- Biên bản thanh lý TSCĐ
2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hiện tại Công ty đang sử dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ. Vì nó đơn giản, dễ làm và phù hợp với quy mô của công ty.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh .
Báo cáo thực tập tổng hợp Viện Kế toán - Kiểm toán
* Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái;
- Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 2.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Đối chiếu. kiểm tra: Theo trình tự trên, ta thấy:
- Hàng ngày, công ty căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán nhập các số liệu trên vào phần mềm kế toán. Các số liệu tự động cập nhật vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung sẽ tự cập nhật vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán
Phần mềm kế toán FAST
Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết
Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính Chứng từ kế toán
Báo cáo thực tập tổng hợp Viện Kế toán - Kiểm toán
phù hợp. Công ty có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết nên đồng thời với việc cập nhật trên sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được chuyển vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan qua phần mềm kế toán FAST công ty đang sử dụng.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm , nhân viên kế toán sẽ chiết xuất các số liệu trên Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh.
Các số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được tự động đối chiếu để kiểm tra tính khớp đúng. Sau đó, được dùng để kế toán lập các Báo cáo tài chính.
Các bảng cân đối phát sinh, Báo cáo tài chính này được in ra khi có yêu cầu của ban lãnh đạo hoặc khi kết thúc năm tài chính. Điều đó giúp ban lãnh đạo có cái nhìn đúng đắn về tình hình hoạt động của công ty và đưa ra các phương hướng hoạt động kinh doanh phù hợp.
Ví dụ: Đối với kế toán tiền lương tại Công ty cụ thể như sau:
• Đặc điểm kế toán tiền lương:
Con người là tài sản đáng giá nhất của mỗi công ty. Nên kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng hết sức được chú trọng tại công ty. Việc đưa ra một mức lương hợp lý cho mỗi công nhân viên không chỉ giúp mỗi cá nhân trang trải tốt cho cuộc sống, làm việc hết mình cho công ty mà còn giúp công ty giữ chân được những người có năng lực, đem lại sự phát triển lâu dài cho sự tồn tại và phát triển của công ty.
Cơ cấu lao động của công ty theo trình độ học vấn:
Công ty hiện có tổng số cán bộ công nhân viên là 30 người, trong đó: + Trình độ đại học và trên đại học : 6 người.
+ Trình độ cao đẳng : 7 người.
+ Cán bộ kỹ thuật trung cấp 2 người, các bộ phận khác là 15 người. + Công nhân sản xuất : 200 người.
Báo cáo thực tập tổng hợp Viện Kế toán - Kiểm toán
Thời gian lao động:
-Các nhân viên văn phòng làm việc 8h/ngày từ thứ 2 đến thứ 7.
-Công nhân sản xuất: làm việc cả tháng theo từng ca. Công nhân sẽ được 2 ngày nghỉ trong 1 tháng, tùy theo từng lựa chọn của mỗi người.
Hình thức trả lương tại công ty:
+ Trả lương theo tháng: hình thức này công ty áp dụng cho các nhân viên thực hiện các công tác quản lý hành chính, công việc văn phòng. Tùy theo trình độ học vấn: trung cấp, cao đẳng, đại học hay trên đại học, mỗi nhân viên sẽ có hệ số bậc lương khác nhau. Và nó phụ thuộc cả vào thời gian làm việc, cống hiến cho công ty.
Lương tháng = Lương + Phụ cấp (nếu có)
Các khoản phụ cấp: chi phí đi lại, chi phí đàm phán với khách hàng, làm thêm giờ....
+ Trả lương theo sản phẩm: đối với các công nhân sản xuất phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất sản phẩm, công ty tiến hành trả lương theo sản phẩm hoàn thành. Những công nhân không hoàn thành đúng chỉ tiêu sẽ phải chịu phạt, còn những công nhân hoàn thành vượt mức chỉ tiêu sẽ được thưởng theo từng cấp độ vượt mức.
Lương sản phẩm = Sản lượng sản phẩm * Đơn giá sản phẩm + thưởng (- phạt) Tất cả các công nhân viên trong công ty đều được công ty đăng kí bảo hiểm để đảm bảo quyền lợi của mỗi cá nhân trong thời gian làm việc tại công ty.
Năm 2014, công ty sử dụng tỷ lệ trích theo Nghị định 152/2006/NĐ- CP của Chính phủ.
Báo cáo thực tập tổng hợp Viện Kế toán - Kiểm toán động động BHXH 8 18 26 BHYT 1.5 3 4.5 KPCĐ - 2 2 BHTN 1 1 2 Tổng 10.5 24 34.5
Tuy nhiên, bắt đầu từ năm 2014, công ty sẽ thực hiện trích tỷ lệ mới theo quy định của nhà nước.
• Tài khoản sử dụng:
-TK 334: Lương phải trả công nhân viên -TK 338: Các khoản trích theo lương. + TK 3382: Kinh phí công đoàn. + TK 3383: Bảo hiểm xã hội. + TK 3384: Bảo hiểm y tế.
• Hệ thống chứng từ.
-Bảng chấm công (mẫu 01a- LĐTL).
-Bảng chấm công làm thêm giờ (mẫu 01b- LĐTL). -Bảng thanh toán tiền lương (mẫu 02- LĐTL). -Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu 03- LĐTL).
-Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (mẫu 06- LĐTL). -Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (mẫu 10- LĐTL).
• Quy trình ghi sổ tiền lương tại Công ty
Sơ đồ 2.9: Quy trình ghi sổ kế toán tiền lương.
Chứng từ gốc về lao
động và tiền lương.
Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 334, 338
Báo cáo thực tập tổng hợp Viện Kế toán - Kiểm toán
Ghi chú :
: Ghi hàng ngày : Đối chiếu kiểm tra.
- Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, khi có phát sinh liên quan đến lao động và tiền lương. Từ chứng từ gốc, kế toán sẽ nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Sau đó, số liệu tự cập nhật vào sổ Nhật ký chung và sổ Cái TK 334,338. Đồng thời cập nhật trên sổ chi tiết TK 334, 338 và bảng tổng hợp chi tiết tiền lương. Các số liệu trên sẽ được chiết xuất để vào bảng cân đối phát sinh và Báo cáo tài chính khi kết thúc kỳ kế toán. Số liệu trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết tiền lương số phát sinh ( được lập từ sổ chi tiết ) được tự động đối chiếu để kiểm tra tính khớp đúng.