CPBH tại Trung tâm bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến hàng hoá kể từ khi nhập kho đến khi tiêu thụ.
* Để tập hợp chi phí bán hàng của toàn công ty kế toán sử dụng TK 641- Chi phí bán hàng và theo dõi trên từng TK cấp 2, 3 như sau:
TK 6411- Chi phí nhân viên bán hàng TK 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng
TK 6414- Chi phí khấu hao, sửa chữa lớn TSCĐ TK 6415- Chi phí bảo hành
TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6417DT- Chi phí điện, nước, điện thoại, internet TK 6417KH- Chi phí dịch vụ thuê ngoài khác
TK 6417QC- Chi phí Quảng cáo, GTSP TK 6417TN- Chi phí thuê showroom TK 6417VC- Chi phí bốc xếp vận chuyển
TK 6418- Chi phí bằng tiền khác
* Chứng từ kế toán sử dụng : Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, hóa đơn GTGT, Phiếu chi,…
* Quá trình tập hợp và hạch toán CPBH diễn ra tại công ty như sau:
+ Chi phí nhân viên bán hàng: Chi phí này bao gồm tiền lương nhân viên bán hàng. Từ bảng phân bổ tiền lương được lập, kế toán cập nhật số liệu vào máy bằng cách vào phân hệ “Kế toán tổng hợp”, (hoặc Menu “ Dữ liệu”), chọn “Phiếu kế toán khác”, nhấn “ Thêm” ( Màn hình 17 – trang sau).
Lần lượt nhập vào máy, theo thứ tự Nợ TK6411/ Có TK 3341, Nợ TK 6421/ Có TK 3342, hoặc Nợ TK 352/ Có TK 3343 nếu là chi phí nhân viên bán hàng, nhân viên quản lí hoặc nhân viên bảo hành. Ngoài tiền lương, khoản tiền thưởng cho nhân viên cũng căn cứ vào các Quyết định khen thưởng của Trung tâm, kế toán cũng nhập liệu tương tự trên.
+ Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Chi phí này có thể là chi phí mua các vật dụng cho cán bộ công nhân viên đi công tác, mua các đồ dùng văn phòng phẩm sử dụng tại các Showroom, phân bổ chi phí CCDC, đồ dùng quản lý, văn phòng trong kỳ. Các chi phí này khi phát sinh,kế toán căn cứ trên “ Phiếu chi” hoặc Phiếu xuất kho” vật tư,… để nhập liệu máy. ( Ví dụ minh họa: Ngày 29/12/2009 chi thanh toán mua đồ dùng văn phòng phẩm cho Showroom 33 Lê Đình Lý : Màn hình 18 và Biểu 27 - trang sau).
+ Chi phí khấu hao, sữa chữa lớn TSCĐ: Trung tâm khấu hao TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng theo nguyên tắc tròn tháng trên cơ sở số năm khấu hao do Bộ Tài chính quy định đối với từng loại TSCĐ.
Mức khấu hao tháng = Nguyên giá TSCĐ / Số tháng khấu hao
Các TK cấp 2 của TK 211 - TSCĐ của Trung tâm bao gồm: TK2112 – Máy móc, thiết bị; TK 2113- Phương tiện vận tải, truyền dẫn; TK 2114 - Thiết bị, dụng cụ quản lý.
Từ giao diện ban đầu vào Menu “Tổng hợp” chọn “Tính khấu hao TSCĐ”. (Màn hình 19 - trang sau). Kế toán tổng hợp lần lượt nhập các thông tin cần thiết sau đó nhấn “ Chấp nhận”. Chứng từ Tự động trích khấu hao TSCĐ tháng 12 sẽ tự động được cập nhật. Muốn kiểm tra điều này, vào “ Dữ liệu”, chọn “ Chứng từ tự động”, ta có màn hình 20 - trang sau.
+ Chi phí bảo hành:Trung tâm bán hàng cho khách kèm theo giấy bảo hành sửa chữa cho các mặt hàng bị hư hỏng được phát hiện trong thời gian bảo hành. Đăc biệt, trong số các mặt hàng của Trung tâm, loại đầu thu VTC- HD01 có nhiều
trường hợp hư hỏng nặng phải thay cả main, thẻ sim. Căn cứ vào thực tế phát sinh chi phí bảo hành và thống kê tỷ lệ lỗi hỏng của sản phẩm tiêu thụ của quý trước đó,trên cơ sở con số thống kê, Trung tâm xác định cơ bản được tỷ lệ phí bảo hành dao động từ 1-1,5% doanh số.
Kế toán căn cứ vào số chi phí bảo hành được trích trong năm để cập nhật chi phí này vào máy bằng cách vào Menu “ Dữ liệu” , chọn “Phiếu kế toán khác” và nhấn “ F2” để thêm, sau đó lần lượt nhập liệu theo định khoản: Nợ TK 6415/ Có TK 352.
Dưới đây là màn hình nhập liệu “Phiếu kế toán khác”: Ngày 31/12/2009, Trích phí bảo hành sản phẩm năm 2009 số tiền 386.249.850 đồng.
Màn hình 21: Nhập phiếu kế toán khác
Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khác liên quan đến quá trình bán hàng, như chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền kế toán nhập phiếu chi vào máy tương tự như trên. Khi đó, số liệu sẽ tự động vào sổ Nhật ký chung, sổ kế toán liên quan TK6417, TK 6418. Ví dụ cụ thể như sau:
Màn hình 22: Phiếu chi tiền cho hoạt động bán hàng
Để vào xem, in sổ kế toán tổng hợp, chi tiêt TK 641 kế toán vào Menu “ Báo cáo” > “ Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung” > Chọn: “ Sổ tổng hợp tài khoản” hoặc “ Sổ Cái tài khoản”, sau đó nhập các thông tin vào “ Điều kiện lọc” , nhấn “Chấp nhận”.
Số liệu thực tế về CPBH tại Trung tâm trong tháng 12 như sau: - Bảng phân bổ tiền lương ( Biểu 28 )
- Sổ cái TK 641 (Biểu 29) - Sổ tổng hợp TK 641( Biểu 30)