Kiểm kê HTK và quản lý việc kiểm kê HTK không phải là nhiệm vụ của KTV mà đó là nhiệm vụ của ban quản lý khách hàng, nhiệm vụ của KTV là quan sát việc kiểm kê HTK có đợc thực hiện đúng và chính xác không.
Quan sát kiểm kê vật chất HTK là công việc mà KTV phải có mặt tại thời điểm mà cuộc kiểm kê HTK đợc tiến hành, quan sát việc thực hiện kiểm kê của những ngời tham gia kiểm kê nhằm xác định sự tồn tại vật chất và tính chính xác của HTK kiểm kê cũng nh các vân đề liên quan đến HTK nh: quyền sở hữu, chất lợng HTK.
Thủ tục kiểm toán sử dụng trong quá trình quan sát vật chất HTK chủ yếu là: đối chiếu trực tiếp, quan sát và điều tra (trao đổi, phỏng vấn với nhân viên, gửi th xác nhận đối với bên thứ 3). Trình tự thực hiện:
Kiểm tra các h ớng dẫn về kiểm kê HTK
Soát xét lại kế hoạch kiểm kê
Xem xét thời điểm kiểm kê, phơng pháp kiểm kê, những loại hàng hoá đặc biệt.
Thu thập danh sách tìm hiểu về nhân viên kiểm kê và kiểm tra các yếu tố cần thiết đối với nhân viên kiểm kê (tính độc lập, …)
Chứng kiến kiểm kê HTK: thờng phải đối chiếu thực tế thực hiện với kế hoạch kiểm kê đã đặt ra. Ngoài ra cần chú ý:
Kiểm tra lại bằng cách chọn mẫu
Sử dụng mẫu kiểm kê để tiếp tục kiểm tra liên quan đến việc ghi chép trên sổ kế toán
Thu thập những thông tin về khóa sổ để ngăn chặn việc ghi thêm vào. Đồng thời hoàn tất việc ghi chép chứng từ cha đợc ghi để kiểm kê.
Làm rõ HTK của đơn vị nhng đợc lu giữ ở bên thứ 3 và những HTK mà đơn vị nhận giữ hộ
Xác định lợng HTK kém phẩm chất, h hỏng, lỗi thời, thừa (thiếu) trong kiểm kê
Ghi chép lại kết quả giám sát kiểm kê và đối chiếu với số lợng HTK thực tế sổ sách và tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch