Chi phí nhân công trực tiếp là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn thứ hai sau chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản xuất sản phẩm . Bởi vây tổ chức theo dõi và hạch toán chính xác chi phí tiền lương, thể hiện đúng đắn chế độ tiền lương, tính đúng , tính đủ và thanh toán kịp thời tiền lương cho người lao động sẽ có tác dụng tích cực thúc đẩy công ty sử dụng hợp lý lao động, nâng cao năng suất chất lượng lao động ,tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm , đồng thời đảm bảo tăng thu nhập cho người lao động , đời sống công nhân viên không ngừng được nâng cao . Chi phí nhân công trực tiếp ở công ty chủ yếu là tiền lương và các khoản trích theo lương ( BHXH , BHYT ,KPCĐ ) của công nhân trực tiếp sản xuất .
Trong chi phí về tiền lương của công nhân sản xuất ở công ty chiếm tỷ trọng lớn nhất chủ yếu nhất là tiền lương theo sản phẩm ( tiền lương chính ). Ngoài ra người lao động hàng tháng còn nhận được các khoản tiền khác ngoài lương chính như : tiền nghỉ lễ , nghỉ phép , thưởng AB , phụ cấp .
Hiện nay , công ty giầy Thượng Đình đang áp dụng chế độ trả lương theo sản phẩm cho công nhân trực tiếp sản xuất ( thuộc bốn phân xưởng : Bồi – Cắt , May ,Cán, Gò ). Vì vậy tiền lương của nhóm nàyphụ thuộc rất lớn vào đơn giá và khối lượng sản xuất ra .
Mỗi phân xưởng có nhiệm vụ sản xuất khác nhau ( phân xưởng Bồi –Cắt sản phẩm hoàn thành là vải đã pha cắt , phân xưởng May là mũ giầy các cỡ , phân xưởng Cán là đế giầy , phân xưởng Gò – Bao bì là sản phẩm giầy hoàn chỉnh ) nên đơn giá tiền lương đối với sản phẩm là khác nhau .
Khi sản xuất mẫu cho mỗi đơn đặt hàng thì phòng kỹ thuật công nghệ có trách nhiệm sản xuất thử , từ việc sản xuất chế thử đó sẽ kết hợp với bộ phận lao động – tiền lương để tính đơn giá tiền lương sản phẩm của đơn đặt hàng đó . Sản xuất thử giầy mẫu thì cũng phải trải qua các công đoạn sản xuât giầy , mỗi phân xưởng tuơng ứng với một hay một số công đoạn nào đó . ở từng phân xưởng việc sản xuất qua công đoạn nào thì tính đơn giá lương công đoạn đó.
Chính vì vậy mà công ty sẽ tính được đơn gia sản phẩm của từng đơn đặt hàng được sản xuất ở từng phân xưởng .
Tiền lương sản phẩm của công nhân sản xuất ở phân xưởng được tính theo công thức :
Lspsx = ĐGi x Si
Trong đó Lspsx: Tổng lương sản phẩm công nhân sản xuất ở phân xưởng
ĐG : Đơn giá sản phẩm thuộc đơn đặt hàng i
Si : Số lượng sản phẩm thuộcđơn đặt hàng i sản xuất trong kỳ n : Số loại đơn đặt hàng sản xuất trong kỳ
Tuy nhiên để thuân tiện cho việc hạch toán chi phí sản xuất theo phân xưởng và theo chi tiết cho từng đơn đặt hàng , kế toán hạch toán khoản chi tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất như sau :
Trước hết tính tiền lương sản phẩm cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm theo từng đơn đặt hàng ở từng phân xưởng .
Lđđh(px) = ĐG x S
Trong đó : Lđđh(px) : lương sản phẩm của một đơnđặt hàng ở một phân xưởng
S : Số lượng sản phẩm của đơn đặt hàng được sản xuất trong tháng ở phân xưởng .
