Qua khảo sát thực tế, cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
HĐQT
Ban Giám Đốc
Các Trạm TM Các Cửa Hàng Kế Toán
Giám đốc là người sử dụng tất cả các phương pháp kinh tế, hành chính, tổ chức... để điều khiển quản lý Công ty và chịu trách nhiệm chính về mọi mặt hoạt động của Công ty trước HĐQT. Theo mô hình trên ta thấy:
+ Giám đốc Công ty: Là người điều hành quản lý chung, giữ vị trí quan trọng nhất và chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động, quản lý của Công ty trước pháp luật và HĐQT.
- Phòng kế toán sắp xếp từ 6 đến 7 người, có chức năng thực hiện, giám sát bằng tiền thông qua hoạt động sản xuất kinh doanh và đầu tư cơ sở vật chất, quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn của Công ty dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng Công ty. Giúp việc cho kế toán trưởng là có một phó phòng kế toán, các kế toán viên có nhiệm vụ hoàn thành công việc được giao, đồng thời phối hợp với các nhân viên kế toán dưới các trạm và các đơn vị kinh doanh.
Phòng kế toán ngoài chuyên môn nghiệp vụ được ban giám đốc giao cụ thể còn kiêm luôn các vấn đề về quản lý nhân sự, tổ chức lao động, thi hành các quyết định của HĐQT và ban giám đốc đề ra.
- Phòng kế hoạch sắp xếp từ 1 đến 2 người. có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc tổng hợp kế hoạch toàn diện của Công ty như : Kế hoạch lưu chuyển hàng hoá, thống kê tổng hợp số liệu thực hiện so với kế hoạch đề, giúp Giám đốc điều hành kinh doanh và thực hiện chế độ báo cáo.
Thực hiện hợp đồng trực tiếp mua bán với khách hàng, bán buôn trực tiếp, tìm hiểu mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá cho Công ty. Chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh trước ban Giám đốc.
- Mỗi trạm sắp xếp từ 3 đến 4 người; trong đó có 1 trạm trưởng và 1 kế toán. - Mỗi cửa hàng sắp xếp từ 4 đến 5 người; trong đó có 1 cửa hàng trưởng và 1 kế toán.
- Đơn vị tổ chức nhân sự kinh doanh theo vô( 1 năm có 3 vô : vụ Xuân, vụ Mùa, vụ Đông ). Căn cứ vào tình hình kinh doanh ban Giám đốc bố trí lại nhân sự sau khi kết thúc một vụ, tổng kết đánh giá kết quả sản xuất –kinh doanh của từng đơn vị để bố trí cho phù hợp vá đảm bảo nhiệm vụ kinh doanh cho vụ tới.
2.2.THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.2.1. Sơ đồ tổ chức bô máy kế toán
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH AL - 36 Minh Hiền
Chức năng và nhiệm vụ của từng kế toán viên
- Kế toán trưởng : Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài vụ có nhiệm vụ tổ chức điều hành chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Hướng dẫn chuyên môn và kiểm tra, ký duyệt toàn bộ các nghiệp vụ trong phòng tài chính. Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về toàn bộ hoạt động của công tác tài chính. Ngoài ra Kế toán trưởng kiêm luôn nhiệm vụ của bộ phận kế toán tổng hợp thực hiện việc đối chiếu và lập báo cáo tài chính định kỳ theo đúng chế độ báo cáo tài chính.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp đối chiếu các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và công ty…
- Kế toán vật tư, nguyên vật liệu: theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hóa về mặt số lượng và giá trị tại các kho của công ty. Định kỳ phải đối chiếu số lượng với thủ kho và lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho sản phẩm, vật tư, hàng hóa vào cuối tháng.
- Kế toán lương, BHXH, phí vệ sinh : Kiểm tra các thủ tục chứng từ thành toán lương, nghiệm thu khối lượng sản phẩm hoàn thành của các phòng ban, đơn vị, bộ
Kế toán trưởng
Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng.
