5. Kế toán tổng hợp nhập, xuất VL-CCDC tại công ty
5.1. Kế toán tổng hợp nhập VL-CCDC:
Song song với công việc hạch toán chi tiết VL - CCDC hàng ngày kế toán tổng hợp VL - CCDC là công việc không thể thiếu đợc trong công tác hạch toán VL - CCDC của công ty.
VL - CCDC của công ty chủ yếu là mua ngoài, quan hệ thanh toán với ngời bán của công ty phần lớn cũng là quan hệ với các nhà cung cấp. Do đó, kế toán tổng hợp nhập VL - CCDC luôn gắn bó với kế toán thanh toán và ngời cung cấp VL - CCDC.
Với hình thức nhật ký chứng từ thì việc hạch toán tổng hợp nhập VL - CCDC ở công ty hiện nay đang sử dụng là sổ chi tiết số 2 TK 331 - Phải trả cho ngời bán, và nhật ký chứng từ số 5 - Ghi có TK 331.
Công ty không sử dụng NKCT số 6 - "Ghi có TK 151" - Hàng mua đang đi đ- ờng. Vì khi mua VL - CCDC hàng và hoá đơn cùng về công ty chứ không có trờng hợp hoá đơn về trớc, hàng về sau hoặc hàng về trớc, hoá đơn về sau.
* Sổ chi tiết TK 331 "Phải trả cho ngời bán".
Để theo dõi quan hệ thanh toán với ngời cung cấp, công ty sử dụng sổ chi tiết TK 331. Đây là sổ dùng để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ nhập xuất VL - CCDC và quá trình thanh toán với ngời cung cấp của công ty. Đối với những ngời bán thờng xuyên thì kế toán phản ánh riêng trên một sổ chi tiết. Sổ chi tiết TK 331 chỉ ghi theo giá thực tế của VL - CCDC nhập kho.
Ví dụ: Sổ chi tiết thanh toán với công ty TNHH Tân Mai đợc ghi nh sau: - Cách ghi sổ:
+ Cột 1, 2: ghi số hiệu chứng từ và ngày tháng của chứng từ.
+ Cột 3: ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến số VL - CCDC mua trong tháng.
+ Cột 4: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng. + Cột 5: Thời hạn đợc chiết khấu (nếu có)
+ Cột 6, 7: Ghi số phát sinh bên Nợ (Có) của TK 331 trong tháng. + Cột 8, 9: Ghi số d Nợ (Có) TK 331 trong tháng.
* Phơng pháp lập, cơ sở số liệu và cách ghi nh sau:
- Số phát sinh đầu tháng: căn cứ vào số d cuối tháng trớc để ghi vào đầu tháng này.
- Số phát sinh trong tháng: căn cứ vào các hoá đơn (GTGT), phiếu nhập kho của từng ngời bán để ghi vào phần ghi có TK 331 nếu cha thanh toán với ngời bán:
Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133
Khi thanh toán thì kế toán ghi: Nợ TK 331
Có TK 111, 112, 311...
- Số d cuối tháng: Đợc tính trên cơ sở số d đầu tháng, tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và đợc chuyển sang làm số d đầu tháng sau:
Biểu số 6:
Đơn vị: Công ty cầu 3 Sổ chi tiết TK 331 - Phải trả
Thăng Long cho ngời bán
Tên ngời bán: Công ty TNHH Tân Mai Tháng 1/2000 CT Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Thời gian đợc hởng chiết khấu Số phát sinh Số d Ghi chú S N Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 SDĐK 70.869.000 01 02/01 Nhập 70 tấn xi măng Chinpon 152 50.590.890 08 4/1 Dùng tiền mặt thanh toán 111 48.890.700 Cộng 48.890.700 50.590.890 72.569.190
Trích phiếu chi số 409 ngày 5 tháng 2 năm 2000
Biểu số 7.
Quyển số 12: Mẫu số 02-TT
Số: 409 (QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT
ngày 1-11-1995 của BTC)
Họ và tên ngời nhận tiền: Bùi Đức Cờng. Địa chỉ: Phòng KH
Lý do chi: Vay đi công tác
Số tiền: 1.000.000đ (viết bằng chữ): một triệu đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc: giấy tạm ứng.
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): một triệu đồng chẵn. Ngày 5 tháng 2 năm 2000
Thủ trởng đơn vị
Kế toán trởng Ngời lập biểu Thủ quỹ Ngời nhận tiền (Ký, ghi họ tên, đóng dấu) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)...
+ Số tiền quy đổi...
Các trờng hợp kế toán tổng hợp nhập VL - CCDC thờng xẩy ra: - Vật liệu mua ngoài cha trả tiền ngời bán.
VD: Công ty mua xi măng của công ty TNHH Tân Mai: Số lợng: 13.000 kg; Đơn giá: 811,82 đ/kg
Thuế GTGT phải chịu 10% công ty cha trả tiền cho ngời bán.
