Theo quy định chung, Công ty cũng sử dụng biểu mẫu chứng từ theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính về chế độ chứng từ trong doanh nghiệp. Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty cổ phần Avinaa theo quy định chung bao gồm 4 khâu:
- Lập Chứng từ theo các yếu tố của Chứng từ (hoặc tiếp nhận Chứng từ từ bên ngoài): tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng Chứng từ thích hợp.
- Kiểm tra Chứng từ: khi nhận Chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của Chứng từ.
- Sử dụng Chứng từ cho Lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán.
- Lưu trữ Chứng từ và huỷ Chứng từ: Chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vì vậy sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán Chứng từ được chuyển vào lưu trữ, bảo đảm an toàn, khi hết hạn lưu trữ Chứng từ được đem huỷ.
Chứng từ phát sinh được lưu theo vị trí đảm nhận, tức là thuộc sự quản lý của nhân viên nào thì thuộc sự quản lý của người đó, thêm vào đó là một bản được lưu tại vị trí thủ quỹ.
Thông thường các phiếu kế toán giao dịch với bên ngoài thì được lập thành 3 liên (khách hàng giữ 1 liên, thủ quỹ giữ 1 liên, người trực tiếp thực hiện nghiệp vụ lưu 1 liên). Chứng từ được lưu theo đúng quy định hiện hành (khoa học, dễ tìm kiếm, đối chiếu).
Hiện tại công ty đang áp dụng hệ thống tài khoản Ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính (Phụ lục 1: Hệ thống tài khoản kế toán).
Hệ thống TK cấp 2, cấp 3 được thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, trên cơ sở TK cấp 1 và các chỉ tiêu quản lý mục đích để quản lý và hạch toán cho thuận tiện. Hệ thống tài khoản chi tiết của công ty còn được xây dưng theo hướng quản lý các mảng kinh doanh khác khi doanh nghiệp mở rộng quy mô chủng loại sản phẩm, kinh doanh trên các lĩnh vực khác.
Tài khoản hàng tồn kho và chi phí (TK 154, 155, 621, 622, 627) được quản lý theo từng giai đoạn sản xuất (Phụ lục 1).
Tài khoản phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp (TK 131, 331) được quản lý theo thời hạn của khoản tiền phát sinh, theo lĩnh vực kinh doanh phát sinh, theo loại tiền phát sinh (Phụ lục 1).
Tài khoản doanh thu (TK 511, 521, 531, 532…) được quản lý theo lĩnh vực kinh doanh phục vụ, theo thị trường tiêu thụ (Phụ lục 1).
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán.
Công ty Cổ phần Avinaa là một doanh nghiệp có quy mô lớn, nghiệp vụ phát sinh nhiều và đa dạng nên công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Past Accounting trong kế toán; số sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung; các kế toán phần hành cập nhật số liệu phát sinh theo khu vực quản lý, số liệu sẽ tự động cập nhật trên phần mềm (Sơ đồ 2.2).
Sơ đồ 2.2: Quy trình ghi sổ kế toán
Ghi hằng ngày Ghi cuối kỳ
Kế toán chịu trách nhiệm phần hành nào thì được phân quyền trên phần mềm phần hành tương ứng; Cuối kỳ, kế toán phần hành in ra các báo cáo cung cấp cho cấp trên, cũng như cấp trên phê duyệt.
Hiện tại, công ty chưa sử dụng thẻ tính giá thành, do phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đang được nâng cấp và hoàn thiện trên phần mềm, các công đoạn của quá trình sản xuất phức tạp.
Bên cạnh phần mềm kế toán Past Accounting, kế toán còn sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế, thuế thu nhập cá nhân sẽ tổng hợp trên phần mềm kê khai thuế sau đó đưa sang phần mềm kế toán để lên tờ khai tổng hợp; thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt được tổng hợp trực tiếp trên phần mềm kế toán. Chứng từ gốc, BTH chứng từ gốc Phần mềm kế toán Past Accounting BÁO CÁO THUẾ SỔ, THẺ CHI TIẾT SỔ TỔNG HỢP BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Được sự hỗ trợ của chuyên gia, Công ty nâng cấp phần mềm kế toán thường xuyên theo yêu cầu quản lý, quản lý các tài khoản công nợ phải thu theo trường tự do phân khu vực trên phần mềm; từ tháng 3 năm 2011 kế toán quản lý doanh thu, chi phí sản phẩm rượu và nước theo trường tự do mã vụ việc: 01A001: Sản phẩm rượu.
01A002: Sản phẩm nước.