Bên cạnh việc củng cố, phát triển hệ thống tra cứu tin truyền thống thƣ viện cần tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin để hoàn thiện bộ máy tra cứu tin hiện đại . Mục tiêu quan trọng nhất trong hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin hiện đại là ứng dụng tối đa lợi ích của phần mềm quản trị thƣ viện
50
tích hợp Libol, để khai thác tài nguồn thông tin thông qua mục lục truy nhập công cộng trực tuyến (OPAC). Để làm đƣợc điều đó trong thời gian tới Thƣ viện cần:
Hoàn thiện CSDL
CSDL của Thƣ viện còn rất ít so với số lƣợng đấu sách có trong Thƣ viện vì thế tổ chức xây dựng CSDL là điều cần thiết trong thời gian tới. Muốn xây dựng đƣợc CSDL thì:
- Cần phải có kế hoạch phân công lao động khoa học hợp lí.
- Tăng cƣờng thêm cán bộ thƣ viện có chuyên môn vào xử lý nghiệp vụ. - Có biện pháp khuyến khích, động viên về tinh thần và vật chất tạo tiền đề cho cán bộ làm tốt công tác xây dựng CSDL cũng nhƣ công tác xử lý tài liệu.
- Cử một cán bộ có năng lực, thành thạo chuyên môn đảm đƣơng nhiệm vụ hiệu đính các biểu ghi thƣ mục, đồng thời làm công tác rà soát lại lỗi chính tả, lỗi về cách nhập máy khi tổ chức tạo CSDL toàn văn.
- Nâng cao chất lƣợng các khâu xử lý tài liệu và nhập dữ liệu để hạn chế sai sót.
- Khi tài liệu mới về cần xử lý nhanh, đƣa lên CSDL thƣ mục phục vụ nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả nhu cầu sử dụng ngƣời dùng tin.
- Xây dựng CSDL dữ kiện .
- Tạo đƣờng dẫn liên kết để ngƣời dùng tin có thể sử dụng trực tiếp nguồn điện tử tại CSDL toàn văn.
- Tiếp tục bổ sung, xây dựng CSDL thƣ mục, CSDL toàn văn để nguồn tài nguyên số của thƣ viện ngày càng phong phú.
- Trong tƣơng lai gần phải chuyển tất cả đầu sách sạng dạng CSDL toàn văn để bạn đọc có thể đọc trực tiếp trên máy tính.
51
- Thƣ viện cần xây dựng thêm các bản tin thông báo cụ thể về số lƣợng tài liệu có trong Thƣ viện.
- Có thể cho các bài giảng hƣớng dẫn sử dụng Thƣ viện cập nhật thƣờng xuyên trên trang chủ của trƣờng.
- Xây dựng các đƣờng link dẫn tới các tài liệu để bạn đọc có thể truy cập đƣợc tài liệu một cách đơn giản, dễ dàng hơn.
- Thông báo cho bạn đọc các thông tin về Thƣ viện và đặc biệt là quảng bá các sản phẩm, dịch vụ thông tin - Thƣ viện, liên kết các Thƣ viện trong và ngoài nƣớc, truy cập tới các nguồn tin điện tử.
3.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ thư viện và đào tạo người dùng tin
Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ thư viện
Yếu tố con ngƣời là yếu tố quan trọng và chủ đạo quyết định đến sự thành công hay thất bại của sự nghiệp Thƣ viện. Ngƣời cán bộ thƣ viện là linh hồn của sự nghiệp Thƣ viện gắn liền với các hoạt động của Thƣ viện. Họ đóng vai trò là một chủ thể không thể thiếu trong công tác chuyên môn nghiệp vụ. Vì thế, đánh giá chất lƣợng hoạt động của Thƣ viện chính là đánh giá trình độ nghiệp vụ, khả năng thích ứng với tất cả các công việc.Do vậy, để xây dựng đƣợc một hệ thống hoạt động tra cứu tin hoàn chỉnh tại Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2 rất cần một đội ngũ cán bộ có trình độ chuẩn, có năng lực kĩ thuật chuyên môn, cần có lòng yêu nghề, nhiệt huyết với công việc, có động cơ phấn đấu về sự phát triển của đơn vị. Sự thay đổi về tính chất hoạt động của Thƣ viện đã làm thay đổi vai trò của cán bộ thƣ viện: Từ ngƣời giữ sách thụ động sang ngƣời cán bộ Thƣ viện chủ động lƣu giữ tri thức, cung cấp thông tin. Vai trò của ngƣời cán bộ đang có sự thay đổi lên một tầm cao mới. Chính vì thế cần phải nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ của Thƣ viện. Để làm đƣợc điều này Thƣ viện cần :
52
- Thƣ viện cần tăng cƣờng cán bộ tham gia học tập các lớp bồi dƣỡng, đào tạo kĩ năng nghiệp vụ chuyên môn. Thƣờng xuyên cho cán bộ đi tham dự các hội nghị hội thảo khoa học để học hỏi kinh nghiệm từ thƣ viện khác.
