8. Bố cục của đề tài
3.2.1. Nhận thức của tỉnh về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ
Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang cần có biện pháp nhằm nâng cao nhận thức của tỉnh về công tác lƣu trữ và giá trị của tài liệu lƣu trữ. Phải tạo đƣợc nhận thức đồng thuận đối với lãnh đạo, công chức, viên chức và nhân dân về vị trí, tầm quan trọng của công tác lƣu trữ và giá trị của tài liệu lƣu trữ. Đó là, lƣu trữ là một ngành của xã hội, cần đƣợc quan tâm, phát triển tƣơng xứng với các ngành khác; tài liệu lƣu trữ là tài liệu có giá trị nhiều mặt, có độ tin cậy và tính chính xác cao đƣợc coi nhu một phần tất yếu của cơ sở thông tin phục vụ cho các hoạt động của đời sống xã hội, trong nhiều trƣờng hợp thì không có tài liệu nào có thể thay thế. Từ nhận thức đúng đắn, đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ thì mới có sự quan tâm, ủng hộ, hỗ trợ, chia sẻ cho ngành lƣu trữ về vật chất và tinh thần kịp thời và hiệu quả.
Trƣớc đây, nhƣ chúng ta đã biết, Việt Nam chỉ chú ý đến công tác bảo vệ tài liệu lƣu trữ (Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lƣu trữ 1982) nên trong các văn bản quản lý chủ yếu nhấn mạnh yêu cầu xây dựng kho lƣu trữ. Địa điểm xây kho thƣờng chọn xây dựng trong khuôn viên cơ quan, không tính đến tạo thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức và nhân dân đến khai thác sử dụng khi có
nhu cầu. Phòng đọc thƣờng nhỏ bé và chỉ phục vụ việc đọc mà không chú ý đến các hoạt động phục vụ công chúng khác. Tác hại của nhận thức này làm cho tài liệu lƣu trữ chậm đƣợc phát huy giá trị, hạn chế sự đóng góp của nó vào sự phát triển của kinh tế, xã hội và tạo phúc lợi cho nhân dân. Những năm gần đây nhận thức về giá trị của tài liệu lƣu trữ đã có nhiều tiến bộ. Pháp lệnh lƣu trữ Quốc gia 2001 không còn chữ "bảo vệ" trong tên Pháp lệnh. Ngoài ra, trong Thông tƣ 09/2007/TT-BNV ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ đã quy chuẩn về kho lƣu trữ chuyên dụng. Lần đầu tiên, Thông tƣ quy định khu vực phục vụ công chúng gồm các loại phòng đọc, nhà bảo quản tạm tài liệu, phòng sao chụp tài liệu, phòng hội nghị, phòng trƣng bày triển lãm... Nhƣ vậy, nhận thức về giá trị tài liệu lƣu trữ đã có những thay đổi rất nhiều.
Thực tế hiện nay có nhiều vấn đề đặt ra và cần giải quyết cho sự phát triển sự nghiệp lƣu trữ nƣớc nhà nói chung và lƣu trữ tỉnh Bắc Giang nói riêng nhƣ: xây dựng hệ thống kho tàng bảo quản tài liệu lƣu trữ đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về số lƣợng của tài liệu lƣu trữ; tích cực đƣa tài liệu lƣu trữ phục vụ khai thác sử dụng một cách nhanh chóng, chính xác; đẩy mạnh thu thập tài liệu lƣu trữ còn rải rác ở các nơi về Trung tâm Lƣu trữ tỉnh để tổ chức bảo quản một cách khoa học. Nhƣng trên tất cả những điều đó, rất quan trọng hiện nay vẫn là tạo đƣợc nhận thức đồng bộ trong cán bộ, đảng viên và nhân dân về tầm quan trọng của các tài liệu lƣu trữ để mọi ngƣời tích cực, tự giác tham gia công việc vốn rất thầm lặng này. Trong đó, nhận thức của cán bộ quản lý các ngành, các cấp có vị trí đặc biệt, bởi vì phƣơng pháp giáo dục hiệu quả nhất hiện nay là nêu gƣơng, tƣớng có làm thì quân mới theo. Chính vì thế, chúng tôi cho rằng, nâng cao nhận thức về tài liệu lƣu trữ và công tác lƣu trữ có tính rất cấp thiết hiện nay. Cơ chế thị trƣờng càng phát triển thì những công việc thầm lặng càng dễ bị lãng quên. Tài liệu lƣu trữ càng rơi vào quên lãng thì sự lãng phí và cái giá phải trả về sau càng đắt, lỗi lầm sẽ dễ cho qua và sự hối hận sẽ không bao giờ chuộc lại đƣợc những tài liệu đã mất.
