III. TỔ CHỨC KHOA HỌC LAO ĐỘNG QUẢN LÍ CỦA CÁ NHÂN NGƯỜI HIỆU TRƯỞNG
3. Một số nội dung chính trong việc tổ chức khoa học lao động quản lí của cá nhân người Hiệu trưởng
3.3. Làm tốt công tác quản trị thời gian
3.3.1. Nguyên nhân làm mất thời gian
- Không làm tốt công tác ủy quyền và giao nhiệm vụ cho cán bộ, giáo viên, nhân viên.
- Các cuộc gọi điện thoại.
- Các cuộc thăm viếng xã giao, tiếp khách, cà phê, nhậu nhẹt. - Các câu hỏi của nhân viên.
- Các sự cố nhỏ, trả lời thư tín. - Các cuộc họp kéo dài.
- Bàn giấy ngổn ngang, bề bộn, tìm kiếm tư liệu khó khăn. - Đọc tài liệu quá chậm, không biết phương pháp đọc nhanh. - Khung cảnh văn phòng làm việc gây sự mất tập trung.
3.3.2. Các biện pháp quản trị thời gian
- Hoàn chỉnh bộ máy công tác trong nhà trường, hoàn chỉnh việc phân công, ủy nhiệm trong nhà trường. Thực hiện tốt việc phân công, giao trách nhiệm cho các phó Hiệu trưởng và các cán bộ dưới quyền: Trên cơ sở phân tích để hình dung toàn bộ khối lượng công việc, người Hiệu trưởng phải biết giữ lại cho mình những công việc cần thiết nhất (trong đó nhất thiết phải có công tác tổ chức cán bộ, kế hoạch hoá, kiểm tra và tài chính) và giao trách nhiệm uỷ quyền cho các cấp phó quản lí các mặt công tác
còn lại. Đồng thời người Hiệu trưởng phải phân công, giao trách nhiệm cụ thể, rõ ràng trong toàn bộ hệ thống quản lí theo nguyên tắc mỗi người được giao một công việc cụ thể, với trách nhiệm cá nhân rõ ràng và quyền hạn cụ thể.
- Khắc phục tình trạng ôm đồm, bao biện nhưng đồng thời cũng tránh tính chung chung, đại khái, không đích thân nghiên cứu giải quyết những vấn đề then chốt, không kiểm tra việc thực hiện các qui định đề ra, khi gặp khó khăn không đi sâu phân tích để điều chỉnh.
- Xây dựng các qui định, định mức lao động cho cán bộ, giáo viên trong nhà trường như kỉ luật chuyên môn và kỉ luật lao động.
- Lên lịch công tác hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. - Sử dụng sổ tay, nhật ký và lịch đề trên bàn:
+ Phải cập nhật hóa kế hoạch làm việc của mình.
+ Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số nó không phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên, mà theo lúc nào thực hiện nó tốt nhất.
+ Đừng lúc nào để bị lôi cuốn theo ý muốn giải quyết những việc nhỏ trước, đó sẽ là con đường dọn sẵn để đi đến thất vọng.
+ Loại khỏi kế hoạch của hiệu trưởng tất cả mọi việc có thể phân công cho người khác.
- Tiết kiệm thời gian trong việc giao tế, tiếp khách giải quyết sự vụ. Phải biết cách kết thúc một cuộc nói chuyện
Làm chủ việc tiếp khách để tiết kiệm thời gian - Tiết kiệm thời gian hội họp
Nội dung buổi họp gọn gàng, tập trung giải quyết vấn đề nhanh chóng Không tổ chức những buổi họp khi nội dung có thể thông báo được - Sắp xếp chỗ làm việc khoa học:
+ Tổ chức nơi làm việc gọn gàng, hợp lí, dễ dàng làm việc. + Trang trí nơi làm việc tạo cảm giác dịu mát, thanh thản. + Hãy để bàn giấy trống trải.
- Sử dụng các phương tiện kĩ thuật trong công tác của người Hiệu trưởng:
Năng suất lao động của người Hiệu trưởng tùy thuộc khá nhiều vào việc sử dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại: cơ khí hóa, tự động hóa lao động quản lí không chỉ trong bộ máy quản lí dưới quyền mà cả trong tổ chức lao động của bản thân người Hiệu trưởng.
Những phương tiện kĩ thuật chủ yếu trong lao động của người Hiệu trưởng như. + Phương tiện thông tin liên lạc: gồm máy điện thoại, điện thoại nội bộ, các phương tiện nghe nhìn
+ Phương tiện làm việc: bảng, tư liệu, máy vi tính, máy phóng thanh, máy ghi hình.
+ Phòng làm việc của người Hiệu trưởng: phải được bố trí theo đúng nguyên tắc và yêu cầu của việc tổ chức nơi làm việc trong nhà trường, ở nơi có tư thế phù hợp cho công tác của người Hiệu trưởng trong nhà trường.
Trình độ khoa học kĩ thuật ngày càng phát triển thì các phương tiện kĩ thuật được sử dụng cho lao động cá nhân của người Hiệu trưởng ngày càng hiện đại. Điều đó cũng đòi hỏi người lãnh đạo phải có một hiểu biết nhất định trong việc sử dụng và bảo quản các trang thiết bị này nhằm nâng cao chất lượng lao động của mình và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị đó.
- Tổ chức thời gian nhàn rỗi.
Các Mác đã viết: “Thời gian nhàn rỗi biến người sở hữu nó thành một chủ thể khác, và với tính cách là chủ thể khác sau đó người đó cũng tham gia vào quá trình tái sản xuất trực tiếp”.
Rõ ràng là việc sử dụng thời gian nhàn rỗi có ảnh hưởng sâu sắc đến trí lực, tính cách, thậm chí đến cả phẩm chất đạo đức của con người, và từ đó nó phục vụ cho kết quả công việc của con người. Việc sử dụng thời gian nhàn rỗi như thế nào thì con người cũng được rèn luyện chủ yếu theo hướng đó.
Hiệu trưởng có thể sử dụng thời gian nhàn rỗi vào việc tự hoàn thiện bản thân, giải trí thông qua hoạt động thể dục thể thao, đọc sách báo, xem phim ảnh , nghe nhạc hoặc thăm viếng nhau.