*) Khái niệm:
Chi phí bán hàng là các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bảo quản và bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bao gồm: chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển ...
*) Nội dung chi phí bán hàng và tài khoản kế toán sử dụng.
Kế toán sử dụng TK 641 - Chi phí bán hàng, để tập hợp và kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong hoạt động bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 641.
TK 641 - Chi phí bán hàng.
− Tập hợp chi phí phát sinh liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ.
− Các khoản ghi giảm CPBH.
− Kết chuyển CPBH vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
TK này không có số dư cuối kỳ.
Kế toán cần theo dõi chi tiết CPBH theo nội dung kinh tế của chi phí.
TK 641 có 7 TK cấp 2.
− TK 6411 - Chi phí nhân viên. − TK 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì. − TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng. − TK 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ. − TK 6415 - Chi phí bảo hành.
− TK 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. − TK 6418 - Chi phí bằng tiền khác.
*) Kế toán các nghiệp vụ chủ yếu.
1. Chi phí nhân viên bán hàng phát sinh. Nợ TK 6411: Chi phí nhân viên
Có TK 334: Phải trả công nhân viên Có TK 338 (3382, 3383, 3384)
2. Trị giá thực tế NL, VL phục vụ cho hoạt động bán hàng. Nợ TK 6412: Chi phí bán hàng
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 152: Nguyên liêu, vật liệu
Có TK 111, 112, 331 ... (nếu mua ngoài)
3. Trị giá thực tế CCDC phục vụ cho hoạt động QLDN. Nợ TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng
Có TK 153: Công cụ dụng cụ (nếu CCDC giá trị nhỏ) Có TK 1421: Phân bổ dụng cụ, đồ dùng có giá trị lớn
4. Trích khấu hao TSCĐ sử dụng tại bộ phận bán hàng. Nợ TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ
Có TK 214: Hao mòn TSCĐ
5. Chi phí bảo hành sản phẩm. Nợ TK 6415: Chi phí bảo hành Có TK 111, 112, 154, 335, 336 ...
6. Chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho hoạt động bán hàng. Nợ TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 331, 111, 112 ...
7. Chi phí sửa chữa TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng. Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước CP sửa chữa TSCĐ. Tính trước CP sửa chữa TSCĐ vào chi phí bán hàng.
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng Có TK 335: Chi phí phải trả
Nợ TK 335: Chi phí phải trả Có TK 111, 112, 152, 331, 214
Trường hợp không tính trước chi phí sửa chữa TSCĐ. Chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh.
Nợ TK 142: Chi phí trả trước Có TK 111, 112, 152, 331, 214
Định kỳ, tính vào CPBH từng phần chi phí đã phát sinh. Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Có TK 142: Chi phí trả trước
Có TK 242: Chi phí trả trước dài hạn
8. Các khoản ghi giảm CPBH phát sinh. Nợ TK 111, 112, 334, 138
Có TK 641: Chi phí bán hàng
9. Cuối kỳ, kết chuyển CPBH để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641: Chi phí bán hàng.
2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Trong phần này cũng được kế toán hạch toán chi tiết được tập hợp vào bảng kê chi tiết phát sinh hàng ngày và hạch toán chi tiết vào các sổ theo đúng trình tự đã trình bày ở phần kế toán doanh thu.
Sau đây là một số mẫu biểu được sử dụng tại công ty:
Công ty TNHH Nam Tùng CN 480 Minh Khai
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ Tài khoản :641 Tháng 9 năm 2009 Đơn vị tính :VNĐ
STT Ngày tháng Diễn giải PS Nợ PS có Ghi chú 1 01/09/2009 Chi phí giao hàng 400.000
2 05/09/2009 Thu vận chuyển ngoài 50.000 3
………. Tổng
Kế toán Người lập biểu
Khi phát sinh nghiệp vụ kế toán phải có đầy đủ chứng từ thu , chi có đày đủ chữ ký của các phòng ban liên quan. Sau khi tập hợp chứng từ đầy đủ kế toán sẽ bắt đàu tiến hành hạch toán theo trình tự sau :
Trong mục này, học viên phải mô tả được bản chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ để xác định chi phí bán hàng của Công ty.