Do đặc điểm của ngành may mặc, sản xuất gia công và theo thời vị nên trong quá trình sản xuất cần phải làm giãn cà và làm thêm giờ nên công tác thi đua khen thưởng luôn được đổi mới để kích thích tinh thần làm việc của công nhân. Ngoài hình thức động viên bằng tinh thần thì công ty còn tăng cường thực hiện khen thưởng bằng vật chất, vì vậy công nhân lao động thường làm việc với tinh thần hăng say nhất.
Ngoài ra công ty còn có tổ chức hoạt động tham quan nghỉ mát, khám sức khỏe định kỳ cho người lao động, nâng cao chất lượng bữa ăn ca cho công nhân.
Công ty đã cố gắng tạo công ăn việc làm và duy trì mức lương cho người công nhân thể hiện qua bảng 1.11 sau:
Bảng 1.11: Thu nhập bình quân cho người lao động (2009-2012)
Đơn vị tính: VNĐ/người
STT Chỉ tiêu 2009 2010 2011 2012
1 Cán bộ quản lý
(lương khoán) 2.700.000 3.000.000 3.500.000 3.700.000 2 Công nhân sản xuất
(lương sản phẩm) 1.800.000 2.000.000 2.500.000 2.600.000
(Nguồn: Phòng kế toán NAM MY TCT CO., LTD)
Nhận xét:
- Qua bảng trên cho ta thấy thu nhập bình quân của người lao động trong công ty đã được tăng lên đáng kể. Đời sống công nhân ngày càng được gia tăng do mức lương công nhân tăng lên: thu nhập bình quân/người năm 2009 là 2.100.000VNĐ/ tháng; năm 2010 là 2.400.000VNĐ/ tháng; năm 2011 là 2.800.000VNĐ/ tháng.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC MUA NGUYÊN VẬT LIỆU ĐẦU VÀO CHO SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY TNHH HỢP TÁC TM
& XNK CÔNG NGHỆ NAM MỸ 2.1. Các hình thức mua nguyên vật liệu
Trong thời gian vừa qua, Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ thường mua hàng theo nhu cầu tức là công ty tiến hành mua hàng theo nhu cầu đặt hàng của khách hàng hoặc nhu cầu bán ra của mình. Để có được quyết định mua trong từng lần, công ty thường căn cứ vào diễn biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế.
Lượng NVL cần = Lượng NVL dự kiến + Tồn đầu kỳ + Tồn cuối kỳ Số vòng chu chuyển NVL dự kiến
2.1.1. Mua hàng trực tiếp
2.1.1.1 Mua theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán
Để có nguyên vật liệu thích hợp với khối lượng, cơ cấu và đúng thời gian yêu cầu, dựa vào mối quan hệ kinh doanh sẵn có hoặc thông qua chào hàng của các hãng sản xuất – kinh doanh, Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ sau khi khảo sát, điều tra, thăm dò và đánh giá chất lượng và đơn giá sản phẩm đã lập đơn hàng và đặt hàng với các đơn vị đã được lựa chọn. Đơn đặt hàng là yêu cầu cụ thể mặt hàng mà Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ cần mua và thời gian cần nhập hàng của doanh nghiệp.
Đơn đặt hàng là các yêu cầu cụ thể mặt hàng về tên hàng, ký mã hiệu, nhãn hiệu, quy cách, cỡ loại, mầu sắc... số lượng, trọng lượng theo đơn vị tính (hiện vật, giá trị); theo tiêu chuẩn kỹ thuật nguyên vật, chất lượng, bao bì, giá cả, thời gian giao hàng... mà Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ lập và gửi cho người bán (nhà sản xuất kinh doanh hoặc doanh nghiệp thương mại khác) để phân biệt với mặt hàng khác. Nếu cùng nhóm mặt hàng có nhiều quy cách, cỡ loại khác nhau thì có thể lập thành bản kê chi tiết từng danh điểm mặt hàng với số lượng và thời gian giao hàng tương ứng.
Khi lập đơn hàng cần phải quán triệt các yêu cầu sau đây:
- Lựa chọn nguyên vật liệu và đặt mua loại hàng phù hợp với nhu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, mầu sắc,... và thời gian bản xứ.
- Phải nắm vững khả năng nguyên vật liệu đã có được có thể mua được ở doanh nghiệp thương mại.
- Phải tìm hiểu kỹ đối tác về lượng nguyên vật liệu, trình độ tiên tiến, công nghệ chế tạo nguyên vật liệu, giá thành và giá bán của đối tác và khai thác đến mức cao nhất khả năng đáp ứng của đơn vị nguồn hàng.