- Thƣờng xuyên tổ chức kiểm tra các kỹ năng trong việc sử dụng máy tính, tin học để phục vụ cho quá trình xử lý nghiệp vụ sau này.
Nhằm chuẩn hoá đội ngũ cán bộ ngay trong thời gian đầu thƣ viên cần đƣa ra các tiêu chuẩn tuyển ngƣời nhƣ:
- Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, hiểu biết các ngành khoa học, nắm bắt các khoa học mới.
- Có trình độ tin học và ngoại ngữ đảm bảo cho công tác nghiệp vụ. - Có khả năng xử lí thông tin, biết sử dụng và khai thác có hiệu quả phần mềm tích hợp Thƣ viện Libol
- Sử dụng thành thạo các phƣơng tiện kĩ thuật hiện đại (đặc biệt là máy vi tính) hỗ trợ công tác Thƣ viện.
- Có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, có tinh thần học hỏi, tuân thủ theo ý kiến của cấp trên, thẳng thắn chỉ ra lỗi sai và hỗ trợ việc khắc phục lỗi sai đó.
- Biết phân tích đánh giá nhu cầu tin, từ đó đƣa ra các biện pháp thích hợp để thu hút đông đảo bạn đọc.
Đào tạo người dùng tin
Bên cạnh việc nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ thì thƣ viện cần phải chú trọng tới việc đào tạo ngƣời dùng tin. Thƣ viện có phát huy đƣợc vai trò của mình hay không một phần phụ thuộc vào việc đào tạo ngƣời dùng tin. Có hiểu biết về bộ máy tra cứu của thƣ viện thì họ mới có thể khai thác đƣợc tối đa nguồn tài nguyên chứa trong đó. Đào tạo ngƣời dùng tin hiểu về bản chất hoạt động Thƣ viện, bản chất của bộ máy tra cứu thông tin. Để làm đƣợc điều này Thƣ viện cần:
53
- Mở thêm các lớp hƣớng dẫn sử dụng Thƣ viện, sử dụng bộ máy tra cứu tin giúp họ có hiểu biết chung về cơ chế hoạt động của Thƣ viện.
- Chèn các hình ảnh, âm thanh vàobài giảng để mô phỏng trực tiếp cách tra tìm tài liệu điều đó sẽ giúp bạn đọc dễ hình dung và không gây nhàm chán trong khi học
- Thiết kế các bài giảng mà nội dung phản ánh đƣợc :
+ Các bƣớc tìm tin bằng bộ máy tra cứu tin truyền thống và bộ máy tra cứu tin hiện đại.
+ Giới thiệu hệ thống các phòng và cáh thức mƣợn sách các phòng đó nhƣ thế nào.
+ Hƣớng dẫn tìm tài liệu trên các CSDL sách, báo, tạp chí …thông qua các điểm truy nhập thông tin theo mô tả hình thức và nội dung tài liệu
- Tổ chức các buổi trao đổi, tọa đàm giữa lãnh đạo Thƣ viện với ngƣời dùng tin. Qua đó, giải đáp thắc mắc, hỗ trợ ngƣời sử dụng tối đa tiện ích của Thƣ viện.
- Đăng các bài viết hƣớng dẫn sử dụng Thƣ viện, tra cứu và khai thác thông tin trên website của Thƣ viện.
- Tăng cƣờng tổ chức các buổi triển lãm sách nói về vai trò của thƣ viện và sách hƣớng dẫn ngƣời dùng tin sử dụng Thƣ viện.
- Đào tạo ngƣời dùng tin phải đƣợc diễn ra thƣờng xuyên, liên tục, kịp thời. Việc đào tạo ngƣời dùng tin không phải chỉ do một cán bộ đảm nhận mà nó còn là nhiệm vụ của tất cả cán bộ Thƣ viện với mục đích cuối cùng là đào tạo ngƣời dùng tin giúp họ khai thác tối đa giá trị nguồn tài liệu có trong Thƣ viện.
