Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của Công ty mà không thể tách riêng cho bất kỳ một hoạt động nào.
Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty chủ yếu được chi tiết thành các tài khoản đó là
TK 6421 phản ánh chi phí tiếp khách của Công ty
TK 6422 phản ánh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như phí cầu đường ...không bao gồm tiền điện, tiền nước, phí điện thoai, các chi phí đó được hạch toán vào tài khoản chi phí bán hàng, điều này là không hợp lý vì vô tình làm tăng chi phí bán hàng và làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
TK 6423 phản ánh chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và kinh phí công đoàn của Ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của Công ty.
Các tài khoản trên chủ yếu đều hạch toán dựa trên hóa đơn thuế GTGT, đối với chi phí tiền lương và chi phí liên quan đến tiền lương được hạch toán căn cứ vào bảng tính lương của đơn vị.
Các chi phí này phát sinh trong tháng được chi bằng tiền mặt và tổng hợp vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Cuối tháng được kết chuyển toàn bộ vào tài khoản 911 để xác định kết quả bán hàng trong tháng.
Biểu số 2.13
Đơn vị: Công ty cổ phần xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp và nông sản.
Bảng kê chi tiết TK 642
Tháng 02/2006
Ngày Số PC ND Khoản mục chi phí Tổng 642
Chi phí tiếp khách Chi phí dịch vụ mua ngoài BHXH và KPCĐ Chi phí nhân viên
10/2/2008 PC 10 Chi phí cầu đường 456.000 465. 000
16/2/2008 PC 18 Chi tiếp khách 685.000 685.000 ... ... ... ... ... ... ... ... 27/2/2008 PC 111 Lương cho CB 76.760 000 76.760.000 27/2/2008 BHXH 15.186.000 15.186.000 27/2/2008 KPCĐ 1.719.360 1.719.360 Cộng 2.980.300 19.950.500 16.900.398 56.760.000 98.566.100
Người lập Kế toán trưởng
Để phản ánh giá vốn hàng bán Công ty đã sử dụng tài khoản 632. Tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản, kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và sử dụng giá thực tế đích danh để tính giá vốn hàng xuất kho. Giá vốn của hàng hóa bán ra tính căn cứ dựa trên giá chưa có thuế GTGT trên hóa đơn thuế GTGT.
Giá vốn hàng bán ra= Giá mua chưa có thuế trên hóa đơn thuế GTGT của hàng mua vào.
Mọi nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa đều được kế toán phản ánh hàng ngày vào các sổ theo dõi chi tiết hàng tồn kho có kèm theo chứng từ gốc để đến cuối tháng kế toán lập các sổ tổng hợp hàng tồn kho.
Hiện tại Công ty không sử dụng tài khoản 1562 để hạch toán chi phí thu mua của hàng hóa mua vào mà tất cả chi phí thu mua được kế toán hạch toán thẳng vào tài khoản chi phí bán hàng. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh , kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn thuế GTGT lập bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra.
Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê chi tiết hàng hóa mua vào và bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra kế toán lập bảng kê hàng hóa bán ra cho tháng đó, cụ thể là Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra của tài khoản 156 (Biểu số 2.14) và bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra của tài khoản 157 (Biểu số 2.15).
Bảng kê giá vốn hàng xuất tài khoản 156 tháng 4 năm 2008
ĐVT: Tấn
STT Loại Đơn giá Lượng Thành tiền
1 Kaly Ngân Vượng 3.655.566 91.125 333.113.451.750
2 Kaly Ngân Vượng 3.456.355 36.150 124.947.233.250
3 Kaly Ngân Vượng 3.456.000 365.450 1.262.995.200.000
4 Kaly Miền Nam 3.563.344 45.230 161.170.049.120
5 Kaly Miền Nam 3.455.300 46.450 160.498.685.000
Tổng Kaly 584.405 2.042.724.619.120 6 Đạm Hải Phòng 3.458.250 56.780 96.359.435.000 7 Đạm Hải Phòng 3.466.750 65.000 225.338.750.000 8 Đạm Thanh Hóa 3.325.000 45.560 151.487.000.000 9 Tổng Đạm 167.340 473.185.185.000 …. …… ….. …… …… Tổng 9.689.400 35.461.732.061 Biểu số 2.15
Đơn vị: Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Vật tư Nông nghiệp và Nông sản
Bảng kê giá vốn hàng xuất tài khoản 157 tháng 4 năm 2008
ĐVT: Tấn
STT Loại Đơn giá Lượng Thành tiền
1 Ure 3.575.000 12.000 42.900.000.000
2 Ure 3.565.000 54.000 192.510.000.000
3 Ure 3.566.000 78.000 278.148.000.000
6 Kaly 3.369.000 65.000 218.985.000.0007 Kaly 3.785.000 26.000 98.410.000.000 7 Kaly 3.785.000 26.000 98.410.000.000 8 Tổng Kaly 467.965.000.000 …. …… …….. …….. ……… 905.140 2.986.684.000 Tổng