Trong khi đó, chúng ta đều biết rằng, tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bắc Giang thuộc nguồn nộp lƣu vào Trung tâm Lƣu trữ tỉnh rất đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung thông tin. Khối tài liệu này có khả năng cung cấp và đáp ứng thông tin cho các nhu cầu của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong và ngoài tỉnh đối với việc nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học và hoạt động thực tiễn về mọi lĩnh vực của đời sống xã hội ở địa phƣơng. Tuy nhiên, ý nghĩa và tầm quan trọng đó chỉ đƣợc biết đến khi ngành lƣu trữ nói chung và các cơ quan có thẩm quyền ở tỉnh nói riêng có đƣợc các biện pháp đầy đủ và thƣờng xuyên để tác động đến sự nhận thức và hiểu biết của các giới nghiên cứu trong xã hội.
Nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lƣu trữ trong thời gian gần đây tuy đã có những chuyển biến tích cực nhƣng một bộ phận không nhỏ cán bộ, công chức, viên chức vẫn chƣa có nhận thức đầy đủ về công tác này, còn tầm thƣờng hóa công tác lƣu trữ; coi công tác lƣu trữ là sự vụ đơn giản ai cũng có thể làm đƣợc thậm chí không cần phải đƣợc đào tạo. Có thể coi đây là một trong những nguyên nhân của sự phát triển chậm của sự nghiệp lƣu trữ tỉnh Bắc Giang. Từ nhận thức chƣa thực sự đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lƣu trữ cho nên sự mất mát, thất lạc nhiều tài liệu có giá trị trong thời gian qua của các cơ quan, tổ chức và cá nhân của tỉnh Bắc Giang là không tránh khỏi; đồng thời, việc sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ cho các mục đích khác nhau của các đối tƣợng này gặp rất nhiều khó khăn. Trƣớc nhu cầu tìm kiếm, sử dụng thông tin từ lƣu trữ ngày càng gia tăng, nhiều tài liệu cần thì không thể tìm để sử dụng, bởi thế sự minh chứng thông tin qua tài liệu không thực hiện đƣợc. Đó là hạn chế lớn nhất của lƣu trữ tỉnh Bắc Giang cần đƣợc khắc phục kịp thời nếu không muốn xã hội lãng quên.
Để nâng cao nhận thức của xã hội và các cấp quản lý về công tác lƣu trữ và giá trị của tài liệu lƣu trữ, theo chúng tôi thì trách nhiệm trƣớc hết
thuộc về các cơ quan lƣu trữ, các cán bộ làm công tác lƣu trữ, đồng thời rất cần thiết có sự phối hợp của các lƣu trữ với nhau. Trong đó, đứng đầu và trƣớc hết là Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang - tổ chức có nhiệm vụ giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mƣu cho UBND tỉnh quản lý nhà nƣớc về văn thƣ lƣu trữ địa phƣơng. Cán bộ lƣu trữ Chi cục hơn ai hết phải là những ngƣời "giác ngộ" cao nhất về giá trị của tài liệu lƣu trữ. Muốn vậy, ngoài tình yêu nghề lƣu trữ, yêu tài liệu, tất cả cán bộ lƣu trữ phải nắm một cách sâu sắc về khối lƣợng, thành phần, nội dung và giá trị tài liệu lƣu trữ đang đƣợc bảo quản tại Chi cục. Để nâng cao nhận thức của tỉnh về vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lƣu trữ, tài liệu lƣu trữ, theo chúng tôi, Chi cục cần tiến hành các biện pháp sau đây:
3.2.1.1. Tuyên truyền, giới thiệu công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ và giá trị sử dụng của tài liệu hướng tới công chúng để tăng cường phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế, xã hội
Để làm đƣợc điều này, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh cần thành lập những đơn vị phụ trách việc tuyên truyền lƣu trữ trên phạm vi toàn tỉnh. Bằng nhiều hình thức khác nhau nhƣ: triển lãm tài liệu lƣu trữ, thông báo, giới thiệu tài liệu lƣu trữ, tổ chức hội thảo, tham quan tại các lƣu trữ... các cơ quan lƣu trữ đƣa tài liệu, những thông tin khái quát về tài liệu tới độc giả. Từ đó, tạo điều kiện cho độc giả tiếp cận tài liệu và thông tin trong tài liệu để phục vụ các mục đích nghiên cứu, sử dụng của họ. Đồng thời, qua đây chức năng của công tác lƣu trữ, tài liệu liệu lƣu trữ đƣợc mọi ngƣời biết đến rộng rãi hơn.
Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang có thể tuyên truyền, giới thiệu giá trị của tài liệu về các mục đích sau đây:
- Tuyên truyền, giới thiệu về những tài liệu lƣu trữ phục vụ mục đích chính trị: xây dựng chủ trƣơng, chính sách của đảng, pháp luật của nhà nƣớc ở địa phƣơng...
- Tuyên truyền, giới thiệu về những tài liệu lƣu trữ phục vụ mục đích kinh tế: xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế địa phƣơng, phục vụ việc quy hoạch các khu công nghiệp trọng điểm; phục vụ việc tìm kiếm, khai thác tài nguyên khoáng sản; sử dụng tài liệu lƣu trữ để khai thác và sử dụng để phục vụ việc nâng cấp, tu bổ, sửa chữa, thiết kế các công trình xây dựng cơ bản; nghiên cứu, học hỏi kinh nghiệm quản lý để các doanh nghiệp đẩy mạnh sản xuất kinh doanh...
- Tuyên truyền, giới thiệu về những tài liệu lƣu trữ phục vụ trong lĩnh vực văn hóa - xã hội: thông tin trong tài liệu lƣu trữ có thể đƣợc khai thác và sử dụng để phục vụ nghiên cứu văn hóa tỉnh Bắc Giang nói chung, văn hóa vùng miền, văn hóa các tộc ngƣời trong tỉnh nói riêng; trong lĩnh vực quản lý xã hội, tài liệu lƣu trữ cung cấp thông tin cho việc nghiên cứu sự hình thành và phát triển của các giai tầng xã hội qua các thời kỳ cũng nhƣ các chính sách dân tộc và tôn giáo của Tỉnh ủy và UBND tỉnh Bắc Giang; trong lĩnh vực giáo dục đào tạo, tài liệu lƣu trữ là nguồn thông tin có giá trị để xây dựng chiến lƣợc và kế hoạch phát triển giáo dục, đặc biệt tài liệu lƣu trữ còn đƣợc sử dụng để giáo dục truyền thống; hoặc đối với sự nghiệp y tế, nếu biết khai thác và sử dụng các hồ sơ bệnh án trong các bệnh viện, chúng ta có thể nghiên cứu diễn biến và biểu hiện của nhiều loại bệnh để đề ra các biện pháp phòng ngừa, điều trị hiệu quả.
- Tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lƣu trữ phục vụ trong lĩnh vực khoa học: trong các lĩnh vực khoa học, tài liệu lƣu trữ đặc biệt có giá trị đối với khoa học lịch sử. Thực tế đã chứng minh tài liệu lƣu trữ là nguồn sử liệu đặc biệt, có giá trị và độ tin cậy cao vì hầu hết đều đƣợc xảy ra đồng thời với sự kiện lịch sử; đồng thời, tài liệu lƣu trữ là bản chính, bản gốc, chứa đựng các thông tin quá khứ, không thể thay đổi nên nó phản ánh khách quan và chân thực về sự kiện.
- Tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức: hàng ngày, hàng giờ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý các cơ quan, tổ chức phải thƣờng xuyên khai thác và sử dụng những thông tin quá khứ, thông tin dự báo trong tài liệu lƣu trữ để hoạch định các chƣơng trình, kế hoạch, ban hành các quy chế, quy định, các quyết định quản lý về tổ chức, nhân sự, tài chính... Tài liệu lƣu trữ cũng giúp các nhà quản lý rút ra nhiều kinh nghiệm để tổ chức triển khai thực hiện các chƣơng trình, kế hoạch đã đề ra. Bên cạnh đó, tài liệu lƣu trữ còn là bằng chứng, là căn cứ giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá kết quả và xử lý vi phạm trong quá trình hoạt động.