Việc đào tạo ngƣời dùng tin sẽ tạo điều kiện lớn trong việc phát huy vai trò vốn có của Thƣ viện
54
3.3 Tăng cƣờng hoạt động hợp tác trao đổi giữa các thƣ viện
Ngày nay, xu thế hợp tác, trao đổi thông tin về công tác hoạt động, nguồn lực thông tin diễn ra mạnh mẽ và trở thành tính tất yếu của xã hội thông tin. Việc mở rộng quan hệ hợp tác giúp cho các Thƣ viện chia sẻ nguồn lực thông tin mà mình đang có, và đồng thời bổ sung vào Thƣ viện của mình thêm nhiều thông tin có giá trị. Bên cạnh đó, việc trao đổi lại giúp Thƣ viện học hỏi đƣợc các kinh nghiệm quản lí, tổ chức của các đơn vị khác, là điều kiện để phát huy những ƣu điểm, khắc phục những nhƣợc điểm của Thƣ viện mình.
Trong lĩnh vực này, Thƣ viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 có đạt đƣợc những thành công đáng kể. Thƣ viện trƣờng đang tích cực đẩy mạnh quan hệ hợp tác với Thƣ viện các trƣờng đại học khác, trao đổi nhiều thông tin giá trị, cán bộ Thƣ viện có thêm kinh nghiệm về việc tổ chức, nghiệp vụ Thƣ viện.
Tuy nhiên, vẫn còn những tồn đọng và cũng xảy ra những khó khăn nan giải chƣa có cách khắc phục. Vì vậy, cần tích cực hơn nữa trong hoạt động hợp tác trao đổi giữa các Thƣ viện. Thƣ viện nên tăng cƣờng mở rộng hợp tác, liên kết với nhiều Thƣ viện các trƣờng đại học không chỉ ở trong tỉnh mà còn ở ngoài tỉnh. Tích cực trao đổi thông tin trên phạm vi cả nƣớc và Quốc tế, chia sẻ và tiếp thu những thông tin có giá trị ở mọi lĩnh vực. Mở các cuộc giao lƣu giữa các cán bộ Thƣ viện để trao đổi, học hỏi nhiều kinh nghiệm.
3.4 Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tra cứu Thƣ viện
Trong thời đại phát triển khoa học công nghệ thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Thƣ viện ngày càng trở nên quan trọng, nếu nhƣ Thƣ viện không bắt nhịp đƣợc sự thay đổi này sẽ trở nên tụt hậu so với thời đại. Vì thế để luôn làm mới mình và thu hút dông đảo bạn đọc, Thƣ viện cần có chiến lƣợc áp dụng công nghệ thông tin phù hợp.
Tuy hệ thống tra cứu tin hiện đại đã đƣợc tổ chức một cách hợp lí, khoa học tạo điều kiện cho ngƣời dùng tin có thể tra cứu trực tiếp trên máy tính
55
nhƣng CSDL đƣợc xây dựng trên hệ thống mạng LAN. Tra cứu cục bộ nên ngƣời dùng tin nhất thiết phải tới Thƣ viện mới có thể tiếp cận hệ thống tra cứu hiện đại trên CSDL của Thƣ viện. Vì thế việc thiết lập tra cứu trên internet là điều cần thiết: bạn đọc có thể tra cứu tài liệu tại nhà, hoặc bất kì máy tính nào có kết nối mạng internet sau đó mang kết quả tới Thƣ viện để tìm tài liệu tránh đƣợc tình trạng ùn tắc khi chờ máy tra cứu.
Hiện nay Thƣ viện đang sử dụng phân hệ tra cứu OPAC ( Libol 5.5 ), mặc dù đã đạt đƣợc những kết quả đáng kể trong việc giúp bạn đọc tra cứu nhƣng vẫn còn một số những tồn tại nhất định cần phải khắc phục:
- Phân hệ OPAC chƣa đƣợc ngƣời dùng tin khai thác một cách tích cực và hiệu quả ( vì một số trƣờng hợp ngƣời dùng tin đến Thƣ viện tra cứu không biết cách tra cứu và giới hạn các trƣờng trong tra cứu.
- Ngƣời dùng tin chƣa thể tiếp cận với Thƣ viện.
- Kênh thông tin liên lạc giữa Thƣ viện và ngƣời dùng tin qua thƣ điện tử chƣa dƣợc sử dụng mặc dù phần mềm cung cấp khả năng này và ngƣời dùng tin cùng có hòm thƣ điện tử => Thƣ viện phải lập kênh thông tin qua thƣ điện tử đến ngƣời dùng tin vì mỗi sinh viên đều có một tài khoản để có thể truy cập các thông tin liên quan đến bản thảo.
=> Phải đƣa nguồn tin của Thƣ viện lên mạng Internet để ngƣời dùng tin có thể tra cứu và truy cập từ xa. Đây là việc làm khả thi vì lợi thế của nhà trƣờng là có trung tâm khoa học à thiết bị kĩ thuật.
