khách hàng của công ty
Công ty cổ phần VIETUNI chuyên cung cấp dịch vụ thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, vận tải hàng hóa đường bộ, kinh doanh kho bãi và dịch vụ vận tải quốc tế cho các tổ chức thuộc mọi thành phần trong phạm vi cả nước.
Nhằm đảm bảo nguồn cung cấp dịch vụ một cách an toàn cũng như đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp đến khách hàng, VIETUNI luôn thực hiện kiểm soát quá trình mua/ thuê dịch vụ và đánh giá năng lực nguồn cung ứng và cử người đến nơi tiến hành kiểm tra.
Với đặc thù của hoạt động cung cấp dịch vụ đại lý đường không, đường biển, đại lý giao nhận, vận tải nội địa… VIETUNI sử dụng các hình thức kiểm soát quy trình như biểu đồ kiểm soát, phiếu kiểm tra chất lượng, biểu đồ pareto… tất cả đều với mục đích mang đến giá trị gia tăng của dịch vụ cho khách hàng. Kiểm soát quy trình nhằm đảm bảo hạn chế thấp nhất rủi ro xảy ra trong quá trình cung ứng dịch vụ. Công ty tiến hành hoạt động kiểm soát từ khi bắt đầu quy trình cung ứng dịch vụ để chắc chắn mọi sai sót nếu xảy ra sẽ được khắc phục ngay, giảm thiệt hại cho khách hàng và công ty.
Công cụ chính được công ty sử dụng để kiểm soát chất lượng quy trình cung cấp dịch vụ khách hàng là phiếu kiểm tra chất lượng. công ty đã sử dụng hai loại phiếu kiểm tra chính, một loại phiếu dành cho nhân viên, loại thứ hai dành cho khách hàng.
Phiếu kiểm tra chất lượng dành cho nhân viên được sử dụng nhằm kiểm tra theo dõi hoạt động của nhân viên, kiểm soát quy trình cung cấp dịch vụ khách hàng, liên hệ với khách hàng để kiểm soát chất lượng dịch vụ mà nhân viên đã cung cấp cho khách hàng.
Phiếu kiểm tra chất lượng dành cho khách hàng được thiết kế để đo lường mức độ hài lòng của khách hàng đối với hoạt động cung cấp dịch vụ của công ty. Đánh giá hiệu quả hoạt động của từng khâu trong quy trình cung cấp dịch vụ.
2.2.3. Tổ chức kiểm soát quy trình cung cấp dịch vụ khách hàng của công ty
2.2.3.1. Tổ chức kiểm soát quy trình theo dõi dịch vụ giao nhận.
- Bước 1: khách hàng gởi chứng từ xuất nhập khẩu: nhân viên xử lý chứng từ nhận
chứng từ phải đến bộ phận giám sát lấy sổ theo dõi và phải ghi vào sổ ngay.
- Bước 2: sau khi lập xong tờ khai, nhân viên xử lý chứng từ chuyển bộ tờ khai cho bộ
phận giám sát, đồng thời nộp phiếu nhận chứng từ cho bộ phận giám sát.
- Bước 3: bộ phận giám sát chuyển cho nhân viên thủ tục hải quan đi trình ký hoặc đăng
ký, ghi sổ, viết lên bảng thông tin làm hàng mỗi ngày, đồng thời nhập máy phiếu nhận chứng từ và trả lại ngay cho nhân viên xử lý chứng từ để theo dõi.
- Bước 4: sau khi nhân viên thủ tục hải quan và nhân viên giao nhận hoàn thành công
việc (đăng ký, kiểm hóa, hoàn thành, chuyển hàng, lấy hàng) xong thông báo về cho nhân viên xử lý chứng từ về tình hình và kết quả công việc, thông tin bổ sung, điều chỉnh, vướng mắc, nhân viên xử lý chứng từ và thủ tục hải quan sẽ liên hệ trực tiếp với nhau và nhân viên xử lý chứng từ báo lại cho bộ phận giám sát, bộ phận này sẽ điều chỉnh trong sổ và ghi lên bảng.
- Bước 5: bộ phận giám sát thông báo cho nhân viên xử lý chứng từ về tình hình các lô
hàng.
- Bước 6: các bộ phận chuyển thông tin cần làm ngay và liên lạc cho bộ phận giám sát
để triển khai, cụ thể là nhân viên xử lý chứng từ chuyển thông tin về công việc hoàn thành công việc, và chuẩn bị cho ngày mai, nhân viên thủ tục hải quan nộp tờ khai lưu cho nhân viên xử lý chứng từ, sau khi kiểm tra nhân viên xử lý chứng từ chuyển cho bộ phận giám sát nhập máy bộ lưu và trả lại ngay cho nhân viên xử lý chứng từ.
2.2.3.2. Tổ chức kiểm soát quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại công ty cổ phần VIETUNI.
Đối với công ty cổ phần VIETUNI là đơn vị đảm nhận toàn bộ các khâu làm chứng từ đến giao hàng và làm thủ tục thanh toán, sau khi hợp đồng mua bán đã được ký kết, công ty chỉ làm hợp đồng dịch vụ xuất khẩu với một công ty cần đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa trọn gói.
Dịch vụ do VIETUNI đảm nhận:
- Kiểm tra chứng từ, lấy lệnh giao hàng đói với hàng nhập, lấy hóa đơn hàng xuất.
- Làm tờ khai hải quan và đăng ký hải quan.
- Mở sổ theo dõi xuất nhập khẩu đối với hàng sản xuất – xuất khẩu.
- Đóng phí nâng hạ và vận chuyển hàng từ cảng hoặc sân bay về kho công ty và ngược lại, kiểm hóa hàng hóa và đóng lệ phí hải quan.
- Thay mặt công ty nhận thông báo thuế hoặc quyết định điều chỉnh tăng giảm thuế (nếu có) và hoàn thành tờ khai.
Các công việc trên sẽ được VIETUNI hoàn tất đúng thời gian và sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn nếu có gì sai sót như đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ mà hai bên đã thỏa thuận và ký kết.
a. Đối với hàng xuất khẩu
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại công ty cổ phần VIETUNI.