- Phải yêu cầu chính xác số lượng, chất lượng của từng điểm nguyên và thời gian giao hàng bởi vì mọi sai sót về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, màu sắc... đều dẫn đến tình trạng thừa thiếu, ứ đọng, chậm tiêu thụ và việc khắc phục nó phải mất thời gian và phải chi phí tốn kém.
Đơn đặt hàng thường là một căn cứ để ký kết vào hợp đồng mua bán hàng hóa. Đối với loại nguyên vật liệu có nhiều quy cách, cỡ loại, mầu sắc khác nhau thì đơn đặt hàng là bản liệt kê theo danh điểm mặt hàng và được kèm với hợp đồng kinh tế như bản phụ lục hợp đồng để hai bên ký kết và thực hiện việc giao nhận hàng hóa.
Mua hàng theo đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán hàng hóa là một hình thức chủ động, có kế hoạch trong việc tạo nguồn nguyên vật liệu của doanh nghiệp sản xuất . Nó bảo đảm sự ổn định , chắc chắn cho cả người sản xuất (nguồn sản xuất) và cả đơn vị kinh doanh. Nó là hình thức mua bán có sự chuẩn bị trước, một hình thức văn minh , khoa học. Vì vậy, doanh nghiệp sản xuất cần quan tâm, theo dõi, kiểm tra, giúp đỡ và hợp tác chặt chẽ với các đơn vị nguồn hàng để thực hiện đúng đơn hàng và hợp đồng mua bán đã ký kết.
2.1.1.2. Mua hàng không theo hợp đồng mua bán
Trong quá trình kinh doanh, tìm hiểu thị trường và khảo sát thị trường nguồn hàng, có những loại nguyên vật liệu mà Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ thấy có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, giá cả phải chăng, Công ty có thể mua hàng không theo hợp đồng mua bán ký trước. Mua nguyên vật liệu theo hình thức mua bán đứt đoạn, mua bằng quan
hệ hàng – tiền hoặc trao đổi hàng – hàng. Đây là hình thức mua bán trên thị trường, không có kế hoạch trước, mua không thường xuyên, thấy rẻ thì mua... Với hình thức mua hàng này, người mua phải có trình độ kỹ thuật nghiệp vụ mua hàng thông thạo, phải có kinh nghiệm và phải đặc biệt chú ý kiểm tra kỹ mặt hàng về số lượng, chất lượng, quy cách, cỡ loại, mầu sắc, kỳ hạn sử dụng, phụ tùng... để đảm bảo hàng mua về có thể bán được.
Bảng 2.1 thể hiện sự phân loại những nguyên vật liệu được mua theo đơn đặt hàng và những nguyên vật liệu không mua theo đơn đặt hàng
Bảng 2.1. Những loại nguyên vật liệu cần mua
Mua theo đơn đặt hàng Mua không theo đơn đặt hàng
- Vải 65/35 cài chun 100% - Vải nỉ cào bông 1 mặt
- Vải 65/35 co giãn cài sợi valex - Vải PC-30 - Vải PC-28 - Bozip các loại - Vải thô - Vải khaki - Chun các cỡ (0.6cm, 0.8cm, 2cm, 4cm, 5cm)
- Dây polyester các loại (dây dệt, dây tròn, dây thể thao)
- Dây co giãn, dây lõi viền
- Mác dệt NAMMY, mác dệt in cỡ - Mác lụa NAMMY - Thẻ bài các loại - Túi PP đóng hàng - Cúc các loại (1 lỗ, 2 lỗ, 4 lỗ) + các cỡ (1.1cm, 1.5cm, 2cm)
- Vải lanh hoa - Ren chun 2cm - Ren thô 3,7cm - Mác giấy 1cm - Chỉ - Dây buộc hàng - Bao tải đóng hàng - Băng dính - Ôzê, Đệm nhựa - Đạn nhựa treo + bắn - Mác số dán - Mex các loại -
2.1.2. Mua hàng qua trung gian
Hình thức này Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ thường áp dụng cho những mặt hàng phải nhập khẩu. Công ty ủy quyền vận chuyển, làm thủ tục hải quan và các công việc khác để đưa hàng về kho của công ty một cách kịp thời, đúng tiến độ, đảm bảo đúng chất lượng, số lượng và chủng loại... Hai bên có quan hệ kinh tế với nhau qua hợp đồng ủy thác nhập khẩu, hoặc hợp đồng mua - bán ngoại thương. Các điều khoản trong hợp đồng mua bán ngoại thương thì Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ trực tiếp thương lượng với nhà cung ứng nước ngoài. Làm theo cách này có một số thuận lợi đó là: giảm được thuế nhập khẩu, tăng cường tính chất chuyên môn hóa, tránh được cái rủi ro và các vụ kiện tụng không đáng có... Công ty thường mua qua trung gian là Công ty Cổ phần Đầu tư TM & DV Tổng hợp Hà Nội (SERVICO HANOI), Công ty Cổ phần XNK Tạp phẩm (TOCONTAP HANOI).
