8. Bố cục của đề tài
2.1.1.Công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát
phát triển lưu trữ
* Về công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch phát triển lưu trữ
Quy hoạch là loại văn bản đƣợc dùng để xác định mục tiêu, phƣơng án, giải pháp lớn cho một vấn đề hoặc một lĩnh vực hoạt động cần thực hiện trong thời gian tƣơng đối dài.
Quy hoạch ngành Văn thƣ- Lƣu trữ đƣợc xây dựng trên cơ sở tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm thực tế công tác văn thƣ, lƣu trữ trong thời gian qua, kế thừa và phát huy hiệu quả hoạt động của ngành theo từng giai đoạn phù hợp với chiến lƣợc phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh; phục vụ tốt việc nghiên cứu lịch sử và hoạt động thực tiễn nhằm đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ đổi mới.
Quy hoạch ngành Văn thƣ - Lƣu trữ tạo cơ sở vững chắc, bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất và mang tính thi đua lập thành tích cao trong hoạt động văn thƣ, lƣu trữ của tỉnh; thực hiện thành công các mục tiêu của chiến lƣợc phát triển ngành Nội vụ.
Quy hoạch ngành Văn thƣ - Lƣu trữ của tỉnh phù hợp yêu cầu hợp tác với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nƣớc về chuyên môn, nghiệp vụ; khoa học và công nghệ thuộc lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng và tính cấp thiết của quy hoạch, ngày 27 tháng 6 năm 2012 Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 579/QĐ- BNV về phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thƣ Lƣu trữ đến 2020, tầm nhìn
2030. Ở địa phƣơng, nhiều tỉnh đã ban hành quy hoạch ngành văn thƣ lƣu trữ nhƣ Vĩnh Long, Quảng Nam, Bình Định, Vĩnh Phúc...
Ở Bắc Giang, tính tới thời điểm này, tỉnh chƣa xây dựng và ban hành quy hoạch ngành lƣu trữ, song tỉnh cũng đã xây dựng và ban hành một số văn bản mang tính định hƣớng, chỉ đạo phát triển công tác lƣu trữ trên toàn tỉnh.
* Về công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch công tác lưu trữ:
Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định phƣơng hƣớng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của nhà nƣớc nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phƣơng nói riêng.
Nhận thấy tầm quan trọng của kế hoạch trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, trên cơ sở chỉ đạo, hƣớng dẫn triển khai công tác lƣu trữ của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, hàng năm, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang đã tiến hành xây dựng các văn bản xác định mục tiêu, phƣơng hƣớng nhiệm vụ công tác lƣu trữ của tỉnh, đồng thời hƣớng dẫn thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Trƣớc đây, khi còn là một đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh, phƣơng hƣớng, nhiệm vụ công tác văn thƣ lƣu trữ hàng năm đƣợc thể hiện trong một phần nội dung kế hoạch của văn phòng và của UBND tỉnh. Từ năm 2010, khi Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ đƣợc thành lập, phƣơng hƣớng, nhiệm vụ công tác văn thƣ hàng năm của tỉnh đƣợc thể hiện dƣới hình thức công văn chỉ đạo công tác văn thƣ, lƣu trữ. Điều này đƣợc đánh giá là một bƣớc tiến mới trong công tác văn thƣ lƣu trữ bởi nó liên quan tới phạm vi phổ biến, đối tƣợng áp dụng, nâng cao tính hiệu lực thi hành của văn bản ban hành. Một số văn bản nhƣ:
- Công văn số 120/SNV-CCVTLT ngày 23/02/2012 về phƣơng hƣớng nhiệm vụ công tác văn thƣ lƣu trữ năm 2012;
- Ngày 17/02/2014, Sở Nô ̣i vu ̣ tỉnh Bắc Giang ban hành Công văn số 110/SNV-CCVTLT về việc hƣớng dẫn phƣơng hƣớng , nhiê ̣m vu ̣ tro ̣ng tâm công tác văn thƣ, lƣu trƣ̃ năm 2014;
- Đối với UBND các huyện, thành phố, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ phối hợp cùng Phòng Công chức Viên chức và Đào tạo tham mƣu Lãnh đạo Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh “Kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức hàng năm” [11].
