Tuỳ theo từng điều kiện SXKD, yờu cầu quản lý, trỡnh độ nghiệp vụ của cỏn bộ kế toỏn cũng như trang thiết bị, mỏy tớnh mà cccc doanh nghiệp cú thể lựa chọn hỡnh thức sổ kế toỏn thớch hợp. Hiện nay cú bốn hỡnh thức sổ kế toỏn sau:
4.1. Hỡnh thức này gồm cỏc sổ kế toỏn sau:
+ Sổ nhật ký chung: Là sổ định khoản và quản lý số phỏt sinh + Sổ cỏi tài khoản
+ Cỏi sổ, thẻ kế toỏn chi tiết: Sổ vật tư sổ TSCĐ, sổ ghi chi phớ sản xuất kinh doanh, sổ sản phẩm hàng hoỏ sổ doanh thu. Hàng năm căn cứ vào sổ cỏi tài khoản liờn quan của cỏc nghiệp vụ đú.
Ưu điểm dễ ghi chộp, đơn giản, thuận tiện trong ỏp dụng mỏy vi tớnh trong tớnh toỏn. Thường ỏp dụng ở cỏc doanh nghiệp cú bộ mỏy kế toỏn được cơ giới hoỏ.
Nhược điểm: Khú phõn cụng cụng tỏc, việc tổng hợp bỏo cỏo chõm.
4.2. Hỡnh thức sổ kế toỏn nhật ký chứng từ
Hỡnh thức này gồm cỏc loại sổ sau
+Sổ nhật ký chứng từ là sổ kế toỏn tổng hợp, dựng để phản ỏnh toàn bộ cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh theo vế cú của tài khoản. Bảng kờ được sử dụng trong cỏc trường hợp khi cỏc chỉ tiờu hạch toỏn chi tiết của một số tài khoản khụng thể phản ỏnh trực tiếp trờn nhật ký chứng từ được.
+ Sổ chi tiết liờn quan
Ưu điểm: Cung cấp thụng tin kịp thời thuận tiện cho việc phõn cụng cụng tỏc. Nhược điểm: Ghi chộp phức tạp, khú ỏp dụng mỏy vi tớnh. Chủ yếu là sử dụng tại doanh nghiệp cú quy mụ lớn, cỏn bộ kộ toỏn cú trỡnh độ cao.
4.3. Hỡnh thức sổ kế toỏn nhật ký sổ cỏi
Phản ỏnh nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo thứ tự thời gian kết hợp với việc phõn cụng theo hệ thống tổng hợp vào sổ kế toỏn chi tiết.
Bao gồm cỏc sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết: + Sổ nhật ký sổ cỏi.
+ Sổ kế toỏn chi tiết cỏc loại
Ưu điểm: Dễ ghi chộp, đối chiếu kiểm tra số liệu
Nhược điểm: Khú phõn cụng lao động hay ỏp dụng phươn tiện kỹ thuật tớnh toỏn việc ghi chộp sẽ cồng kềnh phức tạp khi cú nhiều nghiệp vụ phỏt sinh.
- Chỉ phự hợp với doanh nghiệp cú quy mụ vừa sử dụng ớt tài khoản và phỏt sinh ớt nghiệp vụ kinh tế.
4.4. Hỡnh thức sổ kế toỏn chứng từ ghi sổ
Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cựng loại hoặc cựng nội dung kinh tế lập ra chứng từ ghi sổ trước kho vào sổ kế toỏn tổng hợp.
Hỡnh thức này gồm cỏc loại sổ kế toỏn sau: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ thẻ kế toỏn chi tiết
Ưu điểm: Mẫu số đơn giản dễ ghi chộp, đối chiếu... thuận lợi cho phõn cụng lao động và cơ giới hoỏ cụng tỏc kế toỏn.