K/c HTK đầu kỳ TK 33311 Xác định TK 111,112,331 GVHB K/c GVHB thuế Mua hàng trong kỳ trong kỳ GTGT
đầu ra
TK 133
Thuế GTGT Trị giá hàng mua trả lại, đầu vào CKTM, giảm giá được hưởng
1.5.Kế toán xác định kết quả bán hàng
Tài khoản sử dụng
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
Theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC quy định thì TK 642 gồm hai tài khoản cấp hai là:
Tài khoản 6421: Chi phí bán hàng: bao gồm các khoản phải trả nhƣ lƣơng cho nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu bao bì dùng để đóng gói, bảo quản hàng hóa; chi phí đồ dùng dụng cụ phục vụ cho quá trình bán hàng; chi phí bảo hành hàng hóa đã bán đƣợc trong kỳ; chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khách phục vụ cho bộ phận bán hàng trong kỳ
Tài khoản 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp: bao gồm các khoản phải trả nhƣ lƣơng của Ban giám đốc, nhân viên quản lý các phòng ban của doanh nghiệp; chi phí vật liệu, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp; chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho doanh nghiệp nhƣ nhà của, bến bãi...; chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi hoặc các hợp đồng có rủi ro lớn...; chi dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác phục vụ cho doanh nghiệp phát sinh trong kỳ
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh Có
Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ
Các khoản ghi giảm chi phí QLKD Kết chuyển chi phí QLKD sang TK 911
Tài khoản 911– Xác định kết quả kinh doanh
Tài khoản này đƣợc sử dụng để xác định và phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm kết quả kinh doanh và kết quả hoạt động khác
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có
- Trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ - Chi phí quản lý kinh doanh
- Chi phí tài chính - Chi phí khác
- Chi phí thuế TNDN - K/c lãi sang TK 421
- Doanh thu thuần từ hoạt động tiêu thụ hàng hóa
- Doanh thu hoạt động tài chính - Thu nhập khác
- Ghi giảm chi phí thuế TNDN - K/c lỗ sang TK 421
19
Sơ đồ 1.8.Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
TK 111,112,331 TK 642 TK 111,112,138
Chi phí mua ngoài, chi phí khác bằng tiền Các khoản ghi giảm
chi phí QLKD
TK 133
Thuế GTGT đầu vào (nếu có)
TK 152,153,156,611 TK 352
Chi phí vật liệu, dụng cụ xuất dùng phục vụ Hoàn nhập dự phòng
cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp phải trả (bảo hành,...)
TK 142,242,335
Phân bổ trích trước chi phí QLKD
TK 214 TK 911
Trích khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng K/c chi phí QLKD
và quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ
TK 334,338
Tiền ương phụ cấp, tiền ăn ca và các
khoản trích theo ương của bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp
TK 351,352
Trích lập quỹ dự phòng trợ cấp
mất việc làm, dự phòng phải trả
TK 1592
Trích lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi
1.6.Các hình thức tổ chức sổ kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 quy định từ việc mở sổ, ghi chép, quản lý, lƣu trữ và bảo quản sổ kế toán, doanh nghiệp đƣợc áp dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán sau:
Hình thức Nhật ký – Sổ cái
Hình thức Nhật ký chung
Hình thức Chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán trên máy vi tính
Việc vận dụng hình thức sổ kế toán nào là tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của doanh nghiệp.
Trong phạm vi bài khóa luận, em xin đƣợc trình bày trình tự ghi sổ kế toán bán hàng và xác định KQBH theo hình thức Nhật ký chung
Điều kiện áp dụng: Đối với những doanh nghiệp ghi chép theo phƣơng thức thủ công, hình thức kế toán Nhật ký chung chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Còn đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán máy hỗ trợ cho việc ghi chép thì hình thức này đƣợc áp dụng với mọi quy mô doanh nghiệp
Ƣu điểm của hình thức ghi sổ kế toán này là dễ thực hiện, mẫu sổ đơn giản, thuận tiện cho phân công lao động kế toán. Có thể thực hiện đối chiếu, kiểm tra về số liệu kế toán cho từng đối tƣợng kế toán ở mọi thời điểm và kịp thời cung cấp thông tin cho nhà quản lý
21
Sơ đồ 1.9 Trình tự sổ kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng theo hình thức kế toán nhật ký chung
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI
TK 156, 157, 511,521, 632, 642, 911
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ Nhật ký
đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
TK 156, 157, 511, 521, 632, 642
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT CHƢƠNG 2.
QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM&DV VIỆT MAI 2.1.Khái quát chung về Công ty TNHH TM&DV Việt Mai
Quá trình hình thành phát triển của Công ty TNHH TM&DV Việt Mai
2.1.1.
Công ty TNHH TM Và DV Việt Mai đƣợc thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0101860481 Sở KH-ĐT Hà Nội cấp ngày 21/7/2006
Điện thoại: 04-35536582; Fax : 0435536582 Vốn điều lệ: 1.800.000.000 (1,8 tỷ đồng).
