BIDV là một trong bốn Ngân hàng quốc doanh lớn với mạng lưới chi nhánh mở rộng trên khắp các tỉnh, thành phố của đất nước. Khách hàng tìm đến với BIDV để thực hiện giao dịch có thể làm việc trực tiếp tại trụ sở Ngân hàng Đầu tư trung ương hoặc thông qua các chi nhánh tham gia thanh toán quốc tế trực tiếp. Sau đây sẽ là quy trình nghiệp vụ cụ thể.
Tại phòng thanh toán quốc tế Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, nghiệp vụ thanh toán hàng nhập bằng phương thức TDCT được tuân theo các bước như sau:
Bước 5: Khi nhận được báo có của NH nước ngoài, thu phí và tất toán L/C. Bước 4: Lập điện đòi tiền hoặc thư đòi tiền gửi cùng chứng từ đến NH nước ngoài.
Bước 3: Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ do khách hàng xuất trình. Bước 2: Lập thông báo L/C hoặc sửa đổi L/Cgửi khách hàng, lập phiếu thông báo thu phí.
Bước 1: Kiểm tra tính xác thực của L/C hoặc các sửa đổi L/C nhận được từ NH đại lý.
Trong quy trình này bước 4 là bước có nhiều vấn đề dẫn tới tranh chấp nhất.
Công việc ở đây gồm có: tiếp nhận, kiểm tra chứng từ, giao chứng từ cho khách hàng và thanh toán. Nếu chứng từ phù hợp với các điều khoản của L/C thì Ngân hàng tiến hành thanh toán cho khách hàng nhưng tranh chấp thường phát sinh từ những bộ chứng từ bất hợp lệ. Trong trường hợp Ngân hàng nhận được chứng từ, sau khi kiểm tra thấy có những điểm không phù hợp với các điều khoản và điều kiện của L/C thì Ngân hàng phải thông báo ngay cho khách hàng. Tranh chấp trong khâu này thường xoay quanh những vấn đề như việc thông báo bất đồng chứng từ không được thực hiện trong vòng 7 ngày làm việc của Ngân hàng kể từ ngày nhận được chứng từ và những quyết định đưa ra từ phía khách hàng.
Nếu khách hàng từ chối không chấp nhận thanh toán toàn bộ hoặc một phần giá trị bộ chứng từ thì thanh toán viên phải thông báo cho Ngân hàng chuyển chứng từ được biết và chờ chỉ dẫn xử lý. Ngược lại nếu khách hàng chấp nhận thanh toán:
- Trường hợp Ngân hàng nước ngoài đồng ý chấp nhận việc thanh toán một phần trị giá bộ chứng từ, thanh toán viên thực hiện chuyển tiền, ký hậu vận đơn và tất toán L/C.
- Trường hợp Ngân hàng nước ngoài có ý chỉ dẫn khác thì thanh toán viên thực hiện theo chỉ dẫn đó.
Ngoài những tranh chấp kể trên Ngân hàng còn có thể gặp rắc rối trong trường hợp người mua yêu cầu BIDV phát hành bảo lãnh nhận hàng không có vận đơn hoặc ký hậu vận đơn để nhận hàng khi bộ chứng từ gốc chưa gửi về Ngân hàng.
Bên cạnh việc thanh toán hàng nhập khẩu, phòng thanh toán quốc tế Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam còn thực hiện thanh toán hàng xuất bằng L/C thông qua quy trình nghiệp vụ sau:
Trong quy trình này tranh chấp thường phát sinh từ bước 3, bước 4 và 5. Ở bước 3, công việc của BIDV khi nhận được yêu cầu thanh toán là phải kiểm tra sự phù hợp về bề mặt của các chứng từ với nhau. Bộ chứng từ có thể hợp lệ hoặc không nhưng tranh chấp chỉ xảy ra khi bộ chứng từ có những điểm không phù hợp với các điều khoản và điều kiện của L/C. Trường hợp này, thanh toán viên phải thông báo ngay cho khách hàng biết và chờ ý kiến chỉ thị của khách hàng. Nếu các bất đồng có thể sửa chữa được thì đề nghị khách hàng tu chỉnh ngay. Ngược lại, các bất đồng chứng từ khách hàng không thể sửa chữa được:
- Trường hợp đòi tiền bằng chứng từ: Ngân hàng yêu cầu khách hàng ký bảo lưu trên thông báo kiểm tra chứng từ.
- Trường hợp đòi tiền bằng điện: thanh toán viên lập điện 750 gửi Ngân hàng phát hành chờ ý kiến xử lý bộ chứng từ.
Còn nếu chứng từ xuất trình có bất đồng, mặc dù có thể sửa chữa được nhưng khách hàng không đồng ý với ý kiến của Ngân hàng thanh toán viên yêu cầu khách hàng phải ký bảo lưu và chịu trách nhiệm về những điểm không phù hợp đó.
Tranh chấp ở bước 4 là những tranh chấp về sự chậm trễ của BIDV trong việc gửi điện (do những lý do nào đó) hoặc do Ngân hàng phát hành từ chối thanh toán sau quá 7 ngày kể từ ngày điện đòi tiền, 15 ngày kể từ ngày gửi chứng từ (đòi tiền bằng thư). Trong trường hợp không nhận được báo có và ý kiến từ phía Ngân hàng phát hành, thanh toán viên xác minh lý do nước ngoài từ chối thanh toán đồng thời báo ngay cho khách hàng biết. Mặt khác phải điện phản đối ngay việc từ chối thanh toán của Ngân hàng nước ngoài nếu lý do từ chối không xác đáng và thông báo Ngân hàng phát hành không có quyền từ chối bộ chứng từ bất đồng.
Còn lại ở khâu cuối cùng, một số ít trường hợp xảy ra mâu thuẫn khi BIDV nhận được số tiền từ Ngân hàng nước ngoài gửi đến nhưng có sự chênh lệch bất hợp lý so với L/C. Ngay lập tức, BIDV cần điện yêu cầu làm rõ vấn đề này và nếu Ngân hàng nước ngoài chậm thanh toán thì căn cứ vào số tiền và thời gian chậm thanh toán thông báo cho Ngân hàng nước ngoài về trả lãi chậm trả. Trong những trường hợp như vậy phía Ngân hàng nước ngoài thường đưa ra những ý kiến để bảo vệ quyền lợi của mình. Nếu không có sự thống nhất trong cách giải quyết giữa hai Ngân hàng thì tranh chấp rất dễ xảy ra.
Ngoài những tranh chấp phát sinh trong quá trình trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thanh toán tín dụng, BIDV còn gặp phải những tình huống xảy ra trong quy trình thanh toán L/C giữa Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Trung ương với các chi nhánh. Với những chi nhánh đã tham gia thanh toán quốc tế trực tiếp như Hà Nội, Hải Phòng, Bình Định, Huế,... thì về cơ bản quy trình nghiệp vụ vẫn tuân thủ những quy chế chung. Những chi nhánh này phải hoàn toàn tự chủ và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, về tính hợp pháp của hồ sơ và an toàn thanh toán quốc tế tại chi nhánh. Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Trung ương thực hiện chức năng trung tâm chuyển điện và phối hợp chặt chẽ với các chi nhánh trong qúa trình kiểm tra và theo dõi hiệu lực của L/C. Tuy nhiên, khi có mâu thuẫn dẫn tới tranh chấp, nhiều khi các bên liên quan vẫn cố tình đổ lỗi và quy trách nhiệm cho Ngân hàng trung ương.