2.1.2. Công tác xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản về lưu trữ
2.1.2.1. Công tác tuyên truyền, phổ biến và triển khai các văn bản về lưu trữ
Văn bản là phƣơng tiện đồng thời là công cụ để các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc ở từng lĩnh vực nhất định trong đó có lƣu trữ. Chính vì thế, các cơ quan, tổ chức đã sử dụng phƣơng tiện và công cụ này nhƣ một chìa khóa để mở ra cánh cửa phát triển sự nghiệp lƣu trữ.
Để các văn bản đến đƣợc với các cơ quan, tổ chức và các cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên, ngay sau khi các văn bản về lƣu trữ của trung ƣơng ban hành, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang (trƣớc đây là Văn phòng UBND tỉnh và Phòng Quản lý văn thƣ lƣu trữ tỉnh) đã tiến hành nhiều biện pháp nhằm tuyên truyền, phổ biến và triển khai các văn bản về lƣu trữ trên phạm vi toàn tỉnh.
Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lƣu trữ là một trong những nhiệm vụ trọng tâm nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác này. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lƣu trữ có vai trò rất quan trọng và thiết thực, góp phần tạo nên những chuyển biến tích cực trong nhận thức về công tác lƣu trữ tại địa phƣơng thời gian qua.
Khi các văn bản mới của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ đƣợc ban hành, Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang nói chung, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang nói riêng đã nhanh chóng triển khai phổ biến, tuyên truyền đến các cơ
quan, đơn vị trong phạm vi tỉnh dƣới nhiều hình thức nhƣ: tổ chức Hội nghị tuyên truyền, phổ biến các văn bản mới; phổ biến qua các phƣơng tiện thông tin đại chúng của tỉnh nhƣ Báo, Đài Phát thanh - Truyền hình, Cổng thông tin điện tử Sở Nội vụ; thực hiện sao văn bản gửi cho từng cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh. Thông qua các hình thức này, rất nhiều cán bộ quản lý và cán bộ nghiệp vụ lƣu trữ của các sở ban ngành, huyện thị ở địa phƣơng đã đƣợc thƣờng xuyên quán triệt cập nhật các quy định của pháp luật hiện hành.
Vì vậy, các biện pháp trên đƣợc coi là cầu nối giữa lƣu trữ với các cơ quan, tổ chức và nhân dân. Nhờ các biện pháp này, các nội dung quan trọng của các văn bản đã đƣợc triển khai, từ đó, giúp công tác lƣu trữ tỉnh Bắc Giang ngày càng đi vào nề nếp. Cụ thể nhƣ sau:
Để thực hiện Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia và các Nghị định của Chính phủ về công tác văn thƣ, lƣu trữ, Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang đã tham mƣu cho Chủ tịch UBND tỉnh tổ chức chỉ đạo, quán triệt nội dung Pháp lệnh Lƣu trữ và các văn bản mới về công tác lƣu trữ bằng hình thức sao gửi văn bản đến Thƣờng trực HĐND, UBND tỉnh, lãnh đạo văn phòng và các phòng chuyên môn. Trong các buổi họp giao ban Văn phòng hàng tháng, Trung tâm Lƣu trữ tỉnh thƣờng xuyên báo cáo lãnh đạo Văn phòng quán triệt và yêu cầu các chuyên viên, cán bộ trong cơ quan thực hiện nghiêm túc nội dung Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia.
Đối với các ngành, UBND các huyện, thành phố, Trung tâm Lƣu trữ tỉnh (nay là Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ) tham mƣu lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội vụ tổ chức hội nghị tập huấn công tác lƣu trữ kết hợp phổ biến, quán triệt nội dung Pháp lệnh, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tƣớng Chính phủ về tăng cƣờng và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ(sau đây gọi tắt là Chỉ thị 05) và các văn bản mới về công tác lƣu trữ. Ngoài ra, các huyện, thành phố thuộc tỉnh đã tiến hành sao gửi các văn bản
chỉ đạo của tỉnh và hƣớng dẫn thực hiện tới các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND và UBND các xã, phƣờng, thị trấn; thƣờng xuyên tuyên truyền trên hệ thống thông tin đại chúng, có chuyên đề riêng trên hệ thống đài truyền thanh của huyện, thành phố.
