- Thủ tục kiểm soát được áp dụng trong chu trình bán hàngvà thu tiề n:
I.3.3.3Khảo sát chính thức nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lạ
d. Các chứng từ được đánh số trước
I.3.3.3Khảo sát chính thức nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lạ
bán và hàng bán bị trả lại
Các nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại khi phát sinh có liên quan đến giảm giá trị tài sản của các doanh nghiệp. Các nghiệp vụ này không thường xuyên phát sinh nên khi phát sinh nghiệp vụ phải có sự phê chuẩn bởi người có thẩm quyền trong doanh nghiệp và các nghiệp vụ này chỉ xảy ra khi :
- Nghiệp vụ chiết khấu được thực hiện khi khách hàng thực hiện thanh toán các khoản tiền mua hàng trước hoặc trong thời hạn như đã thoả thuận với doanh nghiệp
- Nghiệp vụ giảm giá hàng bán sẽ được áp dụng với những khách hàng mua hàng với số lượng lớn hoặc với những khách hàng mua hàng hoá của doanh nghiệp mà hàng hoá không đúng phẩm chất, mẫu mã như đã thoả thuận trong hợp đồng mà sau khi kiểm tra thực tế thấy đúng.
- Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại phát sinh khi khách hàng mua phải hàng kém chất lượng, không đúng quy cách. Khi phát sinh nghiệp vụ này phải có sự phê chuẩn của trưởng phòng kinh doanh hoặc người có thẩm quyền về lý do trả lại hàng.
Khi tiến hành khảo sát các nghiệp vụ, kiểm toán viên tiến hành chọn một số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ đem so sánh mức giảm giá, chiết khấu trên hoá đơn với mức tính thực tế cho khách hàng trên cơ sở Nhật ký bán hàng và sổ các khoản phải thu. Với hàng bán bị trả lại, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra sự phê chuẩn nghiệp vụ bằng cách đối chiếu số lượng trên hoá đơn của hàng trả lại với phiếu nhập kho của hàng bị trả lại hoặc trên sổ hàng gửi bán. Đối chiếu số tiền của hàng bán bị trả lại với bên có của tài khoản phải thu khách hàng ( nếu như khách hàng mua hàng chưa thanh toán )
Trong khi tiến hành kiểm toán, nếu như các khoản giảm giám chiết khấu và hàng bán bị trả lại quá nhỏ ( không trọng yếu ) thì kiểm toán viên có thể bỏ qua.
I.3.4 Khảo sát chi tiết số dư tài khoản :
Trong mỗi cuộc kiểm toán sau khi hoàn tất công việc nghiên cứu hệ thống kiểm toán nội bộ, đánh giá rủi ro và thực hiện khảo sát nghiệp vụ với các khoản doanh thu và tiền mặt và thực hiện các thủ tục phân tích. Kiểm toán viên tiến hành các cuộc khảo sát chi tiết số dư và các tài khoản trước khi kết thúc kiểm toán. Sở dĩ các cuộc khảo sát chi tiết được thực hiện cuối cùng vì nó thường tốn nhiều chi phí hơn các hình thức khác mặt khác thực hiện khảo sát chi tiết số dư tài khoản không chỉ bằng phương pháp kiểm toán chứng từ mà còn phải thực hiện bằng phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ như kiểm kê, điều tra hay thực hiện xác nhận với các biên có liên quan.
Đánh giá rủi ro trọng yếu, rủi ro cố hữu của tài khoản phải thu
Đánh giá rủi ro kiểm soát của chu trình bán hàng và thu tiền
Thiết kế và thực hiện các cuộc khảo sát kiểm toán, các khảo sát chính thức nghiệp vụ, các thủ tục phân tích cho chu trình bán hàng
Thiết kế các phương pháp và thực hiện các thủ tục phân tích số dư tài khoản phải thu
Thiết kế các cuộc khảo sát chi tiết tài khoản phải thu để thoả mãn các mục tiêu kiểm toán đặc thù- Các thủ tục kiểm toán- Dung lượng mẫu- Các phân tử được chọn- Thời gian thực hiện Phương pháp luận để tiến hành các cuộc khảo sát chi tiết số dư tài khoản
trong chu trình bán hàng được minh hoạ trên ( sơ đồ 8 )
Tất cả các phương pháp luận được thiết kế với mỗi tài khoản như vậy để đảm bảo rằng các bước phải được thực hiện đầy đủ trước khi đi đến kết luận cuối cùng của từng tài khoản và của báo cáo tài chính. Trong khi tiến hành kiểm toán các tài khoản có mối quan hệ chặt chẽ trong một chu kỳ thì việc thực hiện phải là đồng thời. Trước khi tiến hành khảo sát chi tiết số dư tài khoản thì kiểm toán viên phải thực hiện các thủ tục phân tích. Thủ tục phân tích là bước khảo sát ít tốn kém nhưng lại mang hiệu quả đáng kể vì việc tính toán và so sánh các con số với nhu có thể thực hiện dễ dàng và thấy được sai số tiềm ẩn tuy chỉ là lượng hoá của cách thức tương đối. Các thủ tục phân tích đối với chu trình bán hàng chủ yếu tập trung vào :
- So sánh doanh thu bán hàng của các loại hàng bán trong kỳ để xem doanh thu có bị báo cáo thừa hay thiếu không
- So sánh tỉ lệ doanh thu của hàng bị trả lại, triết khấu và giảm giá hàng bán trên tổng doanh thu cả năm nay so với năm trước để biết được sự phù hợ của các khoản giảm trừ doanh thu trong kỳ
- So sánh tỉ lệ chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi với tổng doanh thu để phát hiện ra sự gia tăng của các khoản phải thu chưa được hoặc không được phê chuẩn trước khi phát sinh.
- So sánh tỉ lệ dự phòng nợ phải thu khó đòi trên tổng số các khoản phải thu để xem báo cáo thừa và thiếu dự phòng nợ phải thu khó đòi hay không
( Kiểm toán, Alvin 240 NXB Thống Kê )