Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí phát sinh có liên quan chung đến mọi hoạt động của Công ty, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên văn phòng, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí hội nghị, tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nớc... Các chi phí này đợc hạch toán vào TK 642 - " chi phí quản lý doanh nghiệp". Căn cứ vào chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ chi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 642 và ghí sổ cái TK 642. Chi phí quản lý doanh nghiệp đợc phân bổ và tập hợp 100% cho hàng còn lại và hàng bán ra vào cuối mỗi tháng, sau đó chi phí quản lý sẽ đợc kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả.
Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán mở sổ theo dõi chi phí quản lý.
Ví dụ: Trong tháng 1/2002 Công ty có các khoản chi phí quản lý nh sau:
- Lơng phải trả cho bộ phận quản lý Nợ TK 6421: 57 550 240đ
Có TK 334: 57 550 240đ - Bảo hiểm xã hội phải trích theo lơng.
Nợ TK 6421: 15% * 57.550.240 = 7.542.500đ Có TK 338: 7.542.500đ
- Chi phí đồ dùng văn phòng, khắc dấu, mua hoá đơn... cho Công ty. Nợ TK 6423: 3.215.206đ
Có TK 153: 3.215.206đ
- Chi phí điện nớc, điện thoại, Fax... phục vụ quản lý Nợ TK 6427: 5.204.360đ
Có TK 111: 5.204.360đ
...
Cuối kỳ tổng hợp chi phí quản lý và kết chuyển sang TK 911 - " Xác định kết quả kinh doanh.
Nợ TK 911 : 106.646.226đ
Có TK 642: 106.646.226đ
Biểu số 7
Sổ chi tiết tài khoản
Tài khoản : 642- "chi phí quản lý doanh nghiệp" Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 D nợ đầu kỳ : 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS có
02/01 PC 2 Trả tiền vay thế ớc từ ngày 29/12/2001 đến ngày 1/1/2002 (Ngân hàng VP Banak)