II. Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp than
4. Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu
4.1. Thủ tục nhập kho
Tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép về nguyên vật liệu do nhà nước ban hành.
Tại Xí nghiệp than 917, nguyên vật liệu của xí nghiệp chủ yếu là nguyên vật liệu mua ngoài do phòng vật tư mua. Khi nguyên vật liệu về đến Xí nghiệp nếu nhập kho đều phải được hội đồng kiểm nhập của Xí nghiệp được tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng, quy cách, đơn giá, nguồn thu mua và tiến độ
thực hiện hợp đồng và còn phảI kèm theo hợp đồng mua hàng (hoá đơn GTGT)
Phiếu nhập kho ( Xem phụ lục số 16,17,18) được chia làm 3 liên với đầy
đủ các chữ ký:
-Một liên giao cho thủ kho để nhập nguyên vật liệu vào thẻ kho. (Xem phụ lục số 23)
-Một liên giao cho phòng kế toán giữ và lưu lại.
-Một liên giao cho người đi mua gửi cùng hoá đơn bán hàng và gửi cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán.
4.2. Thủ tục xuất kho
Đơn vị sử dụng vật tư phải có phiếu lĩnh vật tư để yêu cầu cung cấp chủng loại vật tư- số lượng, phiếu này được ký duyệt của cơ quản lý về kỹ thuật vật tư và phòng CơĐiện Vận tải, báo cáo Giám đốc duyệt.
Người lĩnh mang phiếu được duyệt đến kho lĩnh vật tư, khi lĩnh thủ kho xem phiếu cấp hàng nếu thấy đủ đúng điều kiện cấp phát ký vào phiếu xuất kho, người lính vật tư ký xác nhận.Tuỳ vào mục đích của việc xuất kho nguyên vật liệu mà kế toán ghi theo mẫu quy định.
Phiếu xuất kho ( Xem phụ lục số 20,21,22)được chia làm 3 liên: - Một liên lưu gốc
- Một liên mang xuống phân xưởng đưa thủ kho - Một liên gắn vào bảng kê xuất vật tư cuối tháng