Ngoài ra thƣ viện nên ứng dụng công nghệ thông tin vào việc phát triển thêm CSDL đáp ứng đƣợc yêu cầu của đông đảo bạn đọc.
3.5 Tăng cƣờng cơ sở vật chất và trang thiết bị
Để đảm bảo tuổi thọ cho tài liệu và đáp ứng hiệu quả nhu cầu tra tìm của bạn đọc Thƣ viện cần tăng cƣờng xây dựng cơ sở vật chất trang thiết bị. Hiện nay Thƣ viện vẫn duy trì phục vụ ở hai nơi điều đó gây bất tiện đối với việc tra tìm của bạn đọc, hơn nũa trụ sở trang thiết bị nhà 10 không đảm bảo,
56
các giá sách đa số bị han,gỉ. Chính điều đó đã làm ảnh hƣởng trực tiếp tới quá trình tìm tin của bạn đọc. Do đó, Thƣ viện cần:
- Thống nhất trụ sở làm việc của Thƣ viện. - Thay toàn bộ giá sách không thể sử dụng đƣợc. - Tăng cƣờng hệ thống máy tính phục vụ việc tra cứu.
- Mở rộng diện tích các phòng để tạo không gian thoáng mát và chỗ ngồi cho bạn đọc.
- Cần đầu tƣ thêm hệ thống kiểm soát tài liệu nhƣ: camera, cổng từ, thiết bị đọc thẻ từ,..
- Nâng cấp và bổ sung các trang web, bổ sung module tra cứu OPAC. - Trang bị thêm một số giá để bảo quản đĩa CD - ROM
- Trang bị máy chủ cho Thƣ viện để có thể nhanh chóng khắc phục sự cố khi xảy ra và Thƣ viện có thể chủ động vận hành.
- Trang bị hệ thống an ninh mạng, nâng cấp đƣờng truyền online để đảm bảo chất lƣợng truy cập nhanh.
- Vận dụng trang web riêng cho Thƣ viện, tạo cổng kết nối giữa Thƣ viện với bên ngoài = > để ngƣời dùng tin dễ dàng tiếp cận với sản phẩm và dịch vụ thông tin - Thƣ viện.
- Cần có các phƣơng tiện, thiết bị phục vụ số hóa: máy scaner, phần mềm số hóa tài liệu,..., phƣơng tiện vận chuyển tài liệu.
- Trang bị thêm các máy hút bụi, hút ẩm, quạt thông gió, điều hòa,...
3.6 Tăng cƣờng nguồn lực thông tin
Vốn tài liệu là tài sản quý giá của thƣ viện, là tiền đề để thƣ viện phát huy vai trò vốn có của mình. Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2 muốn phát huy đƣợc vai trò đó cần phải tăng cƣờng phát triển nguồn thực thông tin. Để làm đƣợc điều đó thƣ viện cần :
57
- Thƣờng xuyên khảo sát nhu cầu của bạn đọc để kịp thời phát hiện đƣợc tài liệu nào mà bạn đọc cần từ đó có kế hoạch bổ sung phù hợp
- Cập nhật và bổ sung kịp thời những tài liệu có giá trị cao phù hợp với ngành học mà nhà trƣờng đào tạo
- Bên cạnh việc bổ sung tài liệu dạng sách cần bổ sung thêm các dạng tài liệu điện tử.
- Bổ sung các CSDL thƣ mục, CSDL toàn văn để làm phong phú vốn tài liệu của thƣ viện.
- Xây dựng dự án kêu gọi nguồn đầu tƣ của các cơ quan trong và ngoài nƣớc. - Liên kết phối hợp, chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan thông tin - Thƣ viện có cùng chức năng, nhiệm vụ, diện bổ sung bằng cách:
+ Phát triển phƣơng thức mƣợn liên Thƣ viện.
+ Kết hợp xây dựng các CSDL dùng chung cho các Thƣ viện để tiết kiệm ngân sách.
+ Tăng cƣờng nguồn lực thông tin theo hƣớng chú trọng phát triển nguồn tin điện tử.
- Bên cạnh việc củng cố, tăng cƣờng vốn tài liệu có chất lƣợng cao, cần thanh lí các tài liệu không còn phù hợp.
- Đảm bảo cơ cấu tài liệu hợp lý.
- Cần lƣu ý thu thập và bổ sung nguồn tài liệu "xám"
- Thƣ viện cần xây dựng các liên kết đến các nguồn tài liệu trên Internet một cách có chọn lọc và tổ chức xử lý kĩ lƣỡng có hiệu quả nhằm đảm bảo phục vụ cho ngƣời dùng tin đạt hiệu quả cao nhất.