- Ngoài ra, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh cần tuyên truyền giá trị to lớn của tài liệu lƣu trữ vào mục đích chính đáng của công dân. Đó là, sử dụng tài liệu lƣu trữ để xác nhận những thông tin liên quan tới bản thân nhƣ: xác minh lý lịch, thời gian công tác, trình độ học vấn, hình thức khen thƣởng, kỷ luật; hoặc dùng tài liệu lƣu trữ chứng minh quan hệ nhân thân để giải quyết các vấn về sở hữu và thừa kế tài sản; để chứng minh, xác nhận quyền sở hữu trí tuệ...
3.2.1.2. Tổ chức phổ biến các quy định của pháp luật về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, tăng cường ý thức xã hội về pháp chế lưu trữ
Đây là một trong những nội dung không hoàn toàn mới đối với các lƣu trữ, trong đó có lƣu trữ tỉnh Bắc Giang, tuy nhiên nó chƣa đƣợc tiến hành thƣờng xuyên với quy mô rộng khắp. Khi có các văn bản mới đƣợc ban hành, các cán bộ lƣu trữ cần tuyên truyền về pháp luật lƣu trữ dƣới nhiều hình thức khác nhau nhƣ tổ chức triển lãm, tổ chức cuộc thi về kiến thức, tổ chức các buổi tọa đàm... triển khai giáo dục tuyên truyền phổ biến pháp luật trên quy mô rộng lớn và thời gian lâu dài. Các hoạt động tuyên truyền phổ biến pháp luật lƣu trữ rộng rãi sẽ góp phần tăng cƣờng ý thức lƣu trữ xã hội và quan
niệm pháp chế lƣu trữ công dân, vì vậy sự nhận thức và hiểu biết về pháp luật lƣu trữ sẽ đƣợc nâng lên rõ rệt, từng bƣớc làm sâu sắc hơn nhận thức về quyền lợi và nghĩa vụ trong hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ.
3.2.1.3. Phục vụ có hiệu quả các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội
Bằng kết quả thực tế, lƣu trữ tỉnh Bắc Giang cần khẳng định vị trí, vai trò của mình trong việc phục vụ các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ. Qua đây, lƣu trữ tỉnh, lƣu trữ các huyện, lƣu trữ các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh thực hiện là cầu nối lƣu trữ với xã hội với nhân dân, tăng cƣờng vai trò xã hội của các lƣu trữ. Để làm tốt điều này, tinh thần, thái độ phục vụ của cán bộ lƣu trữ cần cởi mở, nhiệt tình, cung cấp tài liệu, thông tin trong tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác. Bên cạnh đó, xuất phát từ nhu cầu sử dụng tài liệu của ngƣời dân, Chi cục cần tiến hành bổ sung tài liệu còn thiếu trong các phông; thƣờng xuyên rà soát, điều chỉnh và chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu chƣa đƣợc tổ chức khoa học, xây dựng các công cụ tra tìm... Đây đƣợc coi là yêu cầu sống còn đối với phát huy toàn diện giá trị tài liệu lƣu trữ của các phông đang đƣợc bảo quản tại Trung tâm Lƣu trữ của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang. Với việc làm này, hiệu quả và tần suất sử dụng tài liệu lƣu trữ sẽ đƣợc cải thiện, đồng thời cũng tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lƣu trữ trong việc tra tìm nhanh chóng, chính xác tài liệu theo yêu cầu ngƣời sử dụng. Hơn nữa, cần đa dạng hóa các hình thức tổ chức khai thác sử dụng. Ngoài chủ yếu phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ tại phòng tiếp dân, cung cấp bản sao, chứng thực tài liệu lƣu trữ, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang cần tăng cƣờng hoạt động công bố, giới thiệu tài liệu lƣu trữ trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng để ngƣời dân có đƣợc những thông tin về tài liệu lƣu trữ cần thiết trƣớc khi đƣợc tiếp cận trực tiếp tài liệu. Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang cần tiến tới và duy trì là điểm đến tin cậy của độc giả.
3.2.1.4. Giáo dục ý thức bảo quản và khai thác thông tin quá khứ cho các đối tượng trẻ em, học sinh, sinh viên, cán bộ, các nhà nghiên cứu
Trong các hoạt động nhằm góp phần phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ phục vụ các mục đích khác nhau trong xã hội thì hoạt động giáo dục chiếm một vị trí quan trọng, bởi lẽ đây là một trong những hoạt động phục vụ chủ yếu là học sinh, sinh viên ở các cấp - các chủ nhân tƣơng lai của tỉnh, của