Theo dõi vay và thanh toán tiền vay theo từng khế ước vay. Theo dõi vay ngân hàng và tiền vay của các cá nhân, các đơn vị.
Theo dõi số dư tức thời của từng khế ước vay, từng đối tượng cho vay.
Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo các khoản mục chi phí.
Theo dõi khế ước ngân hàng (bảng kê khế ước vay, bảng tính lãi vay)
- Kế toán ngân hàng, kho bạc và nguồn vốn:
Ghi chép kịp thời đầy đủ các nghiệp vụ tài chính phát sinh của đơn vị mình Giám sát chặt chẽ các khoản tài chính thu chi , quá trình sử dụng tài sản của nh và của xã hội thông qua các khâu kiểm soát của kế toán
Cung cấp thông tin cho ngân hàng trung ương và các cơ quan quản lý nhà nước khác tổ chức tốt công việc giao dịch với khách hàng
-Kế toán xây dựng cơ bản, sản xuất kinh doanh: Theo dõi hoạt động kinh doanh xây dựng cơ bản đồng thời tham mưu cho kế toán trưởng, giám đốc công ty về công tác kinh doanh ngoài dich vụ.
Kế toán thủ kho, thủ quỹ: Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. Cuối ngày chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
Căn cứ vào biên bản giao nhận vật tư phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiểm tra ký nhận vật tư, vào sổ kho, thẻ kho cập nhật số liệu rút số tồn kho vào cuối ngày, đối chiếu số liệu với kế toán vật tư.
Lập các báo cáo theo yêu cầu quản trị của đơn vị
2.2.2. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
2.2.2.1. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Chứng từ ghi sổ
2.2.2.2. Sơ đồ trình tự ghi sổ
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ trình tự ghi sổ
Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH AL - 36 Minh Hiền
Ghi chú:
Đối chiếu Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối quý
2.2.2.3. Trình tự luân chuyển chứng từ
Hàng ngày, dựa vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc và các chứng từ khác có liên quan đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Cuối quý, sau khi đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ cái và sổ tổng hợp thì số liệu trên sổ cái được dùng để lập bảng cân đối số phát sinh, và để lên báo cáo tài chính.
2.2.2.4. Các chính sách khác
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/12/xxxx đến 31/12/xxxx
Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán đồng Việt Nam (Thực tế số dư quy đổi vào ngày cuối mỗi quý theo tỷ giá NH NN và phát triển nông thôn chi nhánh Thanh Hóa)
Phương pháp nộp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
Phương pháp kế toán TSCĐ:
Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản Hạch toán theo giá mua. Phương pháp khấu hao áp dụng Phương pháp đường thẳng.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá: Tính theo giá thành sản xuất
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Theo giá mua Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập dự phòng: Dựa vào tình hình thực tế, giá cả thị trường có thể tiêu thụ được để lập dự phòng.
Phương pháp tính giá thành: Phương pháp trực tiếp (giản đơn).
2.3. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHHAL – 36 MINH HIỀN AL – 36 MINH HIỀN
2.3.1. Các khoản phải thu tại Công ty TNHH AL – 36 Minh Hiền
Tại Công ty TNHH AL – 36 Minh Hiền các khoản phải thu bao gồm: + Phải thu khách hàng
+ Thuế giá trị gia tăng + Phải thu khác
+ Tạm ứng
2.3.2. Thực trạng công tác kế toán các khoản phải thu tại Công ty TNHH AL – 36Minh Hiền Minh Hiền
2.3.2.1. Chứng từ sử dụng
- Phiếu thu - Hóa đơn GTGT
- Hợp đồng mua bán - Hóa đơn thông thường - Phiếu thu
- Phiếu chi
- Hóa đơn vận chuyển kiêm xuất kho nội bộ - Biên bản bù trừ công nợ
-Giấy báo nợ -Giấy báo có
-Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa -Biên bản kiểm kê quỹ
- Giấy thanh toán tạm ứng
2.3.2.2. Tài khoản sử dụng
+ Tài khoản 131 : Phải thu khách hàng + Tài khoản 133 : Thuế GTGT
+ Tài khoản 138: Phải thu khác + Tài khoản 141: Tạm ứng
2.3.2.3. Sổ sách kế toán sử dụng
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua - Sổ chi tiết tạm ứng
- Sổ cái các tài khoản...
2.3.2.4. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
NGÂN HÀNG
NN & PT NÔNG THÔN TỈNH THANH HOÁ GIẤY BÁO CÓ
Số: 04
Ngày 13 tháng 12 Năm 2014
Kính gửi :Công ty TNHH AL – 36 Minh Hiền
Số tiền: 100.000.000
(Viết bằng chữ): Một trăm triệu đồng
Tên tài khoản: 102010000350592.
Trích yếu: Nhận trước tiền ứng trước từ khách hàng mua vật liệu xây dựng
Số TK Nợ: 081523 Lập phiếu (Ký, họ tên) Kiểm soát (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) GĐ. Ngân hàng (Ký,họ tên)
Nghiệp vụ 2: Ngày 18/ 12 /2014, Công ty bán 1 tấn bao xi măng cho công ty xây dựng Hưng Đô, khách hàng chưa trả tiền, giá chưa thuế là 100.000.000, Thuế VAT 10%
Nợ TK 131: 110.000.000
Có TK 511: 100.000.000 Có TK 3331: 10.000.000
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH AL – 36 Minh Hiền
Địa chỉ: Số BT 18 - khu đô thị mới Nam Trần Phú, Phường Ba Đình, Thị xã Bỉm Sơn - Thanh Hóa
Số tài khoản: 102045600008956
Điện thoại: 037.824.242 MST: 2800831286 Họ tên người mua hàng: Công ty xây dựng Hưng Đô Tên đơn vị: Công ty xây dựng Hưng Đô
Địa chỉ: TP.Thanh Hóa
Số tài khoản: 50110000008829…
Hình thức thanh toán: chưa trả tiền..MST: 2800898629 stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơnvị
tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 0 1 … … … Xi măng ……… ……… ……… ……… Tấn …… …… …… …… 1 ……… ……… ……… 100.000.000 ………. ……… ………. ………. 100.000.000 ……… ……… ……… ……… Cộng tiền hàng: 100.000.000 đ
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT : 10.000.000 đ
Tổng số tiền thanh toán: 110.000.000 đ
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười triệu đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên1: lưu
Ngày.18..tháng..12.năm..2014
Mẫu số: 01 GTKT3/001
Kí hiệu:AA/14P
Nghiệp vụ 3: Ngày 25/12/2014, Công ty xây dựng Hưng Đô trả tiền mua hàng ngày 18/12 bằng tiền mặt số tiền là 110.000.000
Nợ TK 111: 110.000.000
Có TK 131: 110.000.000
Đơn vị: Công ty TNHH AL 36 - Minh Hiền
Địa chỉ: Số BT 18 - khu đô thị mới Nam Trần Phú, Phường Ba Đình, Thị xã Bỉm Sơn, Thanh Hoá
Mẫu số : 01 – TT
(Ban hành theo QĐ 48/2006 QĐ BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Ngày 25 tháng 12 Năm 2014
Số: 003
Nợ TK: 1111 Có TK: 131
Họ tên người nộp tiền: Công ty xây dựng Hưng Đô
Địa chỉ: TP. Thanh Hóa, Tỉnh Thanh Hoá.
Lý do thu tiền: Công ty xây dựng Hưng Đô
Số tiền: 110.000.000
(Viết bằng chữ): Một trăm mười triệu đồng
Kèm theo : ……..chứng từ gốc.
