2.1.1.1 Mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán
Để có nguyên vật liệu thích hợp với khối lượng, cơ cấu và đúng thời gian yêu cầu, dựa vào mối quan hệ kinh doanh sẵn có hoặc thông qua chào hàng của các hãng sản xuất – kinh doanh, Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ sau khi khảo sát, điều tra, thăm dò và đánh giá chất lượng và đơn giá sản phẩm đã lập đơn hàng và đặt hàng với các đơn vị đã được lựa chọn. Đơn đặt hàng là yêu cầu cụ thể mặt hàng mà Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ cần mua và thời gian cần nhập hàng của doanh nghiệp.
Đơn đặt hàng là các yêu cầu cụ thể mặt hàng về tên hàng, ký mã hiệu, nhãn hiệu, quy cách, cỡ loại, mầu sắc... số lượng, trọng lượng theo đơn vị tính (hiện vật, giá trị); theo tiêu chuẩn kỹ thuật nguyên vật, chất lượng, bao bì, giá cả, thời gian giao hàng... mà Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ lập và gửi cho người bán (nhà sản xuất kinh doanh hoặc doanh nghiệp thương mại khác) để phân biệt với mặt hàng khác. Nếu cùng nhóm mặt hàng có nhiều quy cách, cỡ loại khác nhau thì có thể lập thành bản kê chi tiết từng danh điểm mặt hàng với số lượng và thời gian giao hàng tương ứng.
Khi lập đơn hàng cần phải quán triệt các yêu cầu sau đây:
- Lựa chọn nguyên vật liệu và đặt mua loại hàng phù hợp với nhu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, mầu sắc,... và thời gian bản xứ.
- Phải nắm vững khả năng nguyên vật liệu đã có được có thể mua được ở doanh nghiệp thương mại.
- Phải tìm hiểu kỹ đối tác về lượng nguyên vật liệu, trình độ tiên tiến, công nghệ chế tạo nguyên vật liệu, giá thành và giá bán của đối tác và khai thác đến mức cao nhất khả năng đáp ứng của đơn vị nguồn hàng.
- Phải yêu cầu chính xác số lượng, chất lượng của từng điểm nguyên và thời gian giao hàng bởi vì mọi sai sót về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, màu sắc... đều dẫn đến tình trạng thừa thiếu, ứ đọng, chậm tiêu thụ và việc khắc phục nó phải mất thời gian và phải chi phí tốn kém.
Đơn đặt hàng thường là một căn cứ để ký kết vào hợp đồng mua bán hàng hóa. Đối với loại nguyên vật liệu có nhiều quy cách, cỡ loại, mầu sắc khác nhau thì đơn đặt hàng là bản liệt kê theo danh điểm mặt hàng và được kèm với hợp đồng kinh tế như bản phụ lục hợp đồng để hai bên ký kết và thực hiện việc giao nhận hàng hóa.
Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa là một hình thức chủ động, có kế hoạch trong việc tạo nguồn nguyên vật liệu của doanh nghiệp sản xuất . Nó bảo đảm sự ổn định , chắc chắn cho cả người sản xuất (nguồn sản xuất) và cả đơn vị kinh doanh. Nó là hình thức mua bán có sự chuẩn bị trước, một hình thức văn minh , khoa học. Vì vậy, doanh nghiệp sản xuất cần quan tâm, theo dõi, kiểm tra, giúp đỡ và hợp tác chặt chẽ với các đơn vị nguồn hàng để thực hiện đúng đơn hàng và hợp đồng mua bán đã ký kết.
2.1.1.2. Mua hàng không theo hợp đồng mua bán
Trong quá trình kinh doanh, tìm hiểu thị trường và khảo sát thị trường nguồn hàng, có những loại nguyên vật liệu mà Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ thấy có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, giá cả phải chăng, Công ty có thể mua hàng không theo hợp đồng mua bán ký trước. Mua nguyên vật liệu theo hình thức mua bán đứt đoạn, mua bằng quan
hệ hàng – tiền hoặc trao đổi hàng – hàng. Đây là hình thức mua bán trên thị trường, không có kế hoạch trước, mua không thường xuyên, thấy rẻ thì mua... Với hình thức mua hàng này, người mua phải có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ mua hàng thông thạo, phải có kinh nghiệm và phải đặc biệt chú ý kiểm tra kỹ mặt hàng về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, mầu sắc, kỳ hạn sử dụng, phụ tùng... để đảm bảo hàng mua về có thể bán được.
Bảng 2.1 thể hiện sự phân loại những nguyên vật liệu được mua theo đơn đặt hàng và những nguyên vật liệu không mua theo đơn đặt hàng
Bảng 2.1. Những loại nguyên vật liệu cần mua
Mua theo đơn đặt hàng Mua không theo đơn đặt hàng
- Vải 65/35 cài chun 100% - Vải nỉ cào bông 1 mặt
- Vải 65/35 co giãn cài sợi valex - Vải PC-30 - Vải PC-28 - Bozip các loại - Vải thô - Vải khaki - Chun các cỡ (0.6cm, 0.8cm, 2cm, 4cm, 5cm)
- Dây polyester các loại (dây dệt, dây tròn, dây thể thao)
- Dây co giãn, dây lõi viền
- Mác dệt NAMMY, mác dệt in cỡ - Mác lụa NAMMY - Thẻ bài các loại - Túi PP đóng hàng - Cúc các loại (1 lỗ, 2 lỗ, 4 lỗ) + các cỡ (1.1cm, 1.5cm, 2cm)
- Vải lanh hoa - Ren chun 2cm - Ren thô 3,7cm - Mác giấy 1cm - Chỉ - Dây buộc hàng - Bao tải đóng hàng - Băng dính - Ôzê, Đệm nhựa - Đạn nhựa treo + bắn - Mác số dán - Mex các loại -