2.1.3. Mua của một người và mua của nhiều người
Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ thường lựa chọn mua nguyên vật liệu của một nhà cung ứng và mua của nhiều nhà cung ứng.
Đối với loại nguyên liệu chính, phụ liệu chính như vải, chun, dây... công ty thường tiến hành mua của một nhà cung ứng. Vì như vậy sẽ đảm bảo chất lượng, độ tin cậy, nhanh chóng hơn và thuận tiện hơn.
Bảng 2.2. Nguyên vật liệu mua của một nhà cung ứng
STT Tên NVL Tên nhà cung ứng
1 Vải nỉ cào bông 1 mặt Công ty TNHH một thành viên Quang Hoàng Kim
2 Vải 65/35 cài chun 100% Công ty TNHH Phú Gia Bảo 3 Vải PC-28, zíp PC-28 Công ty TNHH SX&TM QCL
4 Vải thô Công ty Dệt Tường Long
5 Chun, dây các loại Công ty TNHH SX&TM Trung Dũng 6 Mác dệt, mác HDSD,
mác lụa các loại Công ty TNHH Dệt nhãn Nhân Mỹ
Hưng
Đối với các loại nguyên vật liệu khác, công ty tiến hành chính sách mua của nhiều nhà cung ứng. Vì hiện nay trên thị trường có nhiều nhà cung ứng khác nhau, họ ở những nơi khác nhau nhưng có bán cùng một loại nguyên vật liệu. Các nhà cung ứng này cũng có khả năng đảm bảo về chất lượng nguyên vật liệu theo yêu cầu của công ty với cùng một mặt bằng giá cả. Thông thường mỗi loại vật tư, công ty thường tiến hành mua của từ 2 đến 3 nhà cung ứng vì những ưu điểm sau:
- Tạo ra sự cạnh tranh giữa những người bán, giúp cho công ty tìm ra những điều kiện mua thuận lợi như điều kiện về giá cả, điều kiện thanh toán.
- Có khả năng đảm bảo an toàn cao hơn, phòng ngừa được những trục trặc từ nhà cung ứng, hạn chế tỷ lệ cung ứng nguyên vật liệu không đúng hạn, không đủ chủng loại và số lượng, đặc biệt là trong trường hợp khan hiếm nguyên vật liệu.
- Rất thuận tiện khi công ty mua nguyên vật liệu với số lượng lớn mà một nhà cung ứng sẽ không đủ cung mà cần phải huy động từ nhiều nhà cung ứng.
- Tạo cơ hội để mở rộng các mối quan hệ kinh tế - xã hội.
Bảng 2.2. Nguyên vật liệu mua của một nhà cung ứng
STT Tên NVL Tên nhà cung ứng
1 Vải lanh hoa
Cửa hàng Yến Hà Trang Cửa hàng Hạnh Hà Cửa hàng Nga Dự
2 Vải MCR trơn, kẻ Công ty TNHH Chang Sheng Việt Nam Công ty TNHH Huệ Thành Tâm
3 Mex dính
Công ty TNHH Phụ liệu ngành may Thanh Nguyệt
Cửa hàng Thắng Hạnh 4 Cúc các loại
Công ty TNHH Phụ liệu ngành may Linh Anh
5 Tơ, Chỉ các loại
Công ty TNHH SX& TM Trung Dũng Cửa hàng Sơn Thanh
Công ty TNHH SX&TM Minh Nhật 6 Thẻ bài các loại Công ty TNHH Thiên Tân Việt Nam
Công ty TNHH Anh Chuyên
2.2. Quy trình mua NVL đầu vào
Công tác mua NVL của Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ bao gồm các hoạt động sau: Xác định nhu cầu mua NVL, Lựa chọn nhà cung ứng, Thương lượng, Đặt hàng, Kiểm tra + tiếp nhận.
2.2.1. Xác định nhu cầu mua NVL
2.2.1.1 Xác định nhu cầu, tính toán lượng vật tư
- Để xác định xem lượng sản xuất ra là bao nhiêu, thời gian sản xuất như thế nào để tính mua vật tư gì và mua với số lượng bao nhiêu, thì công ty phải tiến hành nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu để thỏa mãn khách hàng. Nghiên cứu thị trường giúp cho công ty xác định được nhu cầu, xác định được tổng cung NVL trên thị trường, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua NVL. Đồng thời xác định nguồn cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn nhà cung ứng, phương thức mua phù hợp, đảm bảo số lượng, loại NVL mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch sản xuất của công ty, tạo ra lợi nhuận hợp pháp và hiệu quả.
- Tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
Bảng 2. Tính định mức tiêu hao NVL mã BN-56D, BN-56L
STT Tên NVL ĐVT Định mức tiêu hao/
Bộ Ghi chú
BN-56D BN-56L
1 Vải lanh hoa m/bộ 1,591 1,507 2XL, 3XL,
4XL
2 Vải lanh hoa m/bộ 1,662 1,555 3XL, 4XL
3 Chun 2cm m/bộ 0,707 0,707
4 Mác lụa Nam Mỹ Chiếc/ bộ 1,01 1,01
5 Mác giấy in cỡ 1cm Chiếc/ bộ 1,01 1,01
màu theo màu vải
7 Túi PP 25x40 Chiếc/ bộ 1,01 1,01
8 Dây buộc hàng m/ bộ 0,21 0,2
9 Băng dính đóng
hàng Cuộn/ bộ 0,003 0,003
(Nguồn: Phòng kế toán NAM MY TCT CO., LTD)
2.2.1.2. Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật tư
Công ty xác định lượng nguyên vật liệu cần mua theo danh điểm vật tư, thời điểm mua vật tư. Công ty xác định yêu cầu đặt mua theo công thức sau:
Y=∑N – (Dđk + M)
Trong đó: ∑N là nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, được tính theo công thức: ∑N = Nsp ± Ndd + Ndt
Dđk là nguồn nguyên vật liệu hiện có của doanh nghiệp (tức là nguồn dự trữ đầu kỳ).
M là động viên tiềm lực nội bộ (gồm liên doanh liên kết, tự sản xuất, gia công, đặt hàng, nguồn sửa chữa và phục hồi giá trị sử dụng của các loại nguyên vật liệu cũ).
Ví dụ: Để xây dựng kế hoạch yêu cầu vật tư của 6.000bộ chia làm 3 cỡ 2XL, 3XL, 4XL mã BN-56D, phòng kế hoạch đã lập một bảng sau: STT Tên NVL ĐVT NVL cần sản xuất NVL tồn đầu kỳ NVL cần mua trong kỳ
1 Vải lanh hoa M 4.773 1.942,7 2.830,3
2 Chun 2cm M 4.242 1.800 2.442 3 Mác lụa Nam Mỹ + Cỡ 2XL + Cỡ 3XL + Cỡ 4XL Chiếc Chiếc Chiếc 2.020 2.020 2.020 7.168 6.720 1.425 Không mua Không mua 595 4 Mác giấy in cỡ 1cm + Cỡ 2XL + Cỡ 3XL + Cỡ 4XL Chiếc Chiếc Chiếc 2.020 2.020 2.020 12.763 14.372 10.697 Không mua Không mua Không mua 5 Cúc 1 lỗ 1,1cm
+ Màu trắng + Màu đỏ + Màu xanh + Màu tím + Màu cam Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 5.890 3.460 2.090 3.810 2.930 4.800 1.897 3.142 1.208 3.490 1.090 1.563 Không mua 2.602 Không mua 6 Túi PP 25x40 Chiếc 6.060 3.800 2.260
7 Dây buộc hàng M 1.260 3.600 Không mua
8 Băng dính đóng hàng Cuộn 18 72 Không mua
(Nguồn: Phòng kế toán NAM MY TCT CO., LTD)
Việc xác định nhu cầu mua hàng giúp công ty có được lượng hàng tối ưu mà công ty sẽ mua để từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp.
2.2.2. Lựa chọn nhà cung ứng
Căn cứ vào các thông tin có được từ công tác nghiên cứu thị trường, đồng thời căn cứ vào yêu cầu mua NVL từ phòng kế hoạch, Công ty TNHH Hợp tác TM & XNK Công nghệ Nam Mỹ tiến hành gửi yêu cầu báo giá của một số nhà cung ứng. Sau khi tổng hợp các báo giá phù hợp, phòng kế hoạch sẽ tiến hành phân tích, đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng có khả năng nhất dựa trên các tiêu chuẩn sau:
- Khả năng đảm bảo về số lượng và chủng loại nguyên vật liệu cho công ty: nhà cung ứng phải có đủ nguồn nguyên vật liệu (số lượng, chủng loại); đáp ứng đúng tiến độ sản xuất, tránh tình trạng đình trệ sản xuất do thiếu