2.3.1.Các phần hành kế toán tại công ty Cổ phần Avinaa.
Tại công ty Cổ phần Avinaa, kế toán được tổ chức theo các phần hành: - Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội. - Kế toán tiền và các khoản tương đương tiền. - Kế toán TSCĐ.
- Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. - Kế toán bán hàng và công nợ phải thu. - Kế toán mua hàng và công nợ phải trả. - Kế toán thuế.
- Kế toán tiền.
2.3.2.Một số phần hành kế toán đặc thù tại công ty Cổ phần Avinaa.
2.3.2.1.Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
*Chứng từ sử dụng: Trong phần hành kế toán chi phí và tính giá thành sản
phẩm, kế toán sử dụng các chứng từ:
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. - Bảng lương của cán bộ, công nhân sản xuất. - Bảng phân bổ vật liệu và công cụ dụng cụ. - Bảng phân bổ chi phí trả trước.
- Bảng kê hóa đơn hàng mua sử dụng ngay cho sản xuất kinh doanh. - Bảng tính và phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ.
- Hóa đơn GTGT hàng mua về.
- Hóa đơn điện, nước mua ngoài dùng vào quá trình sản xuất.
- Tờ khai hải quan về tiền thuế nhập khẩu (nhập khẩu vỏ chai và nắp chai)
- Và các chứng từ phát sinh chi phí khác tại phân xưởng sản xuất.
*Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng các tài khoản: TK621, TK622, TK627, TK154, TK632. TK621 được chi tiết theo từng loại sản phẩm (theo dõi riêng cho rượu
và nước), Tk 622 được theo dõi theo từng công đoạn, từng phân xưởng; Tk 627 được theo dõi theo từng phân xưởng.
*Quy trình kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: (Hiện vẫn đang hoàn thiện trên phần mềm).
2.3.2.2.Kế toán bán hàng và công nợ phải thu.
*Chứng từ sử dụng: Kế toán bán hàng tại công ty Cổ phần Avinaa sử
dụng các chứng từ sau:
- Phiếu đề nghị xuất kho. - Đơn đặt hàng.
- Phiếu xuất kho.
- Biên bản giao nhận hàng hóa. - Phiếu thu.
- Ủy nhiệm chi. - Giấy nộp tiền mặt.
- Biên bản xác nhận công nợ. - Các hợp đồng kinh tế. - Bảng kê bán hàng.
*Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng các TK155, 157, 632, 511, 521, 531,
532, 635, 641, 642, 911, 131, 136, 336.
*Quy trính kế toán bán hàng và theo dõi công nợ: (Sơ đồ 2.3)
Sơ đồ 2.3: Quy trình kế toán bán hàng và công nợ phải thu.
Bướ
c Công đoạn Trách nhiệm
Biểu mẫu 1 Không đủ hàng Đủ hàng GSKD, ĐDTM, Khách hàng Theo quy định của Công ty Kế toán bán Đơn đặt hàng Lập hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho Lên đơn hàng và Thông báo khách hàng chuyển tiền
Xuất kho Kiểm soát Kiểm tra kho
2 hàng 3 Kế toán bán hàng và GSKD, ĐDTM, Khách hàng 4 Kế toán bán hàng 5 Trưởng-Phó phòng Kế toán 6 Thủ kho, bộ phận vận chuyển, khách hàng. 7 Kế toán công nợ, BP Kinh doanh,
Bước 1: Kế toán bán hàng khi nhận được đơn đặt hàng sẽ kiểm tra xem
đơn hàng có hợp lệ không: Đơn hàng hợp lệ là đơn hàng phải có xác nhận của khách hàng và nhân viên đại diện của bộ phận kinh doanh. Kế toán bán hàng chỉ có trách nhiệm xử lý những “Đơn đặt hàng” hợp lệ. Sau khi nhận được đơn hàng, kế toán bán hàng thông báo cho bộ phận vận chuyển để bộ phận vận chuyển xếp lịch vận chuyển hàng hóa, phản hồi với khách hàng và Giám đốc khu vực.
hóa xem số lượng hàng có đủ đáp ứng nhu cầu của khách hàng không. Nếu hàng hóa thiếu so với đơn đặt hàng thì kế toán bán hàng phải liên hệ với nhân viên kinh doanh hoặc khách hàng để thương lượng lại đơn đặt hàng của khách hàng. Với các đơn hàng trong trường hợp đặc biệt, Kế toán bán hàng phải xin xác nhận trực tiếp của GĐKD hoặc người được ủy quyền.
