2.3.1. Tài khoản sử dụng
Đối với công ty TNHH Cầu An Phát thì hoạt động bán hàng chiếm chủ yếu và nó đem lại cho doanh nghiệp một khoản lợi nhuận tương đối lớn. Vì vậy kế toán cần phải hạch toán chính xác kết quả bán hàng.
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là số chênh lệch giữa doanh thu thuần trừ giá vốn hàng bán, chi phí quản lý kinh doanh. Kết quả tiêu thụ trong doanh nghiệp là kết quả cuối cùng về tiêu thụ hàng hóa, xác định bằng cách so sánh một bên là tổng doanh thu với một bên là tổng chi phí bỏ ra để tiêu thụ hàng hóa đó.
Kết quả từ hoạt động kinh doanh thông thường = Tổng DTT từ bán hàng và CCDV - Giá vốn hàng bán và chi phí thuế TNDN + Tổng DT hoạt động tài chính - Chi phí từ hoạt động tài chính - Chi phí quản lý kinh doanh Các TK sử dụng chủ yếu: - TK 155 – Thành phẩm - TK 156 – Hàng hóa
SV: Nguyễn Thái Hà Phương Lớp: CQ47/
- TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 511 gồm 5 TK cấp 2:
TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa
TK 5112 – Doanh thu bán các thành phẩm TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114 – Doanh thu trợ cấp, trợ giá
TK 5117 – Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư. - TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
- TK 521 – Chiết khấu thương mại - TK 531 – Hàng bán bị trả lại - TK 632 – Giá vốn hàng bán - TK 635 – Chi phí tài chính
- TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh TK 642 gồm 8 TK cấp 2:
6421 – Chi phí nhân viên quản lý 6422 – Chi phí vật liệu quản lý 6423 – Chi phí quản lý văn phòng 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 – Thuế, phí và lệ phí 6426 – Chi phí dự phòng
6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 – Chi phí bằng tiền khác. - TK 635 – Chi phí tài chính
Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
- TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.
Nội dung: TK 911 phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và kết quả các hoạt động khác của doanh nghiệp.
Tài khoản này có thể được mở chi tiết tùy theo mục đích quản trị của doanh nghiệp. Ví dụ:
TK 9111 – Kết quả bán hàng
TK 9112 – Kết quả hoạt động tài chính TK 9113 – Kết quả thu nhập khác.
SV: Nguyễn Thái Hà Phương Lớp: CQ47/
2.3.2. Trình tự hạch toán kế toán xác định kết quả kinh doanh Sơ đồ kế toán xác định kết quả kinh doanh
Trong đó:
(1): K/c chiết khấu thương mại, hàng đã bán bị trả lại, giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ.
(2): thuế TTĐB, thuế XNK phải nộp (nếu có). (3): K/c doanh thu bán hàng thuần.
(4): K/c giá vốn cho hàng bán ra trong kỳ.
(5): K/c chi phí bán hàng cho hàng bán ra trong kỳ.
(6): K/c chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng bán ra trong kỳ. (7): chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành.
2.3.3. Sổ kế toán trong kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
TK 632 TK 911 TK 511, 512 (4) (3) TK 8211 TK 421 (7) (Lỗ) (LNST) TK 642 TK 3332, 3333 (6) (2) TK 641 TK 521, 531, 532 (5) (1)
Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
Hệ thống sổ kế toán sử dụng tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý ở từng đơn vị kinh tế, tùy thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị áp dụng.
- Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái: + Nhật ký – Sổ cái
+ Sổ chi tiết thanh toán với người mua + Sổ chi tiết bán hàng
+ Sổ chi tiết, sổ cái các TK 632, 511, 911, 6421, 6422… - Doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung:
+ Nhật ký chung, Nhật ký thu tiền, Nhật ký bán hàng + Sổ chi tiết thanh toán với người mua
+ Sổ chi tiết bán hàng
+ Sổ chi tiết, sổ cái các TK 632, 511, 911, 6421, 6422… - Doanh nghiệp áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ:
+ Chứng từ ghi sổ
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ chi tiết thanh toán với người mua + Sổ chi tiết bán hàng
+ Sổ cái, sổ chi tiết các TK 632, 511, 911, 6421, 6422… - Doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký – Chứng từ:
+ Bảng kê số 5, số 11 + Nhật ký chứng từ số 8
+ Sổ chi tiết thanh toán với người mua + Sổ chi tiết bán hàng
SV: Nguyễn Thái Hà Phương Lớp: CQ47/
+ Sổ chi tiết liên quan đến TK 632, 511, 911, 6421, 6422… - Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính:
Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung như quy định.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
- Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy định của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái hoặc Nhật ký – Sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
2.4.Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Cầu An Phát
2.4.1. Các phương thức bán hàng trong công ty
Thứ nhất: bán hàng trực tiếp.