Sau đó tính được chi phí tiền lương công nhân sản xuất của đơn đặt hàng bằng cách cộng lương của công nhân sản xuất sản phẩm của đơn đặt hàng đó phát sinh ở từng phân xưởng lại , hay :
L đđh = ĐGj x Sj Trong đó :
L đđh: Tiền lương sản phẩm công nhân sản xuất một đơn đặt hàng M : Số phân xưởng ( m = 4)
ĐG: Đơn giá lương sản phẩm của đơn đặt hàng đó ở phân xưởng j
Sj : Số lượng sản phẩm thuộc đơn đặt hàng đó được sản xuất ở phân xưởng j trong tháng .
Nếu đơn hàng nào mà việc sản xuất hoàn thành có liên quan đến từ hai tháng trở nên thi tháng này sản xuất nó ở phân xưởng ( công đoạn) nào thì chỉ tính lương công nhân sản xuất ở phân xưởng ( công đoạn ) đó , phần hoàn thành vào tổng tiền lương phải trả trong tháng và nằm trong chi phí dở dang cuối kỳ .
VD : Đơn đặt hàng Golden Step VC .8005 , trong tháng 11 năm 2004 mới được sản xuất trong phân xưởng Bồi – Cắt ,số lượng hoàn thành sản phẩm ở phân xưởng này là 6520 đôi ( mới chỉ là cắt vải ) , đơn giá là 1.091,7đồng một đôi . Như vậy tiền lương sản xuất của đơnđặt hàng này ở phân xưởng Bồi- Cắt là :1.091,7 x 6520 = 7.117.844 đồng . Số này được tính vào tổng tiền lương phải trả tháng trước ( nằm trong chi phí dở dang đầu kỳ này).
Tương tự , với đơn giá lương , số lượng hoàn thành tính được chi phí nhân công trực tiếp ở ba phân xưởng còn lại của đơn đặt hàng Golden Step VC .8005 ( tổng này tính vào tiền lương phải trả tháng 12 ) như sau :
Phân xưởng
May 1.694,00 6520 11.044.880,00
Cán 1.226,20 6496 7.965.395,20
Gò 1.677,96 6496 10.900.036,80
Lđđh 29.910.312,00
Cách tính áp dụng tương tự cho các đơn đặt hàng khác .
Ở các phân xưởng , hàng ngày nhân viên thống kê ở từng phân xưởng có nhiệm vụ theo dõi sản xuất sản phẩm , thời gian sản xuất của từng công nhân ở phân xưởng ,chi tiết theo từng đơn đặt hàng và phản ánh vào bảng chấm công và bảng cân đối ( xác nhân tiền lương ) sản phẩm . Sau đó lấy số liệu về tiền lương và số bảo hiểm xã hội trừ vào lương của mỗi công nhân ghi vào bảng thanh toán lương của từng tổ ( phân xưởng ) . Cuối tháng nhân viên phân xưởng gửi bảng chấm công , báo cáo tình hình sản xuất của phân xưởng và bảng thanh toán tiền lương lên phòng kế toán tài chính để nhận và trả lương cho công nhân .
ở phòng kế toán hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công của các phân xưởng , báo cáo kết quả sản xuất của từng phân xưởng , các chứng từ chi tiền mặt và bảng thanh toán lương để tổng hợp tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất theo từng đơn đặt hàng . Việc theo dõi hạch toán tổng tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất theo từng đơn đặt hàng và của chung toàn công ty được thực hiện trên bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội ( bảng phân bổ số 1) ( Biểu số 7)
Bảng này dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải trả ( gồm lương chính , lương phụ, và các khoản khác ) bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế , kinh phí công đoàn phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động ( ghi Có TK 334 , TK 338 ( 3382, 3383, 3384 ).
Các cột dọc ghi Có TK 334, TK 338 (3382, 3383,3384 ) . Các dòng ngang phản ánh tiền lương bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế , kinh phí công đoàn tính cho các đối tượng sử dụng( chi tiết các đơn đặt hàng đối với công nhân trực tiếp , sản xuất chung và phục vụ quản lý doanh nghiệp ).
Căn cứ vào các bảng thanh toán lương , thanh toán làm đêm làm thêm giờ. Kế toán tập hợp , phân loại chứng từ theo từng đối tượng sử dụng , tính toán số tiền ghi vào bảng phân bổ số 1 theo dòng phù hợp cột ghi Có TK 334.
