I. Doanh nghiệp phải nắm bắt thông tin về kiểm soát chi phí khi ra
3. Xây dựng trung tâm quản lý chi phí cho các bộ phận trong doanh nghiệp
phí duy nhất cho dù nó phát sinh ở phòng giám đốc hay là phòng bảo vệ.
Bằng cách kết hợp mã chi phí của từng bộ phận và mã số của từng loại chi phí doanh nghiệp sẽ xác định được đã chi hết bao nhiêu cho một khoản mục chi phí cụ thể nào đó tại một bộ phận bất kỳ và cứ như vậy sẽ kiểm soát được toàn bộ chi phí phát sinh trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên một hệ thống mã chi phí chỉ có ý nghĩa khi mọi người trong doanh nghiệp đều mô tả giống nhau về mỗi loại chi phí phát sinh. Những thông tin về chi phí cần đơn giản và phân tích dễ dàng. Đó là cơ sở để doanh nghiệp quyết định cách sử dụng tốt nhất nguồn lực của doanh nghiệp.
3. Xây dựng trung tâm quản lý chi phí cho các bộ phận trong doanh nghiệp. doanh nghiệp.
Trước hết chúng ta cần hiểu rằng trung tâm quản lý chi phí là điểm tập hợp các chi phí. Nơi mà chúng ta xác định, tập hợp chi phí và sau đó gắn với một đơn vị tính phí “Điểm” ở đây có thể là một phòng ban, một nơi làm việc, một dây chuyền máy, thậm chí một người chẳng hạn như nhân viên bán hàng... Việc phân chia chi phí ra nhiều trung tâm quản lý sẽ có những thuận lợi nhất định; cho phép thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn; cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. Và người quản lý trung tâm quản lý chi phí sẽ được cung cấp một khoản ngân sách, thông qua đó họ sẽ kiểm soát được chi phí.
Từ việc xác định chi phí như trên sẽ giúp nhà quản lý xác định được hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp cũng như kiểm soát chi tiêu từng phòng ban, tổ, nhóm.
Việc thành lập trung tâm quản lý chi phí không có nghĩa là doanh nghiệp phải lấy toàn bộ các bộ phận làm trung tâm, mà chỉ khi nào muốn tính và kiểm soát chi phí hoạt động ở một “ Điểm” nào đó trong doanh nghiệp thì nhà quản lý mới nên thành lập trung tâm quản lý chi phí, và người chiẹu trách nhiệm cuối cùng vẫn là những nhà quản lý, chủ doanh nghiệp. Ví dụ muốn kiểm soát chi phí mua nguyên vật liệu thông qua bộ phận nhận hàng, thì bộ
phận này sẽ trở thành trung tâm quản lý chi phí. Tuỳ theo mục đích quản lý chi phí mà doanh nghiệp có thể lựa chọn những bộ phận liên quan và quan trọng nhất làm trung tâm quản lý chi phí. Do đó, trước khi thành lập trung tâm quản lý chi phí, các nhà quản lý cần hiểu rõ vai trò từng bộ phận trong doanh nghiệp.