắc dẫn đến số liệu kế toán nhiều khi không đầy đủ. Để khắc phục tình trạng này, cần phải thực hiện một số việc sau:
- Phải áp dụng một hệ thống sổ đơn giản, gọn nhẹ, tiện lợi cho công việc ghi chép, giảm thiểu công việc ghi chép của kế toán nhng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt đáp ứng yêu cầu quản lý.
- Tuỳ theo điều kiện thực tế mà kế toán mở thêm các sổ chi tiết để theo dõi cho chặt chẽ.
- Ghi chép sổ phải kịp thời, kế toán đảm bảo ghi chép vào sổ kế toán toàn bộ số liệu của nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng nguyên tắc.
Trong điều kiện hiện nay, mỗi doanh nghiệp có thể tự chọn cho mình một trong các hình thức kế toán sau để áp dụng:
* Hình thức kế toán “Nhật ký - Sổ cái“:
Hình thức này có đặc điểm là sử dụng Sổ nhật ký sổ cái làm sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi sổ theo thứ tự thời gian kết hợp với ghi sổ, phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiểm tra, không đòi hỏi trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao lắm.
- Nh ợc điểm: Nếu đơn vị sử dụng nhiều tài khoản, nhiều nghiệp vụ kinh tế
phát sinh hàng ngày, sổ kế toán sẽ rất rộng và lãng phí giấy, sẽ không thích hợp, khó phân công lao động, kế toán khó cơ giới hoá công tác kế toán, chỉ áp dụng đối với các đơn vị có quy mô nhỏ.
Đặc điểm của hình thức này là tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và việc ghi sổ theo hệ thống trên 2 loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau là: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản.
- Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ làm, dễ phân công lao động kế
toán, kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ, phù hợp với các đơn vị có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Nh ợc điểm: Ghi chép trùng lặp nên khối lợng công việc lớn, việc kiểm tra
đối chiếu dồn vào cuối tháng nên thông tin kinh tế cung cấp cho nhà quản lý bị chậm.
* Hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ“:
Đối với hình thức này, kế toán sẽ sử dụng những tờ sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian đồng thời phân loại theo hệ thống tài khoản. Cuối tháng khi cộng số liệu ở các tờ sổ này sẽ có số liệu phát sinh của từng tài khoản để ghi vào sổ cái các tài khoản. Các loại sổ kế toán sử dụng trong hình thức này gồm: Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ chi tiết.
- Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lợng công việc ghi sổ, việc ghi sổ đợc dàn đều trong tháng, việc kiểm tra đối chiếu đợc tiến hành ngay trong các sổ kế toán, báo cáo đợc lập kịp thời.
- Nh ợc điểm: Mẫu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc áp dụng máy vi tính
vào công tác kế toán, đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững.
* Hình thức kế toán “Nhật ký chung“:
Với hình thức này, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và định khoản kế toán của tài khoản đó. Sau đó, lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi một lần vào sổ cái.
- Sổ nhật ký chung. - Các sổ nhật ký đặc biệt. - Sổ cái.
- Các sổ kế toán chi tiết.
Với 4 hình thức kế toán này, doanh nghiệp sẽ lựa chọn để áp dụng sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và phù hợp với trình độ của các nhân viên kế toán. Nếu lựa chọn đợc hình thức kế toán hợp lý sẽ phát huy đợc trình độ của nhân viên kế toán, tạo điều kiện cho kế toán cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác nhất cho lãnh đạo và quản lý kinh tế. Đồng thời cũng xây dựng đợc hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với hoạt động kinh doanh.