VD : trong bảng phân bổ số 1 tháng 12 năm 2004kế toán hạch toán chi phí tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất theo từng đơn đặt hàng sau :
Nợ TK 622 : 853.852.600 Thượng Đình TĐ 01 : 105.561.500 Golden Step VC .8005 : 29.910.300 Yoen Bong YB 10 : 26.763.000 …. Có TK 334 : 853.852.600
Ngoài tiền lương , để đảm bảo tái sản xuất sức lao động , bảo vệ sức khoẻ và đời sống tinh thần của người công nhân , tại công ty giầy Thượng Đình còn tính vào chi phí sản xuất kinh doanh một bộ phận chi phí gồm các khoản trích bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế , kinh phí công đoàn .
Bảo hiểm xã hội được trích để chi trợ cấp cho từng trường hợp công nhân công ty tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như ốm , đau , thai sản , tai nạnlao động ,ghỉ hưu …
Bảo hiểm y tế sử dụng để tài trợ cho việc phòng chữa bệnh và chăm lo sức khoẻ của công nhân công ty.
Kinh phí công đoàn để phục vụ chi tiêu trong hoạt động công đoàn các cấp ( là tổ chức của người lao động , có nhiệm vụ chăm lo , bảo vệ quyền lợi của người lao động).
Việc trích lập quỹ bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế , kinh phí công đoàn ở công ty theo tỷ lệ :
Bảo hiểm xã hội 15% tính theo quỹ lương cơ bản cộng với 5% trừ vào lương người công nhân .
Bảo hiểm y tế :2% tính theo quỹ lương cơ bản cộng với 1% trừ vào lương của người công nhân .
Kinh phí công đoàn : 2% tính vào tiền lương thực chi và được hạch toán theo sơ đồ sau:
TK338
TK 111, 112 TK 622,627,642 Nộp BHXH , BHYT, KPCĐ BHXH, BHYT, KPCĐ của Công ty trích 19% theo lương TK 334 , 111 TK 334
BHXH phải trả công nhân viên BHXH ,BHYT công nhân Chi KPCĐ tại đơn vị viên phải nộp
TK111, 112
Chi BHXH đã được quyết toán Vượt chi KPCĐ đã cấp bù
Ở công ty , đối với các khoản trích bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế kế toán phải tiến hành phân bổ cho tứng đơn đặt hàng . Muốn tiến hành việc phân bổ trước tiên kế toán cần xác định hệ số phân bổ sau đó nhân hệ số đó với lương thực chi của tứng đơn đặt hàng .
VD : Quỹ lương cơ bản của công ty : 364 .544.520 đồng
Tổng lương thực chi tháng 12 năm 2004 : 1.176.251.800 đồng
Lương thực chi tính cho đơn đặt hàng Golden Steps VC .8005 tháng12 năm 2004 là : 29.910.300.
Các công thức kế toán dùng phân bổ các khoản trích bảo hiểm xã hội , bảo hiểm y tế gồm :
Bước 1 : Xác định hệ số phân bổ :
Tổng quỹ BHXH ( hay tổng quỹ BHYT ) H =
Tổng lương thực chi
Trong đó : H là hệ số phân bổ
Tổng quỹ BHXH = Quỹ lương cơ bản x 15 % ( hay 2% ) ( hay tổng quỹ BHYT) của công ty
Bước 2 : Xác định chi phí bảo hiểm ( hay chi phí y tế) của đơn đặt hàng i ( TK 3383 hay TK 3384)
BHXH đơn đặt hàng i = lương thực chi đơn x H ( hay BHYT đơn đặt hàng i ) đặt hàng i
áp dụng vào ví dụ ta có :
364.544.520 x 15%
H = = 0,046.488
1.176.251.800
Suy ra : chi phí bảo hiểm xã hội của đơn đặt hàng Golden Steps VC . 8005 là :
29.910.300 x 0,046.488 = 1.390.470
Số liệu về các khoản trích theo lương được phản ánh trên bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội theo từng đơn đặt hàng .
Chi phí nhân công trực tiếp đã tập hợp cho các đơn đặt hàng được ghi vào bảng tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm (Biểu số 9) ở cột TK 622