Địa chỉ: P211E5 TT Thanh Xuân Bắc- Phƣờng Thanh Xuân Bắc-Quận Thanh Xuân- Hà Nội.
Từ năm 2006 đến năm 2007, Công ty mới đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt động tìm kiếm thị trƣờng tiêu thụ. Giai đoạn này mang tính chất thăm dò, lợi nhuận mang lại chƣa cao. Từ năm 2007 đến năm 2008, đây là giai đoạn đẩy mạnh kinh doanh, ban đầu sản phẩm chủ yếu đƣợc tiêu thụ tại Hà Nội. Trong thời gian này Công ty không ngừng đẩy mạnh quá trình quảng bá hình ảnh sản phẩm, xây dựng đội ngũ nhân viên tiếp thị giới thiệu sản phẩm tới từng khách hàng, tạo cho khách hàng tin vào chất lƣợng sản phẩm của Công ty kinh doanh.Từ năm 2008- đến nay là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh, công việc kinh doanh đi dần vào ổn định và đƣa lại mức lợi nhuận cao cho Công ty.
Công ty TNHH TM&DV Việt Mai hoạt động trong lĩnh vực chuyên cung cấp các loại mực in cho các văn phòng, các Công ty in tại thị trƣờng miền bắc
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM&DV Việt Mai
2.1.2.
Sơ đồ 2.1.Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Việt Mai
Giám đốc Phó giám đốc Phòng Hành chính - Nhân sự Phòng Tài chính - Kế toán Phòng Kỹ thuật Kho
23
Giám đốc: Giám đốc là ngƣời điều hành mọi hoạt động của Công ty, là ngƣời đại diện theo pháp luật của Công ty và chịu mọi trách nhiệm trƣớc pháp luật về quyền hạn của mình.
Phó giám đốc: Là ngƣời tham mƣu cho giám đốc trong công tác quản trị doanh nghiệp. Giúp giám đốc xử lý các công việc đƣợc giao và đƣợc ủy quyền giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng.
Phòng tài chính – kế toán:Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ tham mƣu với Ban giám đốc của Công ty trong quản lý và điều hành quá trình sử dụng vốn của Công ty; theo dõi và báo cáo giám đốc Công ty tình hình sử dụng vốn của Công ty; ghi chép, phản ánh trung thực , kịp thời đầy đủ mọi phát sinh thu chi trong quá trình kinh doanh; tổ chức xây dựng kế hoạch tài chính dựa trên kế hoạch kinh doanh, đôn đốc việc thực hiện các kế hoạch tài chính đã xây dựng; đề xuât việc khai thác, huy động và ử dụng các nguồn vốn phục vụ kịp thời cho kinh doanh đúng theo các quy định về tình hình kinh doanh, tình hình sử dụng nguồn vốn của Công ty
Phòng hành chính – nhân sự: Phòng hàn chính - nhân sự có nhiệm vụ lập kế hoạch nhân sự hàng năm đồng thời lập kế hoạch đào tạo, nâng cao bậc tuyển dụng; theo dõi, cập nhật và phổ biến các văn bản pháp quy hƣớng dẫn về tổ chức, nhân sự; thực hiện việc giao tiếp về hành chính với bên ngoài; theo dõi và quản lý tài sản, văn phòng của Công ty; xây dựng cơ cấu, tổ chức bọ máy, chức năng nhiệm vụ của các bộ phận, xây dựng chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực toàn bộ Công ty; xây dựng các quy trình, quy chế hoạt động nhân sự và tổ chức các hoạt động nhân sự của Công ty.
Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lƣợng hàng hóa, bảo dƣỡng máy móc trong Công ty, bảo hành sản phẩm và tƣ vấn kỹ thuật cho khách hàng
Kho: Chịu trách nhiệm kiểm kê và bảo quản số lƣợng hàng trong kho
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TM&DV Việt Mai
2.1.3.
Do Công ty có quy mô chỉ ở mức vừa và nhỏ nên một kế toán viên phải đảm nhiệm nhiều phần hành kế toán để bộ máy kế toán đƣợc gọn nhẹ hơn. Công ty có 1 kế toán trƣởng 3 kế toán viên và 1 thủ quỹ, mỗi ngƣời đảm nhiệm các công việc khác nhau. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty đƣợc đƣợc quản lý theo kiểu tập trung và đƣợc mô hình hóa nhƣ sau:
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH TM&DV Việt Mai
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Kế toán trƣởng – Kế toán tổng hợp: Tổ chức bộ máy kế toán, trực tiếp lãnh đạo và điều hành công tác kế toán trong toàn Công ty, đảm bảo tính chính xác trung thực hợp lý tình hình tài chính của Công ty. Đồng thờicó nhiệm vụ theo dõi tính toán các tài khoản kế toán, tính toán và phân bổ chi phí; phát hiện thừa hoặc thiếu khi kiểm kê; theo dõi, kiểm soát số liệu các tài khoản khi phát sinh các nghiệp vụ. Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp. Hạch toán thu nhập, chi phí, thuế GTGT… Lập báo cáo tổng hợp, chi tiết các tài khoản, bảng cân đối kế toán theo đúng quy định….
Kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán: có nhiệm vụ quản lý và theo dõi các chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt trong Công ty. Vì loại tiền chủ yếu là tiền mặt Việt Nam đồng nên kế toán tiền mặt kiêm luôn công việc kế toán các khoản vay. Công việc này đòi hỏi kế toán phải đảm nhận việc lập chứng từ và ghi sổ kế toán chi tiết công nợ, thanh toán lập báo cáo công nợ và các báo cáo thanh toán. Theo dõi, quản lý, đề xuất lập dự phòng, xử lý nợ phải thu khó đòi
Kế toán TSCĐ, CCDC, tiền lƣơng và thanh toán BHXH: Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ trong công cy cùng các thiết bị quản lý, máy móc, công cụ, dụng cụ lao động. Tính và phân bổ khấu hao cho TSCĐ trong Công ty hàng tháng. Kế toán TSCĐ kiêm luôn cả theo dõi tình hình lao động trong Công ty, căn cứ vào bảng chấm công để tính ra tiền lƣơng, thƣởng và các khoản phụ cấp, khoản trích theo lƣơng của nhân viên. Ngoài ra còn cản cứ vào các giấy tờ, chứng từ khác để theo dõi sự tăng, giảm, biến động lƣơng của từng nhân viên để tính ra số lƣơng thực lĩnh của từng
Kế toán trƣởng kiêm Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán Kế toán TSCĐ , CCDC , tiền lƣơng và thanh toán BHXH Kế toán bán hàng và hàng tồn kho Thủ quỹ
25
quá trình kinh doanh. Đồng thời phải chịu trách nhiệm nhập liệu các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh vào phân hệ bán hàng trong phần mềm FAST
Thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện các khoản thu, chi, theo dõi nhật ký thu, chi tiền của Công ty.
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH TM&DV Việt Mai
2.1.4.
Công ty TNHH TM Và DV Việt Mai là loại hình Công ty TNHH nhiều thành viên, do hai thành viên góp vốn, Công ty có tƣ cách pháp nhân, có con dấu riêng, tự chủ về tài chính, hạch toán kinh tế độc lập
Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính)
Niên độ kế toán:Từ 01/01 đến 31/12 năm dƣơng lịch
Kỳ kế toán: Tháng
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng (VNĐ)
Phƣơng pháp hạch toán thuế GTGT: Phƣơng pháp khấu trừ
Phƣơng pháp hạch toán HTK: Phƣơng pháp Kê khai thƣờng xuyên
Nguyên tắc ghi nhận HTK: Ghi nhận theo giá mua thực tế
Phƣơng pháp tính giá hàng xuất kho: Phƣơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ
Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ: Phƣơng pháp khấu hao đƣờng thẳng
Công ty TNHH TM&DV Việt Mai áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng phần mềm FAST 2008 dựa trên nguyên tắc của hình thức Nhật ký chung.
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính tại Công ty TNHH TM&DV Việt Mai
(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
Đối chiếu, kiểm tra
In sổ, báo cáo cuối tháng, quý, năm Chứng từ kế toán (Hóa đơn GTGT PXK, PT, PC) PHẦN MỀM FAST 2008 SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH
27
2.2.Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH TM&DV Việt Mai
Trong bài khóa luận của mình, em xin trình bày về thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH TM&DV Việt Mai vào tháng 09 năm 2014 thông qua mặt hàng là mực in laze màu đen
Phương thức bán hàng tại Công ty TNHH TM&DV Việt Mai
2.2.1.
Công ty TNHH TM&DV Việt Mai áp dụng 2 phƣơng thức bán hàng chính là phƣơng thức bán buôn qua kho (theo hình thức trực tiếp và theo hình thức chuyển hàng) và phƣơng thức bán lẻ thu tiền trực tiếp:
Phương thức bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp : Theo hình thức này, Công ty bán hàng hóa và giao trực tiếp cho ngƣời mua tại kho của Công ty theo đúng số lƣợng và kích thƣớc yêu cầu. Chứng từ sử dụng để hạch toán nghiệp vụ này là: Hợp đồng mua bán (nếu có), Phiếu giao hàng, Hóa đơn GTGT, Phiếu thu Phiếu xuất kho
Phương thức bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, Công ty sẽ nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng trực tiếp hoặc thông qua điện thoại và giao hàng đến tận kho của khách hàng theo đúng số lƣợng và chủng loại yêu cầu. Chứng từ sử dụng để hạch toán nghiệp vụ này là: Hợp đồng mua bán (nếu có), Phiếu giao hàng, Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu,
Phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp Theo hình thức này, khách hàng đến trực tiếp Công ty để mua hàng. Chứng từ mà kế toán sử dụng để hạch toán nghiệp vụ này là Phiếu giao hàng, Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, để hạch toán nghiệp vụ.
Nội dung kế toán bán hàng
2.2.2.
Phương thức bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp
2.2.2.1.
Sơ đồ 2.4. Quy trình bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp