nguyên tắc công tác chỉnh lý TL
1 Khái niệm2 Mục đích 2 Mục đích 3 Yêu cầu
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
47
1. Khái niệm
• Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại TL trong phông theo 1 phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới những hồ sơ; XĐGTTL; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối TL đưa ra chỉnh lý.
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 48 2. Mục đích • Tổ chức sắp xếp TL đưa ra chỉnh lý 1 cách khoa học.
• Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng TL.
• Loại ra những TL hết giá trị để tiêu huỷ => góp phần tiết kiệm được kho tàng và các phương tiện bảo quản TL.
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
49
3. Yêu cầu
Sau khi chỉnh lý, TL phải đạt được yêu cầu sau: • Được phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh (đảm
bảo được mối liên hệ tự nhiên của tài liệu).
• Đối với LTHH: xác định THBQ cho hồ sơ, tài liệu • Đối với LTLS: xác định TL cần bảo quản VV và
TL hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ. • Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu
• Lập MLHS tài liệu (đáp ứng nhu cầu tra tìm nhanh chóng, chính xác)
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
50
4. Nguyên tắc
• Không phân tán phông, phải chỉnh lý TL theo phông.
• Tài liệu khi p/loại, lập hồ sơ phải đảm bảo sự hình thành tự nhiên của TL.
• Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các h/động của CQ, TC; phải phản ánh được mối liên hệ logíc và lịch sử của TL.
TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997
51