Thành phẩm là sản phẩm đã được chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn kỹ thuật quy định và nhập kho. Tại công ty, thành phẩm được quản lý cả về giá trị và hiện vật bởi thủ kho và kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm. Hạch toán nhập, xuất kho thành phẩm được phản ánh theo giá thực tế, cụ thể :
- Giá thực tế thành phẩm nhập kho là giá thành sản xuất thực tế, gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, có loại trừ giá trị phế liệu thu hồi.
- Giá thực tế thành phẩm xuất kho tính theo phương pháp giá bình quân gia quyền.
Tổ chức hạch toán chi tiết thành phẩm được thực hiện ở phòng kế toán và ở kho thành phẩm theo phương pháp thẻ song song và theo dõi chi tiết theo từng loại sản phẩm. Hạch toán tổng hợp thành phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Các TK chủ yếu sử dụng trong hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm:
- TK 1526- phế liệu thu hồi.
- TK 155- thành phẩm. TK này được chi tiết theo từng loại sản phẩm và theo chất lượng sản phẩm: chính phẩm và thứ phẩm.
- TK 157- Hàng gửi bán. Được chi tiết thành hàng gửi đi bán ở chi nhánh Đà Nẵng và chi nhánh TP. Hồ Chí Minh. Ở công ty hàng đưa vào kho các chi nhánh chỉ có chính phẩm các loại không có thứ phẩm và phế.
- TK 632- Giá vốn hàng bán. Chi tiết thành giá vốn chính phẩm, giá vốn thứ phẩm, giá phế phẩm bán (đối với phế phẩm thì giá bán = giá xuất).
- TK 511- Doanh thu bán hàng. TK này được chi tiết thành doanh thu chính phẩm, doanh thu thứ phẩm, doanh thu bán phế.
- TK 512 phản ánh doanh thu bán hàng tại chi nhánh Đà Nẵng và chi nhánh TP. Hồ Chí Minh.
- TK 521- chiết khấu thương mại.
- TK 531- Hàng bán trả lại.
- TK 641- Chi phí bán hàng.
- TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. - TK 3331- thuế GTGT đầu ra.
Khi có sản phẩm sản xuất xong, nhân viên bộ phận chất lượng kiểm tra chất lượng sản phẩm, xác nhận thứ hạng chất lượng căn cứ vào tiêu chuẩn quy định, phân thành phẩm thành chính phẩm và thứ phẩm. Sau đó tiến hành nhập kho tách riêng chính phẩm và thứ phẩm của từng loại sản phẩm, lập phiếu nhập kho và giao thành phẩm vào kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Thủ kho giữ liên 2 để ghi thẻ kho, kế toán giữ liên 3, liên 1 do người lập giữ. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và thẻ tính giá thành, nhập dữ liệu vào máy vi tính để lên sổ chi tiết sản phẩm (khối lượng và giá thành sản phẩm nhập kho) và chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 155 và vào bảng cân đối số phát sinh.
Khi xuất kho, thành phẩm xuất kho được cân theo etiket và được xác nhận qua cân thực tế để kiểm tra, phòng cân lập tích kê thành 3 bản: bộ phận cân hàng giữ 1 bản, bộ phận bảo vệ giữ 1 bản, thủ kho giữ 1 bản để vào thẻ kho sau đó giao cho phòng kinh doanh kiểm tra sau đó phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho kiêm hóa đơn bán hàng (đối với sản phẩm được xuất bán) hoặc phiếu xuất kho kiêm điều chuyển nội bộ (đối với thành phẩm được xuất gửi đến kho của chi nhánh). Phiếu xuất kho lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại phòng kinh doanh, liên 2 giao cho khách hàng hoặc giao cho chi nhánh, liên 3 giao cho thủ kho để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để nhập khối lượng thành phẩm xuất kho vào sổ chi tiết sản phẩm trên máy tính, và giá bán thành phẩm, thuế suất thuế GTGT đầu ra vào các sổ chi tiết bán hàng theo từng loại sản phẩm và
chất lượng từng loại sản phẩm, lập các phiếu hạch toán phản ánh bút toán ghi nhận doanh thu bán hàng, lên sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ cái TK 131, TK 511, TK 512, TK 3331 và vào bảng cân đối số phát sinh.
Kế toán và thủ kho thường xuyên đối chiếu với nhau về lượng thành phẩm nhập-xuất-tồn. Cuối kỳ, căn cứ vào giá trị tồn kho thành phẩm đầu kỳ của từng loại sản phẩm, và tổng giá trị thành phẩm qua các lần nhập kho trong kỳ, máy tính tự động tính ra giá vốn của từng loại sản phẩm xuất bán trong kỳ hay giá xuất kho của chính phẩm các loại xuất từ kho công ty đưa vào kho của các chi nhánh, rồi tự động cập nhật giá trị xuất kho của các sản phẩm vào sổ chi tiết sản phẩm và lên bảng tổng hợp chi tiết sản phẩm. Đồng thời máy cũng tự động cập nhật vào các sổ chi tiết giá vốn, các phiếu hạch toán phản ánh về giá vốn, phản ánh giá xuất sản phẩm gửi vào kho các chi nhánh (TK157), sổ cái TK 632, TK 157, bảng cân đối số phát sinh.
Đối với phế liệu thu hồi, công ty bán phế với giá bán phế bằng giá xuất phế. Trong quá trình tiêu thụ đối với những trường hợp thanh toán ngay hoặc mua hàng với số lượng lớn công ty đều có các chính sách giảm giá, khuyến mãi thông qua hình thức chiết khấu thương mại. Chiết khấu thương mại được theo dõi trên TK 521, đến cuối kỳ tiến hành kết chuyển ghi giảm doanh thu. Còn đối với hàng bán bị trả lại căn cứ hóa đơn trả lại hàng của khách hàng, công ty tiến hành lập phiếu nhập kho để nhập lại kho và điều chỉnh lại trên các sổ tổng hợp và chi tiết, đồng thời theo dõi trên TK 531, đến cuối kỳ, kết chuyển ghi giảm doanh thu.
Hàng năm, vào cuối năm công ty tiến hành kiểm kê thành phẩm và lập biên bản kiểm kê sản phẩm. Khi kiểm kê phát hiện thừa, thiếu thành phẩm kế toán lập phiếu điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng thành phẩm, không phải điều chỉnh về giá trị.
Đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc quản lý và tiêu thụ thành phẩm, trên cơ sở các hóa đơn, chứng từ có liên quan để tập hợp chi phí, lập
sổ chi tiết chi phí bán hàng, sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, các phiếu hạch toán và lên các sổ cái TK 641, TK 642 và vào bảng cân đối số phát sinh.
Cuối kỳ, kế toán tiền hành kết chuyển doanh thu bán hàng và các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Dưới đây là quy trình hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại công ty:
Sơ đồ 2.4. Quy trình hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm.
Các chứng từ ban đầu
Phiếu hạch toán: sản phẩm, phế liệu nhập-xuất; giá vốn, doanh thu, giảm doanh thu, Chi phí, kết chuyển xác định kết quả
Sổ chi tiết các TK 1526, 155, 157, 632, 641, 642, 511, 512,… 911 Sổ cái TK 1526, 155, 157, 632, 641, 642, 511, 512,…, 911
Bảng cân đối số phát sinh
Các sổ tổng hợp, chi tiết các chỉ tiêu Báo cáo
kế toán
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra