5. Kết cấu của đề tài
3.2.3. Một số giải pháp đề xuất
- Việc bố trí nhân viên kế toán và phân định rõ ràng theo từng công việc cụ thể mang tính chuyên môn hóa cao có ưu và nhược điểm khác nhau. Để khắc phục nhược điểm, Công ty nên có sự trao đổi vị trí từng nhân viên sau một thời gian làm việc, từ đó có thể phát huy tính sáng tạo và năng động của mỗi nhân viên.
- Mặc dù việc biếu tặng hàng hoá không lớn so với giá trị hàng hoá trong kho và phát sinh không thường xuyên tuy nhiên Công ty cần thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành. Đối với hàng biếu tặng được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp phải được coi như việc bán hàng và phải ghi nhận doanh thu.
Khi xuất kho cho biếu tặng kế toán ghi: Nợ TK 641 Có TK 155
Việc hạch toán này không có lợi cho Công ty và không đúng với chế độ kế toán hiện hành. Khi có chứng từ chứng minh số hàng đã được biếu tặng, kế toán ghi:
Nợ TK 641: Giá đã có thuế Có TK 511: Giá chưa thuế GTGT Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra.
-Về việc phản ánh các khoản phải thu, Công ty trong thời gian tới nên hạch toán riêng khoản đã thu và chưa thu. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng mà khách hàng đã trả 1 phần, còn lại nhận nợ thì Công ty nên phản ánh riêng khoản đã trả tiền ngay của khách hàng. Khi mở sổ chi tiết TK 131 và sổ theo dõi thanh toán tiền hàng chỉ cần ghi số tiền hàng mà khách hàng còn nợ, làm như vậy công tác kế toán sẽ không bị trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu sẽ rất dễ dàng vào bất cứ lúc nào, đồng thời có thể quản lý chi tiết tới từng khách hàng.
Cuối quý tập hợp chứng từ cần thiết lập bảng kê chi tiết TK 511, trong đó tách riêng phần doanh thu trả tiền ngay và chưa thu tiền. Như vậy tổng doanh thu được ghi nhận trong kỳ không thay đổi, không làm thay đổi kết quả bán hàng trong kỳ.
- Hiện nay, doanh số của Công ty một tháng là khá lớn, qua số liệu thực tế tháng 2/ 2015 tốc độ thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản là khá ít. Nghĩa là Công ty bị chiếm dụng vốn, việc chậm thanh toán này có thể do sự ảnh hưởng của rất nhiều nguyên nhân khách quan hoặc chủ quan, nhưng có thể thấy một lý do khá quan trọng là Công ty chưa tạo một động lực thúc đẩy khách hàng thanh toán tiền hàng. Do đó, nhằm mục đích cho một tương lai lâu dài, Công ty nên có mức chiết khấu thanh toán hợp lý khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh chóng.
Công ty nên có chiết khấu đối với khách hàng thanh toán sớm và mua với số lượng lớn. Công ty sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 635 Chiết khấu thanh toán Có TK 111,112 Số tiền thực thu Có TK 131 Tổng giá thanh toán - Tiền hoa hồng cho khách hàng không hạch toán vào chi phí bán hàng( TK 641) mà ghi giảm giá bán( TK 532), nên hạch toán tiền hoa hồng vào tài khoản riêng để theo dõi, kiểm tra được thuận lợi, nhanh chóng và chính xác.
- Trong công tác tiêu thụ hành hóa, Công ty chưa áp dụng thường xuyên việc bán hàng có giảm giá, chiết khấu thương mại cho khách hàng. Đây cũng là nguyên nhân làm ảnh hưởng đến hiệu quả công tác bán hàng, nhất là trong điều kiện cạnh tranh trên thị trường gay gắt như hiện nay. Để tiện cho việc theo dõi, khi khách hàng mua với số lượng lớn, Công ty nên mở TK521- Chiết khấu thương mại và được hạch toán như sau:
Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại.
Nợ TK 33311: Số thuế của hàng được chiết khấu Có TK 111, 112: Số tiền CKTM cho khách hàng. Cuối tháng kế toán thực hiện kết chuyển TK 521 sang TK 511: Nợ TK 511: Số tiền CKTM cho khách hàng.
Có TK 521: Số tiền CKTM cho khách hàng.
Ví dụ: Hoá đơn GTGT số 0004560, ngày 03/ 2/ 2015 Công ty TNHH Thái Hưng mua 25.000 viên gạch LAT A1, giá 8.400đ/viên, chưa thuế VAT 10%.
Theo giá niêm yết thì gạch LAT A1có giá 8.600đ/viên, như vậy khách hàng đã được giảm trực tiếp vào hoá đơn bán hàng là 200đ/viên. Khi mở TK 521, nghiệp vụ được định khoản lại như sau: Nợ TK 521: 5.000.000đ
Nợ TK 33311: 500.000đ Có TK 112: 5.500.000đ Cuối kỳ kết chuyển TK 521 sang TK 511: Nợ TK 511: 5.000.000 đ
Có TK 521: 5.000.000 đ
- Về công tác kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi, Công ty chưa đánh giá hết vai trò của quỹ dự phòng cho các khoản này. Do phương thức bán hàng thực tế tại Công ty có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó việc thu tiền hàng gặp khó khăn và tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp. Vì vậy cần tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Để tính toán mức dự phòng khó đòi, Công ty đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở số nợ thực và tỷ lệ có khă năng khó đòi tính ra dự phòng nợ thất thu. Đối với khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác theo dõi ở TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý. Khi lập dự phòng phải thu khó đòi phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc người nợ. Trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ, người nợ về số tiền nợ chưa thanh toán như là các hợp đồng kinh tế, các khế ước về vay nợ, các bản thanh lý về hợp đồng, các giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê phải thu khó đòi.
Phương pháp tính dự phòng nợ phải thu khó đòi: Số DPPTKĐ cho
tháng kế hoạch của khách hàng
đáng ngờ i
= Số nợ phải thu của
khách hàng i *
Tỷ lệ ước tính không thu được của khách hàng i
Ta có thể tính dự phòng nợ phải thu khó đòi theo phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu.
Số DPPTKĐ lập cho tháng kế hoạch = Tổng doanh thu bán chịu * Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. Cách lập được tiến hành như sau:
Căn cứ vào bảng kê chi tiết nợ phải thu khó đòi, kế toán lập dự phòng:
Nợ TK 642( 6426)
Có TK 139: Mức dự phòng phải thu khó đòi Ta có thể lập dự phòng với mức trích như sau:
Thời gian 6 tháng - 1 năm 1 năm - 2 năm 2 năm – 3 năm Trên 3 năm
Mức trích 30% 50% 70% 100%
-Kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty hàng năm phải lập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho để tránh những tổn thất do giá hàng hóa tăng, giảm gây nên. Công ty nên mở TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính cho từng loại hàng hoá tồn kho:
Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá trị hàng tồn kho, xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho niên độ tiếp theo.
Cách hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Mức dự phòng cần
phải lập cho niên độ (N+1)
Số lượng hàng tồn kho mỗi loại
Mức chênh lệch giảm giá của mỗi loại
hàng hoá tồn kho mỗi loại
Căn cứ vào bảng tổng hợp mức lập dự phòng giảm gía của các loại hàng hoá đã duyệt, thẩm định của người có thẩm quyền, kế toán ghi: Nợ TK 632
Có TK 159
Theo quy định của Bộ Tài chính, nếu số trích lập cho năm kế hoạch bằng số dư của dự phòng năm trước thì không phải lập nữa.
Nếu số lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm kế hoạch lớn hơn số dư trên TK 159 thì số lớn hơn đó sẽ trích lập tiếp tục: Nợ TK 632
Có TK 159
Nếu số trích lập cho năm kế hoạch nhỏ hơn số dư trên TK 159 thì số chênh lệch giảm phải được hoàn nhập: Nợ TK 159
Có TK 632
- Phân bổ chi phí vận chuyển hàng đi bán Công ty nên xây dựng định mức cụ thể về định mức xăng dầu cho quá trình vận chuyển hàng đi bán
Đặc điểm Công ty là vận chuyển hàng nhiều, quãng đường và địa hình đường thay đổi, phức tạp. Để đảm bảo phân bổ chi phí vận chuyển chính xác, tiết kiệm, hiệu quả Công ty tính toán cụ thể lập bảng định mức chi phí vận chuyển cho từng loại xe, loại địa hình đường, thuận tiện việc kiểm tra, đối chiếu, theo dõi và cấp phát. Có thể lập theo bảng sau:
Đường bằng phẳng ( lít) Đường gồ ghề(dốc) (lít) Ghi chú Xe 7-8 tấn 25 30 Xe 15-33 tấn 30 40