Theo phương thức này, khách hàng trực tiếp đến công ty mua hàng. Hàng hoá được giao bán thẳng cho người mua. Công ty sẽ lập hoá đơn GTGT và giao hàng cho khách hàng.
Hình thức thanh toán được thoả thuận với khách hàng: có thể trả bằng tiền mặt cũng có thể là tiền gửi.
Thứ hai: bán hàng trả chậm.
Hình thức này áp dụng đối với các khách hàng thường xuyên, có uy tín với doanh nghiệp.
Đối với phương thức này, khách hàng đến mua hàng theo bảng giá quy định và thời gian trả chậm. Khách hàng sẽ thanh toán ngay một phần, số tiền thanh toán chấp nhận trả dần các kỳ tiếp theo và phải chịu một mức lãi suất nhất định. Thường thì thời hạn trả chậm được quy định là 6 tháng.
2.4.2. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản làm giảm doanh thu bán hàng
2.4.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng
∗ Nội dung:
Doanh thu bán hàng của công ty là toàn bộ tiền bán hàng hóa, sản phẩm (chưa bao gồm VAT) trong kỳ hạch toán góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu được ghi nhận tại công ty phải đảm bảo đủ 5 điều kiện theo chuẩn mực số 14 – Doanh thu và thu nhập khác.
Hàng hóa chủ yếu của công ty chịu thuế suất thuế GTGT là 10%.
∗ Tài khoản sử dụng:
SV: Nguyễn Thái Hà Phương Lớp: CQ47/
Công ty TNHH Thương mại công nghệ quốc tế VN nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng của đơn vị là giá bán chưa có thuế GTGT.
Kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511 – Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ - TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
- Và các tài khoản liên quan khác (TK 111, 112, 131…).
∗ Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT – Mẫu số 01/GTKT – 3LL - Phiếu thu – Mẫu số 01 – TT
- Biên bản giao nhận hàng
- Biên bản giao nhận hàng kiêm giấy nhận nợ.
∗ Trình tự tổ chức hạch toán:
Khi khách hàng đến mua hàng công ty, phòng kinh doanh và khách hàng cùng nhau bàn bạc, khi hai bên đạt được thỏa thuận chung thì cùng ký kết hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, kế toán viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
+ Liên 1: lưu tại cuống.
+ Liên 2, 3: giao cho khách hàng xuống kho nhận hàng. Sau khi xuất kho hàng hóa cho khách hàng, thủ kho giao liên 2 cho khách hàng và giữ lại liên 3 để hạch toán tại kho.
Cuối ngày, thủ kho chuyển hóa đơn liên 3 lên phòng kế toán.
Tại phòng kế toán, căn cứ vào hóa đơn GTGT liên 3 do thủ kho chuyển lên, kế toán tiến hành nhập các giao dịch vào máy. Căn cứ vào chứng từ này kế toán sẽ ghi luôn doanh thu bán hàng vào sổ doanh thu khi thỏa mãn các điều kiện ghi nhận doanh thu theo chuẩn mực số 14 – Doanh thu bán hàng. Tùy hình thức thanh toán kế toán
Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
sẽ ghi vào các sổ liên quan. Căn cứ vào hình thức thanh toán của khách hàng mà kế toán lập sổ chi tiết và các sổ tổng hợp có liên quan.
∗ Quy trình nhập liệu:
Căn cứ vào hóa đơn GTGT do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy. Như vậy, tại công ty kế toán ghi nhận doanh thu sau khi đã chuyển giao hàng cho người mua, được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Biểu số 2.1.Hóa đơn GTGT
SV: Nguyễn Thái Hà Phương Lớp: CQ47/
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Cầu An Phát
Địa chỉ: Đôi 5, thôn Cậy, xã Long Xuyên, huyện Bình Giang, tỉnh Hải Dương Mã số thuế: 0800930903
Họ tên người mua hàng: Trần Thị Dung
Địa chỉ: Đội 5, thôn Cậy, xã Long Xuyên, huyện Bình Giang, tỉnh Hải Dương
Hình thức thanh toán:
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền (VNĐ)
A B C 1 2 3 = 1
1 2
Xi măng thượng hải Tấn 20 810000 16,200,000
Cộng tiền hàng: 16,200,000
Thuế suất GTGT: 10 % Thuế GTGT: 1,620,000
Tổng cộng tiền thanh toán: 17,820,000
Số tiền viết bằng chữ: mười bảy triệu tám trăm hai mươi nghìn đồng
Người mua hàng Kế toán
trưởng
Giám Đốc
Quy trình nhập giao dịch bán hàng vào máy:
Từ màn hình giao diện chính, kế toán vào mục “Kế toán hàng hóa – thành phẩm” → mục “Hóa đơn bán hàng” → mục “Cập nhật chi tiết/Cập nhật chiết khấu/Cập nhật thuế TTĐB/Cập nhật thuế GTGT/Cập nhật giá vốn”.
HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 3: Kho hàng Ngày 27 tháng 03 năm 2014 Mẫu số 01 - GTKT-3L-01 Ký hiệu: AA/2012-T Số: 0002975
Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
- Ngày hóa đơn: ngày nhập hóa đơn. - Số hóa đơn: máy tự động cập nhật.
- Loại thanh toán: hình thức thanh toán của khách hàng. - Người thanh toán: tên người thanh toán.
- Bảng giá: nhập giá bán từ bàn phím. - Khách hàng: nhập tên khách hàng.
- Mã ngoại tệ: chọn mã ngoại tệ tương ứng loại tiền thanh toán. - Diễn giải: nhập nội dung diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nhấn nút “Nhận” để ghi.
∗ Kết xuất kết quả:
Tại công ty TNHH Thương mại công nghệ quốc tế VN, kế toán sử dụng TK 131 đối ứng với TK 511 trong tất cả các trường hợp thanh toán (dù người mua thanh toán ngay hay trả chậm). Vì vậy đối ứng với phát sinh Có của TK 511 luôn là phát sinh Nợ TK 131. Sau khi nhập số liệu xong và nhấn “Nhận”, máy sẽ tự động định khoản: Nợ TK 131/Có TK 511, và chuyển số liệu vào sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK 511, sổ cái TK 511, và các sổ kế toán liên quan.
Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ cái TK 511 kế toán thực hiện kết chuyển sang TK 911 để xác định k
SV: Nguyễn Thái Hà Phương Lớp: CQ47/
Biểu số 2.2.Trích Sổ chi tiết TK 511
CÔNG TY TNHH CẦU AN PHÁT
Đội 5, thôn Cậy, xã Long Xuyên, huyện Bình Giang, tỉnh Hải Dương
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/12/2013
Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hang
Ngày Số chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có
31/10/2013 HD1302/001 Xuất bán xi măng Hải Dương 131 6,200,200
16/12/2013 HD1212/008 Xuất kho bán hàng 131 65,000,000
… … … …
31/12/2013 PKC1212/0004 K/c doanh thu bán hàng 511→911 3,477,256,942
Cộng P/S: 3,477,256,942 3,477,256,942
Số dư cuối kỳ: Cộng lũy kế từ đầu quý:
Ngày…tháng…năm
Luận văn tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
Biểu số 2.3.Trích Sổ cái TK 511
CÔNG TY TNHH CẦU AN PHÁT
Đội 5, thôn Cậy, xã Long Xuyên, huyện Bình Giang, tỉnh Hải Dương SỔ CÁI
Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/12/2013
Tài khoản: 511 – Doanh thu bán hàng Chứng từ
Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có
Ngày Số
25/07/2013 HD1207/001 Xuất bán xi măng Phúc Sơn 131 1,309,104
01/09/2013 HD1209/001 Xuất bán Xi măng Hải Dương 131 207,800,000
… … … …
31/12/2013 PKC1212/0004 K/c doanh thu bán hàng 911 3,477,256,942
Cộng P/S: 3,477,256,942 3,477,256,942
Số dư cuối kỳ: Cộng lũy kế từ đầu quý:
Ngày…tháng…năm
Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ
SV: Nguyễn Thái Hà Phương Lớp: CQ47/
2.4.2.2. Kế toán theo dõi thanh toán với khách hàng
∗ Nội dung:
Nhằm thu hút và tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán, công ty áp dụng nhiều hình thức thanh toán khác nhau:
-Thanh toán ngay (thanh toán trực tiếp): được áp dụng chủ yếu đối với các khách mua không thường xuyên, mua với khối lượng không nhiều. Theo hình thức này, khách hàng chủ yếu thanh toán bằng tiền mặt Việt Nam đồng.
- Thanh toán trả chậm: được áp dụng đối với các khách hàng quen thuộc, mua với khối lượng lớn và có uy tín đối với công ty. Khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
-Tại công ty TNHH Thương mại công nghệ quốc tế VN, kế toán sử dụng TK 131 đối ứng với TK 511 trong tất cả các trường hợp thanh toán. Theo đó, kế toán hàng hóa căn cứ vào hóa đơn GTGT để nhập vào máy theo định khoản: Nợ TK 131/Có TK 511, Có TK 33311. Sau đó, kế toán tiền căn cứ vào phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng để nhập vào máy theo định khoản: Nợ TK 1111, 112/Có TK 131.
∗ Chứng từ sử dụng:
Để kế toán thanh toán với khách hàng, công ty sử dụng các chứng từ: -Phiếu thu
-Giấy báo Có của ngân hàng -Hóa đơn GTGT
-Các tài liệu, các chứng từ có liên quan.