Bước 3: Nếu hàng hóa trong kho đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì kế toán bán hàng lên đơn hàng ( xác định số lượng hàng được KM, chiết khấu BH, TT, CT…). Thời gian để lên 1 đơn hàng trong 10 phút.
Dựa vào việc xây dựng đơn hàng, kế toán bán hàng phản hồi với giám sát bán hàng và khách hàng về số tiền khách hàng phải thanh toán, khi khách hàng thanh toán tiền hàng (tiền nổi trên tài khoản) kế toán bán hàng sẽ thông báo cho GDDKV và thực hiện tiếp bước 4 của quy trình.
Bước 4: Kế toán bán hàng lập hóa đơn bán hàng (Biên bản giao nhận hàng hóa) thành 03 bản và Lệnh xuất kho để bộ phận vận chuyển chuyển hàng tới khách hàng.
Việc luân chuyển Biên bản giao nhận hàng hóa được thực hiện như sau: 01 bản lưu ngay tại phòng Kế toán, 02 bản giao lái xe (đưa cho khách hàng 01 bản, 01 bản lấy chữ ký NPP mang về trả cho phòng kế toán).
Bước 5: Bộ phận kiểm soát kiểm tra, rà soát lại nghiệp vụ 4, nếu đạt yêu cầu thực hiện tiếp bước 6.
Bước 6: Khi nhận được Lệnh xuất kho có đầy đủ chữ ký thẩm quyền, Thủ kho tiến hành xuất kho và lấy đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
Bước 7: Quyết toán và đối chiếu công nợ khách hàng; Kế toán công nợ kiểm tra, thống kê và đối chiếu công nợ với khách hàng.
*Chứng từ sử dụng: Kế toán sử dụng các chứng từ sau: - Giấy đề nghị tạm ứng.
- Giấy đề nghị thanh toán. - Phiếu thu.
- Phiếu chi.
- Biên bản giao nhận hàng hóa. - Ủy nhiệm chi.
- Giấy nộp tiền mặt. - ….
*Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng các Tk111, 112, 113, 141, 131, 331, 5111, 33311,133, 152, 153, 211, 213, 241, 334… để hạch toán thu chi tiền. *Quy trình kế toán thu tiền (Sơ đồ 2.4):
Sơ đồ 2.4 : Chu trình kế toán thu tiền
Trách
nhiệm Công đoạn
Trách nhiệm
Biểu mẫu Tiền mặt Chuyển khoản
Sử dụng biểu mẫu theo quy định của Bộ
Trường: Đại học Kinh tế Quốc Dân GVHD: PGS.TS Phạm Thị Bích Chi30
Lập phiếu thu Nhận tiền, đóng dấu đã thu tiền Vào sổ Quỹ - Khách hàng trả tiền - Các khoản thu khác Dựa vào sổ phụ NH, Kế toán NH hạch toán Ngân hàng nhận tiền và phát hành sổ phụ NH
Kế toán quỹ Tài chính Thủ quỹ
Ngân hàng Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Thủ quỹ, Kế toán quỹ Kế toán ngân hàng
- Lập chứng từ thu tiền và xác nhận thu tiền: Khi khách hàng nộp tiền hàng hóa, dịch vụ thì kế toán quỹ lập phiếu thu và ghi nhận vào sổ kế toán. Thủ quỹ dựa vào Phiếu thu sẽ thu tiền của khách hàng sau đó đóng dấu đã thu tiền vào Phiếu thu và Hóa đơn (nếu có).
- Với các khoản thu khác, kế toán quỹ có nhiệm vụ kiểm tra khi nhận được các chứng từ có liên quan đến yêu cầu nộp tiền, lập Phiếu thu tiền và chuyển cho Thủ quỹ thực hiện việc thu tiền.