Kết quả trong 5 năm 2001 - 2006, Trung tâm Lƣu trữ tỉnh đã tham mƣu cho Văn phòng UBND tỉnh mở 6 lớp tập huấn, 01 lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ và 01 Hội nghị toạ đàm trao đổi nghiệp vụ lƣu trữ giữa các tỉnh Lạng Sơn, Thái Nguyên, Hà Tây, Ninh Bình, Thái Bình; mỗi lớp tập huấn từ 10 đến 20 học viên học tập và thực hành tại Trung tâm Lƣu trữ tỉnh; lớp bồi dƣỡng có 86 học viên gồm Chánh, Phó Văn phòng và cán bộ văn thƣ - lƣu trữ của UBND các huyện, thành phố và 46 cơ quan thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu. Cũng trong thời gian này, Trung tâm đã phối hợp với Trƣờng Văn thƣ Lƣu trữ Trung ƣơng I mở 02 lớp Trung cấp Văn thƣ – Lƣu trữ tại thành phố Bắc Giang [2]. Trong 5 năm (từ 2007 đến 2012), Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ, Sở Nội vụ đã mở 3 lớp tập huấn và phối hợp mở 01 lớp bồi dƣỡng về nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ với tổng số học viên tham dự là 297 học viên [10].
+ Đối tƣợng tham gia các lớp tập huấn bao gồm cán bộ quản lý, cán bộ trực tiếp làm công tác văn thƣ, lƣu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh. Trƣớc đây, theo quy định tại Thông tƣ số 40/1998/TT-TCCP thì Văn phòng UBND tỉnh có chức năng tham mƣu cho UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ; tại cấp huyện chức năng này đƣợc giao cho Văn phòng UBND huyện. Chính vì vậy, trong giai đoạn này, đối tƣợng tham gia các lớp tập huấn, bên cạnh lãnh đạo phụ trách, cán bộ trực tiếp làm công tác văn thƣ, lƣu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh còn có lãnh đạo của Văn phòng UBND cấp huyện.
Theo quy định tại Thông tƣ số 04/2008/TT-BNV thì chức năng quản lý về văn thƣ, lƣu trữ đƣợc giao cho Sở Nội vụ thực hiện, đối với cấp huyện giao
cho Phòng Nội vụ, do vậy, từ năm 2008 trở lại đây đối tƣợng tham dự các tập huấn do tỉnh tổ chức có thêm thành phần là lãnh đạo Phòng Nội vụ và cán bộ giúp Trƣởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mƣu cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ của huyện. Cụ thể:
+ Lãnh đạo Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính), cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ của các sở, ban, ngành. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Lãnh đạo Văn phòng UBND, Lãnh đạo Phòng Nội vụ, cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ ở các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
+ Lãnh đạo Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính), cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ của các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp ở cấp tỉnh.
Từ năm 2006 trở về trƣớc, phần lớn tỉnh mở lớp tập huấn cho các đối tƣợng bao gồm cả lãnh đạo quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thƣ, lƣu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, cụ thể: cán bộ, công chức làm công tác văn thƣ - lƣu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm ở các cơ quan trong tỉnh; Chánh, Phó Văn phòng UBND các huyện, thành phố, Trƣởng, phó phòng Hành chính - Tổ chức các Sở, ban, ngành tỉnh [2]. Từ năm 2007 đến nay, do đƣợc sự quan tâm chỉ đạo của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc đến công tác tập huấn tại các địa phƣơng, đặc biệt Cục đã giúp các tỉnh trong việc định hƣớng về đối tƣợng tham gia. Theo hƣớng dẫn của Cục, tỉnh Bắc Giang đã mở lớp tập huấn dành riêng cho đối tƣợng là cán bộ lãnh đạo và tập huấn dành riêng cho đối tƣợng là cán bộ trực tiếp làm công tác văn thƣ, lƣu trữ với phƣơng pháp và cách truyền đạt khác nhau cho phù hợp với tính chất công việc của từng đối tƣợng.
+ Nội dung tập huấn: Đối tƣợng là lãnh đạo sẽ đƣợc nghe giới thiệu những văn bản quản lý ở tầm vĩ mô nhƣ: Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia năm 2001, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, Thông số 21/2005/TT-BNV, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Thông tƣ số
02/2010/TT-BNV, Luật Lƣu trữ …; những chuyên đề liên quan đến nội dung quản lý trong công tác văn thƣ, lƣu trữ nhƣ: tổng quan về công tác văn thƣ, lƣu trữ; kỹ năng quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ; soạn thảo và ban hành văn bản… Qua đó giúp đội ngũ cán bộ lãnh đạo ở tỉnh nhận thức đúng đắn và đầy đủ về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thƣ, lