căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác nhận trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.
- Phương pháp và trách nhiệm ghi: Phiếu nhập kho áp dụng trong các trường hợp nhập kho vật tư, sản phẩm, hàng hoá mua ngoàI, tự sản xuất, thuê ngoàI gia công, chế biến, nhận góp cổ phần nhận liên doanh hoặc vật tư thừa phát hiện trong khi kiểm kê.
Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người nhập vật tư , sản phẩm, hàng hoá số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho và tên kho nhập
Căn cứ vào hợp đồng hay kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch sẽ xác định loại NVL cần dùng và lập bảng dự trù NVL, lập kế hoạch cung cấp vật tư, ký kết hợp đồng với bên bán, lập kế hoạch mua và trực tiếp mua. NVL mua về nhập kho phải qua kiểm nghiệm xem có đủ tiêu chuẩn nhập kho hay không.
Các chứng từ luân chuyển trong hình thức nhập kho NVL bao gồm: Các chứng từ gốc, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa, phiếu nhập kho.
Cột A,B, C, D: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách mã số và đơn vị tình của vật tư, sản phẩm, hàng hoá
Cột 1: Ghi số lượng theo hoá đơn hoặc lệnh nhập Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho
Cột 3, 4: Do kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hoá đơn…, tuỳ theo quy định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của tổng vật tư, hàng hoá thực nhập
Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, sản phẩm hàng hoá nhập cùng một phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 3 liên (đối với vật tư, hàng hoá mua ngoài) đặt gấy than viết một lần và phụ trách ký ghi rõ họ tên ngưòi nhập mang phiêú đến kho để nhập vật tư, sản phẩm, hàng hoá.
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, thàng, năm nhập kho và cùng người nhập ký vào phiếu thủ kho giữ hai liên đẻ ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để sổ kế toán và liên 21 ghi ở nơi lập phiếu.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ như sau:
Sơ đồ quy trình lập và luân chuyển chứng từ nghiệp vụ nhập kho NVL
Người giao NVL Đề nghị nhập Ban kiểm nghiệm Kiểm h ng là ập biển bản Cán bộ cung ứng Lập PNK Phụ trách cung ứng Ký PNK Thủ kho Kế toán HTK Kiểm nhận h ng à Ghi sổ Bảo quản lưu trữ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Các bước thực hiên được cụ thể như sau:
Bước 1: Đại diện bên bán hoặc chính người của bộ phận vật tư thuộc công
ty tiến hành các thủ tục xin đề nghị được nhập kho số nguyên vật liệu. NVL chuyển về kèm theo phiếu đề nghị nhập vật tư, hóa đơn mua hàng (hóa đơn GTGT) hóa đơn cước phí vận chuyển (nếu đơn vị chịu chi phí vận chuyển)…Người nhập làm giấy xin đề nghị nhập vật tư đính kèm hóa đơn.
Bước 2: Việc kiểm tra chất lượng, số lượng số lượng, quy cách và cấp phiếu
kiểm tra chất lượng nguyên liệu nhập kho sẽ do cán bộ kỹ thuật – KCS đảm nhiệm và ghi vào biên bản kiểm nghiệm.
Bước 3: Biên bản kiểm nghiệm cùng với hóa đơn GTGT làm cơ sở cho kế
toán thanh toán tiền hàng cho khách hàng. Trường hợp thừa hoặc thiếu so với số lượng ghi trên phiếu hoặc không đúng với phẩm chất quy cách cán bộ kỹ thuật KCS sẽ lập biên bản và chuyển cho giám đốc công ty giải quyết.
Sau khi xem xét đầy đủ hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư phòng kế toán sẽ lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho được chi thành 3 liên:
- 1 liên giao cho người nhập hàng để làm thủ tục thanh toán. - 1 liên giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi vào thẻ kho - 1 liên lưu trong quyển gốc
Phiếu nhập kho ghi rõ số liệu, ngày nhập, tên, quy cách, số lượng NVLnhập kho theo hóa đơn bán hàng và biên bản kiểm nhiệm.
Bước 4: Cán bộ phụ trách cung ứng tiến hành ký phiếu nhập kho
Bước 5: Thủ kho tiến hành kiểm nhận hàng nhập bằng phương pháp kiểm
kê, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho và ký vào phiếu nhập kho. Thủ kho tiến hành ghi thẻ kho. Định kỳ 3-5 ngày sẽ được chuyển lên phòng kế toán.
Bước 6: Kế toán NVL tiến hành kiểm tra các phiếu nhập kho và tiến hành
định khoản ghi vào đơn giá thành tiền, cuối cùng là ghi vào sổ NVL.
Sau cùng khi hàng nhập kho, người mua vật tư nộp hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm nộp lên phòng kế toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước 7. Định kỳ các chứng từ được nhập để đưa vào bảo quản lưu trữ. 4.3.6. XUẤT KHO NVL
* PHƯƠNG PHÁP NHẬP PHIẾU XUẤT KHO