Ngày 25 tháng 12 Năm 2014
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nộp tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ): Một trăm mười triệu đồng. + Tỷ giá ngoại tệ( vàng, bạc, đá quý):
b. Kế toán thuế GTGT
Nghiệp vụ 1: Ngày 02/12/2014, công ty mua 25 thùng bia Hà Nội về nhập kho thanh toán cho khách hàng ngay bằng tiền mặt, với giá chưa thuế 200.000 nghìn đồng/1 thùng, thuế GTGT 10%
Nợ TK 156: 50.000.000 Nợ TK 133: 5.000.000
Có TK 111: 55.000.000
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho số 01, Hóa đơn thuế GTGT số 4567820, phiếu chi số 004
Đơn vị: Công ty TNHH AL 36 – Minh Hiền
Mẫu số 01 - VT Địa chỉ: Số BT 18 - khu đô thị mới Nam Trần
Phú, Phường Ba Đình, Thị xã Bỉm Sơn, Thanh Hoá
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC
Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 02 tháng 12 năm 2014 Nợ:156,133Có: 311
Số: 01
Họ và tên người giao: công ty Bia Hà Nội
Theo HĐ….4567820 .ngày 02tháng 12 năm 2014. Của ………
Nhập tại kho: ………công ty………địa điểm
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền The o chứ ng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bia Thùng 25 200.000 50.000.000 Cộng × × × × × 50.000.000
Tổng cộng số tiền (Viết bằng chữ):Năm mươi triệu đồng Số chứng từ gốc kèm theo: PN 01
Người lập phiếu Người giao hàng Thủkho Kế toán trưởng
Đơn vị bán hàng: Công ty Bia Hà Nội
Địa chỉ : Phường Ba Đình – Thị xã Bỉm Sơn – Tỉnh Thanh Hóa Số tài khoản: 102045600008956
Điện thoại: 037.824.242 MST: 2800831286
Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH AL – 36 Minh Hiền Tên đơn vị: Công ty TNHH AL – 36 Minh Hiền
Địa chỉ: : Số BT 18 - khu đô thị mới Nam Trần Phú, Phường Ba Đình, Thị xã Bỉm Sơn - Thanh Hóa
Số tài khoản: 102045600008956
Hình thức thanh toán: chưa trả tiền..MST: 2800831286 stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị
tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 0 1 … … … Bia ……… ……… ……… ……… Thùng …… …… …… …… 25 ……… ……… ……… 200.000 ………. ……… ………. ………. 50.000.000 ……… ……… ……… ……… Cộng tiền hàng: 50.000.000 đ
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT : 5.000.000 đ
Tổng số tiền thanh toán: 55.000.000 đ
Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi lăm triệu đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày.02..tháng..12.năm..2014
Mẫu số: 01 GTKT3/001
Kí hiệu:AA/14P
Công ty: TNHH AL – 36 Minh Hiền
Địa chỉ: Số BT 18 - khu đô thị mới Nam Trần Phú, Phường Ba Đình, Thị xã Bỉm Sơn, Thanh Hoá
Mẫu số: 02 - TT
(Ban hành theo QĐ 48/2006QĐ BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 02 tháng 12 Năm 2014
Số : PC 004
Nợ TK: 156,133 Có TK: 1111
Họ tên người nhận tiền: công ty Bia Hà Nội
Địa chỉ: TP Thanh Hóa
Lý do chi: Công ty thanh toán tiền đã nhập kho Bia
Số tiền: 55.000.000
Số tiền bằng chữ: Năm lăm triệu đồng
Kèm theo:……..chứng từ gốc. Ngày 02 tháng 12 Năm 2014 Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ): Năm lăm triệu đồng + Tỷ giá ngoại tệ ( vàng, bạc, đá quý):
Nghiệp vụ 2: Ngày 25/12/2014, công ty mua bia ngày 02/12/2014 đã phát hiện có 5 thùng bia không đúng mẫu mã quy quách, công ty mang trả lại cho người bán và nhận lại tiền.
Nợ TK 1111: 1.100.000
Có TK 156: 5 x 200.000 = 1.000.000 Có TK 133: 100.000
Chứng từ đi kèm: Phiếu thu số 005, hóa đơn GTGT số 158963, phiếu xuất kho số 05
Công ty: TNHH AL – 36 Minh Hiền
Địa chỉ: Số BT 18 - khu đô thị mới Nam