Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tới từng loại, từng nhóm , từng thứ và từng danh điểm, Với yêu cầu này đòi hỏi phải mã hoá đối tượng kế toán là nguyên vật liệu một cách cụ thể. Vì vậy, danh mục nguyên vật liệu được đưa vào xây dựng chi tiết đến từng danh điểm và khi kết hợp với TK 152 ( Nguyên vật liệu ) sẽ tạo nên hệ thống sổ chi tiết của từng loại NVL. Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm NVL và để tăng cường tính tự động hoá, có thể đặt sẵn mức thuế suất, thuế giá trị gia tăng của từng NVL ở phần danh mục. Nguyên vật liệu có đặc điểm là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành kế toán NVL thành hai phần là: Kế toán các nghiệp vụ nhập NVL và kế toán các nghiệp vụ xuất NVL. Với NVL khi nhập kho và xuất kho phải chi rõ tên kho bảo quản, lưu trữ và đó là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại NVL. Đặc biệt là trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết NVL tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện. Nhất là theo phương pháp ghi thẻ song song khi mà phòng kế toán và ở kho có máy vi tính nối mạng.
Với các nghiệp vụ nhập NVL cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn nhập kho. Trường hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại NVL thì chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải cùng kho. Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí cho từng NVL để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho.Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập các nghiệp vụ NVL cần thiết xây dựng danh mục chi tiết các chứng từ nhậpNVL, chẳng hạn như: phiếu nhập vật tư, phiếu nhập NVL, mua NVL nhập khẩu…
Yêu cầu đối với các chương trình này là không chỉ quản lý được NVL nhập kho mà còn phải tổng hợp các nghiệp vụ nhập để trình bầy trên tờ khai thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ. Bên cạnh đó, để tăng cường tính tự động hoá khi nhập dữ liệu, chương trình phải tự động tính thuế giá trị gia tăng khi nhập giá mua, Mức thuế suất thuế giá trị gia tăng và điền vào bút toán kế toán tương ứng.
Đối với các nghiệp vụ nhập xuất NVL thì chương trình phải tự động tính được giá vốn xuất kho. Theo quy định, giá vốn NVL xuất kho có thể tính được bằng một trong các
phương pháp: Thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước,…Nguyên vật liệu xuất kho có thể là xuất cho quản lý, hoặc các mực đích khác nhưng thông thường là sản xuất cho quản lý, hoặc các mục đích khác nhưng thông thường là sản xuất và giá trị NVL xuất kho để sản xuất cấu thành nên chi phí NVL. Do đó, khi xuất kho NVL cần thiết lựa chọn chứng từ phù hợp, thường thiết kế chứng từ là phiếu xuất kho NVl cho sản xuất. Khi đó, chứng từ này đã đặt sẵn giá trị là ghi nợ TK 621 và ghi có TK 152 . Kế toán chỉ cần nhập số chứng từ phiếu xuất tên vật tư, số lượng tồn kho ở mỗi kho có đủ xuất hay không và tính ra giá vốn để điền vào bút toán . Tuy nhiên, cũng có thể chương trình sẽ tính và điền ngay giá vốn NVL. Cần lưu ý, chi phí NVL là khoản chi phí trực tiếp tính cho đối tượng chịu chi phí. Do đó, khi xuất NVl cần phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành.
Đối với NVL xuất bán, ngoài việc phản ánh doanh thu thì còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán. Do đó, cần thiết kế chứng từ kế phù hợp với hoạt động này. Có thể cho phép chứng từ hoá đơn bán hàng đặt sẵn bút toán phản ánh giá vốn đi kèm để khi phản ánh doanh thu thì chương trình đồng thời lưu thông tin về giá vốn hàng bán. Nhưng bút toán phản ánh giá vốn có thể tính và phản ánh ngay, có thể chưa tính ngay giá vốn mà cuối tháng tính lại, mặc dù số lượng đã giảm. Các chứng từ thường được thiết kế đẻ phản ánh các nghiệp vụ xuất vật tư như: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư cho sản xuất….Nếu ở danh mục vật tư đã nhập giá bán, mức thuế suất GTGT thì chương trình sẽ tự động điền giá bán vào bút toán phản ánh doanh thu, tính thuế GTGT đầu ra để phản ánh và đưa lên bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra.
Thông thường chương trình cũng cho phép theo dõi công nợ và thời hạn thanh toán cho từng hoá đơn mua hàng, do vậy khi nhập vật tư mua ngoài cũng cần thông tin về thời hạn thanh toán. Ngoài ra, để theo dõi thanh toán cho từng hoá đơn thì có thể chương trình sẽ yêu cầu chỉ rõ thanh toán tiền cho hoá đơn mua hàng nào.
Như vậy, đối với phần hành kế toán NVL, chương trình kế toán phải cho phép theo dõi từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ NVL nhập, đồng thời cho biết số lượng NVL tồn kho khi xuất và tính giá vốn của NVL xuất để phản ánh vào bút toán giá vốn cùng với
các bút toán khác. Các sổ sách, báo cáo có thể xem như : Sổ chi tiết, thẻ kho, bảng kê nhập, bảng cân đối NVl, bảng tồn kho NVL theo kho, báo cáo nhập xuất tồn về số lượng, theo mã kho,… Với việc áp dụng phần mềm kế toán máy vi tính cho phép kế toán có thể biết số lượng tồn kho của từng thời điểm bất kỳ, giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.