Từ khi chuyển sang nợ quá hạn mà khách hàng mà khách hàng không có khả năng trả được nợ thì Ngân hàng thực hiện việc phát mãi tài sản để thu hồi.
- Thành lập hội đồng phát mãi tài sản bao gồm : + Giám đốc Ngân hàng làm chủ tịch hội đồng. + Trưởng phòng tín dụng uỷ viên.
+ Trưởng phòng kế toán uỷ viên.
+ Mời đại biểu các cơ quan có thẩm quyền chứng kiến. UBND cùng cấp, Công an, Toà án, Viện kiểm sát, Trọng tài kinh tế.
+ Mời chủ hộ đến chứng kiến.
Thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng về phương thức phát mãi tài sản đấu giá, để khách hàng có nhu cầu cần mua biết và chủ hộ vay vốn biết để thực hiện.
Sau khi bán tài sản, Ngân hàng thu nợ cả gốc lẫn lãi tính đến ngày làm thông báo phát mãi.
Tính các khoản chi phí hoạt động của Hội đồng đấu giá và Hội đồng phát mại tài sản.
Trả tiền thừa do chủ hộ vay vốn (nếu tiền bán tài sản còn thừa). Trường hợp bán tài sản phát mại không đủ để trả hết nợ thì Ngân hàng ưu tiên thu gốc trước, thu lãi sau và người vay phải ký vào văn bản cam kết trả nợ tiếp. Nếu khách hàng cản trở không thực hiện những điều đã cam kết về tài sản thế chấp cầm cố, bảo lãnh phát mại tài sản thì giám đốc Ngân hàng báo cho cơ quan pháp luật can thiệp.
2.2.2.11). Vấn đề khách hàng trả nợ trước thời hạn :
Trong quá trình cho vay, khi món nợ vay được phát ra với thời hạn xác định rõ ràng ngày trả nợ, thì đó chính là căn cứ để Ngân hàng dựa vào lên kế hoạch cho các hoạt động tiếp theo. Việc phát sinh trường hợp khách hàng trả nợ trước thời hạn đã thoả thuận, là nằm ngoài dự kiến của Ngân hàng.
Tại NHNo&PTNT huyện Văn Lâm qua khảo sát thực tế hồ sơ cho vay. Thấy bên cạnh hiện tượng chuyển nợ quá hạn ở một số món vay thì vấn đề trả nợ trước của một số khách hàng cũng xảy ra một con số tuy không lớn nhưng vẫn ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Ngân hàng.
Nhìn qua ta cảm thấy việc trả nợ trước thời hạn của khách hàng là rất tốt. Thứ nhất nó đảm bảo món vay thu hồi được cả gốc lẫn lãi nhanh, không phát sinh chuyển nợ quá hạn, thứ hai đối với tiền khách hàng trả nợ trước thời hạn đó sẽ tạo
thương mại có thể giải quyết vấn đề theo hai hướng: Ngân hàng có thể chuyển lên trung ương để nhận lãi suất điều hoà hoặc cho vay ra được với nguồn trả nợ trước hạn. Nguồn trả nợ được Ngân hàng giải quyết theo hai hướng trên mới xết qua có thể cho rằng Ngân hàng đã thực hiện tốt hoạt động tín dụng. Song nếu phân tích so sánh một cách cụ thể sẽ thấy được thiệt hại mà Ngân hàng phải gánh chịu.
Nếu Ngân hàng cho vay ra được đối với nền kinh tế thì ít ra Ngân hàng cũng phải mất 3 ngày để thẩm định xét duyệt cho vay tức là trong 3 ngày đó Ngân hàng vẫn phải trả lãi huy động mà không được nhận một khoản thu nhập nào trong thời gian đó. Với nguồn vốn như trên thì chỉ trích 3 ngày không hưởng lãi Ngân hàng phải chịu thiệt hại không nhỏ.
Trong trường hợp Ngân hàng điều chuyển vốn lên Ngân hàng cấp trên mặc dù không phải chịu thiệt hại do không nhận được lãi suất trong 3 ngày nhưng lãi suất nhận được từ Ngân hàng cấp trên lại quá thấp so với lãi suất Ngân hàng đang cho vay, với lãi suất này Ngân hàng không đủ bù đắp việc trả lãi cho khách hàng và các chi phí khác.
Mặt khác: Ngân hàng để huy động vốn của doanh nghiệp và dân cư, Ngân hàng phải trả lãi. Khi tài trợ, Ngân hàng thu lãi. Như nhiều giá cả hàng hoá khác, lãi suất của các khoản cho vay, tiền gửi thường xuyên biến động, có thể làm gia tăng lợi nhuận cho Ngân hàng và ngược lại gây tổn thất cho Ngân hàng.
Như vậy, trong trường hợp khách hàng đến trả nợ trước hoặc đúng vào thời điểm nhu cầu xin vay của khách hàng giảm, Ngân hàng không cho vay được, khoản thiệt hại này Ngân hàng phải hoàn toàn chịu trách nhiệm. Vậy cần có biện pháp khắc phục khi xảy ra tình trạng này. Đấy chính là rủi ro của lãi suất.
2.2.3). Quản lý hồ sơ lưu trữ hồ sơ của kế toán cho vay.
Quán triệt các quy định chung của Ngân hàng về lưu giữ các hồ sơ vay tiền của khách hàng đối với kế toán Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn
huyện Văn Lâm đã thực hiện việc lưu giữ hồ sơ một cách an toàn, khoa học, khoa học có hệ thống tiện lợi cho việc quản lý và theo dõi khế ước, hồ sơ thế chấp tài sản đối với từng loại vay khác nhau Ngân hàng sử dụng các mẫu biểu khác nhau.
Các hồ sơ vay tiền mà kế toán giữ trong cho vay doanh nghiệp.
Cho vay ngắn hạn: Đơn đề nghị vay vốn, khế ước nhận nợ, bảng kê khối lượng vay.
Cho vay chung dài hạn: Đơn đề nghị vay vốn, khế ước nhận nợ, hợp đồng tín dụng, phương án trình bày, phiếu giá công trình, bảng kê khối lượng hoàn thành.
Còn đối với cho vay các cá nhân thì kế toán phải lưu trữ trong hồ sơ vay tiền: Đơn đề nghị vay vốn, khế ước nhận nợ, biên bản giao nhận tài sản thế chấp. Thường xuyên kiểm tra an toàn tại Ngân hàng trung tâm cũng như Ngân hàng cấp 3 nhằm thực hiện tốt nhất.
2.2.3.1). Quản lý và theo dõi khế ước cho vay:
Trong kế toán cho vay việc lưu trữ hồ sơ vay vốn chính là lưu trữ những chứng từ quan trọng và việc này không đơn thuần là mang cất chúng đi mà còn phải bảo quản an toàn cho một khối lượng tài sản lớn của Ngân hàng. Kế toán phải luôn kiểm tra, theo dõi để thu hồi vốn vay đúng thời hạn cả gốc lẫn lãi.
Mỗi khi có một khoản vay phát sinh, khi nhận được hồ sơ xin vay chuyển sang kế toán sẽ kiểm tra nội dung khế ước với các Đơn tờ, kiểm tra chữ ký của bên vay, chữ ký của tín dụng, giám đốc Ngân hàng có đúng theo mẫu đã đăng ký không.
Sau khi kiểm tra đối chiếu xong việc lập khế ước đã đúng mẫu quy định, kế toán viên sẽ chuyển cho kế toán trưởng lấy số “Đăng ký khế ước” để bổ sung vào số đăng ký khế ước do kế toán giữ và theo dõi.
mỗi một khách hàng có thể có nhiều khế ước nên việc sắp xếp còn được thực hiện theo trình tự thời gian thu nợ. Nhờ việc sắp xếp có khoa học nên mỗi khi khách hàng hay cán bộ có nhu cầu xem lại hồ sơ xin vay, khế ước vay hoặc khi khách đến trả lãi cho Ngân hàng kế toán viên sẽ nhanh chóng tìm ra khế ước cần tìm. Ngân hàng sẽ thu lãi theo số dư một cách linh hoạt nên không cần theo dõi ngày trả lãi (phần này máy tự tính).
Sau khi kết thúc nghiệp vụ trả nợ kế toán sẽ tất toán khế ước. Khế ước được đóng vào tập nhật ký chứng từ kế toán ngày trả hết nợ, phiếu thu nợ, phiếu thu lãi và các hồ sơ của kế toán.
2.2.3.2). Tài sản thế chấp cầm cố:
Do việc kinh doanh có mức độ rủi ro cao nên việc thế chấp tài sản có giá trị làm bảo đảm là cần thiết. Việc lưu giữ, bảo quản số tài sản này của khách là rất quan trọng.
Khi có nhu cầu vay, khách hàng mang tài sản thế chấp đến Ngân hàng, cán bộ tín dụng kiểm điểm đánh giá tài sản thế chấp. Sau khi xá lập khế ước khách hàng tiến hành giao hồ sơ Đơn tờ có liên quan, các chứng chỉ gửi tiền cán bộ tín dụng lập “Biên bản giao nhận hồ sơ tài sản thế chấp” Cán bộ kế toán sẽ dùng nó làm chứng từ để hạch toán vào tài sản ngoại bảng “Tài sản thế chấp” khi thu hồi hết nợ và lãi vay kế toán sẽ tất toán đơn xin vay kèm Đơn nhận nợ và dùng “Biên bản trao trả tài sản thế chấp”, hạch toán suất tài sản ngoại bảng “Tài sản thế chấp”
2.2.3.3). Ứng dụng tin học trong kế toán cho vay tại NHNo&PTNT huyện Văn Lâm:
Cùng với tiến độ chung của xã hội đặc biệt trong thời kỳ bùng nổ thông tin kinh tế NHNo&PTNT huyện Văn Lâm đã trang bị một hệ thống máy vi tính trong toàn bộ các phòng ban. Khi làm việc trên máy, cán bộ Ngân hàng có thể thao tác nhanh các nghiệp vụ, làm giảm thời gian chờ đợi của khách và đồng thời sai sót củng giảm đi. Đối với lĩnh vực kế toán cho vay, máy tính đã giúp kế toán viên không mất thời gian lục tìm sổ sách, khế ước cho vay như trước đồng thời trong các việc liên quan đến việc nhập tài khoản, tên khách hàng, thu nợ, tính lãi vv... đều được làm nhanh chóng. Tại các Ngân hàng cấp 3 khi cần có những thông tin kế toán tại Ngân hàng nội sở thì chỉ cần truy hỏi vì hệ thống máy tính đã được nối mạng.
Tuy nhiên, công suất xử dụng máy ở Ngân hàng còn thấp, cán bộ Ngân hàng trình độ chưa cao để sử dụng máy nhanh, hiệu quả Nếu sai sót lớn thì cán bộ không tự sửa chữa được mà phải có nhân viên chuyên ngành tin học giúp đỡ.