- Phiếu thu tiền được lập 02 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu chứng từ kế toán.
bảng kê quỹ, cuối ngày cập nhật vào chương trình kế toán để ghi nhận các phiếu thu đã được thực hiện.
- Đối với kế toán ngân hàng, căn cứ vào sổ phụ nhận được từ ngân hàng, có nhiệm vụ lập các chứng từ để hạch toán khoản tiền đã được thu vào tài khoản của Công ty.
- Kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra các chứng từ có liên quan khi nhận được bộ chứng từ đề nghị thanh toán, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ trước khi lập Phiếu chi, Ủy nhiệm chi đảm bảo thực hiện việc chi chính xác đúng đối tượng theo chứng từ gốc. Khi bộ chứng từ đề nghị thanh toán đầy đủ và hợp lệ thì tiến hành lập Phiếu chi tiền (đối với thanh toán bằng TM) và Ủy nhiệm chi (đối với thanh toán chuyển khoản).
- Căn cứ bộ chứng từ đề nghị thanh toán đã được kiểm tra, lập Phiếu chi tiền mặt hoặc Ủy nhiệm chi chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu chi tiền mặt, Ủy nhiệm chi sau khi được Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc ký theo quy định sẽ được đưa cho Thủ quỹ.
*Sơ đồ quy trình kế toán chi tiền (sơ đồ 2.5):
Sơ đồ 2.5: Chu trình kế toán chi tiền
Trách
nhiệm Công đoạn
Trách nhiệm Biểu mẫu Kế toán thanh toán
Phê duyệt Phê duyệt
Kế toán thanh toán
Thủ quỹ
Trường: Đại học Kinh tế Quốc Dân GVHD: PGS.TS Phạm Thị Bích Chi33
Chứng từ đề nghị thanh toán hợp lệ
Lập Phiếu ủy nhiệm chi
Chuyển cho Ngân hàng để thanh toán
Kế toán NH hạch toán vào phần mềm Lập Phiếu chi tiền
Kiểm tra tính xác thực của người nhận tiền Chi tiền Lấy chữ ký của người nhận tiền Bảng kê quỹ
Thủ
quỹ Kế toán ngân
hàng Thủ quỹ Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Thủ quỹ, Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán, Kế toán ngân hàng
- Khi nhận được Phiếu chi tiền mặt, trước khi chi tiền Thủ quỹ thực hiện kiểm tra: Giấy giới thiệu, CMND đối với trường hợp chi bên ngoài; kiểm tra chữ ký đối với chi nội bộ.
- Khi nhận được Ủy nhiệm chi, Kế toán ngân hàng chuyển Ủy nhiệm chi đến ngân hàng để thực hiện thanh toán. Phiếu chi và Ủy nhiệm chi chỉ coi là hoàn thành khi có chữ ký của người nhận tiền hoặc xác nhận của ngân hàng thực hiện.
- Căn cứ vào phiếu chi đã hoàn thành, Thủ quỹ cập nhật vào bảng kê quỹ, cuối ngày cập nhật vào chương trình kế toán để nghi nhận các phiếu chi
đã được thực hiện.
- Căn cứ vào các chứng từ và sổ phụ ngân hàng, Kế toán ngân hàng lập chứng từ ghi sổ để hạch toán khoản tiền đã chi từ tài khoản tiền gửi ngân hàng, cập nhật vào chương trình kế toán để ghi nhận các Ủy nhiệm chi đã được thực hiện.
- Cuối mỗi tuần, Thủ quỹ, Kế toán quỹ thực hiện kiểm kê tất cả tiền mặt tồn quỹ, đối chiếu số liệu của kế toán quỹ với sổ quỹ của Thủ quỹ. Lập biên bản kiểm kê theo quy định.
- Cuối mỗi tháng Kế toán ngân hàng và Kế toán tổng hợp thực hiện số dư tiền gửi ngân hàng trên sổ sách kế toán với sổ phụ ngân hàng. Lập biên bản đối chiếu theo quy định.
- Cuối tháng, kế toán quỹ giải trình các chênh lệch (nếu có) giữa thực tế với số tiền ghi trong sổ quỹ và đưa ra giải pháp xử lý chênh lệch.
PHẦN 3
MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
AVINAA