Căn cứ vào phiếu nhập kho vật liệu số 131 ngày 11/1/2000 nhập xi măng Chinpon PC 40 Hải Phòng. Kế toán ghi định khoản:
Phiếu chi
Đơn vị: CTy cầu 3 Thăng long
Nợ: 141 Có: 111 Ngày 5/2/2000
Nợ TK 152: 10.553.660 đ Nợ TK 1331: 1.055.366 đ Có TK 331: 11.609.026 đ
Trờng hợp công ty trả tiền cho ngời bán bằng tiền mặt (phiếu chi số 101 ngày 20/1/2000) kế toán ghi:
Nợ TK 331: 11.609.026 đ
(Chi tiết công ty TNHH Tân Mai) Có TK 111: 11.609.026 đ
- Khi hoàn thành công trình hay một hạng mục công trình, công ty tổ chức ban nghiệm thu, thu gom phế liệu (nh gỗ, cốp pha, sắt, thép...) nếu VL-CCDC còn sử dụng đợc thì làm thủ tục nhập kho.
VD: Căn cứ và phiếu nhập kho số 102 ngày 17/1/2000 thu hồi thép I450 của công trình cầu Quang Trung với số lợng 9,07m, đơn giá 299.000 đ/m, thành tiền 2.711.930 đ.
Kế toán định khoản: Nợ TK 152: 2.711.930 đ Có TK 621: 2.711.930 đ
Cùng với việc tiến hành cộng sổ chi tiết TK 331 theo từng đơn vị bán vào cuối tháng thì số liệu ở sổ chi tiết này chính là cơ sở để ghi vào nhật ký chứng từ số 5.
* Nhật ký chứng từ số 5.
NKCT số 5 đợc dùng để theo dõi tổng hợp quan hệ thanh toán với những ngời bán cua công ty và nó đợc mở hàng tháng, mỗi tháng một tờ sổ. Mỗi đơn vị bán có quan hệ thanh toán với công ty đợc theo dõi trên một dòng của NKCT số 5.
- Cách ghi sổ: Căn cứ vào cột số d cuối tháng của NKCT số 5 tháng trớc để ghi vào cột số d đầu tháng này hơng ứng với từng đơn vị bán. Mỗi một đơn vị bán đợc ghi một dòng trên NKCT số 5.
- Phơng pháp ghi: Kế toán căn cứ vào số liệu dòng tổng cộng trong sổ chi tiết TK 331 để ghi đầy đủ theo các nội dung cần thiết vào NKCT số 5, cụ thể nh sau:
+ Phần ghi có TK 331, nợ các tài khoản: Lấy số liệu của dòng cộng cuối tháng của từng đơn vị bán trên sổ chi tiết để ghi vào phần tơng ứng nhằm theo dõi tổng số tiền mà công ty phải thanh toán cho ngời bán.
+ Phần ghi Nợ TK 331, Có các tài khoản: Căn cứ vào dòng cộng cuối quý phần tơng ứng của sổ chi tiết TK 331 cùng tháng để ghi vào các cột phù hợp theo từng ng- ời bán. Nếu công ty thanh toán bằng tiền mặt ghi vào cột TK 111, nếu trả bằng TGNH ghi vào TK 112, nếu vay để trả ghi vào TK 311...
+ Căn cứ vào số liệu trên cột số d đầu tháng và cột cộng Có TK 331, cột cộng Nợ TK 331 để tính ra cột số d cuối tháng. Cột số d cuối tháng bao gồm một cột ghi Nợ và một cột ghi Có.
+ Cuối nhật ký chứng từ số 5 là dòng tổng cộng: Cộng tất cả các dòng trong một cột và ghi xuống dòng tổng cộng trong cột đó.
Thông qua NKCT số 5 công ty sẽ biết đợc tổng quát tình hình thanh toán giữa công ty với các đơn vị cung cấp vật t. Sau khi phản ánh xong NKCT số 5 kế toán khoá sổ và lấy số liệu tổng cộng để ghi vào sổ cái TK 331.
Sau đây là NKCT số 5. Biểu số 8:
Đơn vị: Công ty Nhật ký chứng từ số 5
Cầu 3 - Thăng Long Ghi có: TK 331 Tháng 1/2000
CT Mã chứng từ
Diễn giải Số tiền 1331 141 152 1531 621 627... 02 10/1 CNKH1 Chuyển nợ ông Quân sang ông Toàn (Quân vay đi công tác) 5.000.000 5.000.000 16 11/1 CNKH2 Công ty Tâm Mai 42252- 29/12/99 10% - xi măng 1.363.640 1.363.640 17 11/1 CNKH2 Thuế vật t - phụ tùng 13.260.300 13.260.300 Cộng 19.623.940 14.623.490 5.000.000
Ngời lập biểu Thủ trởng đơn vị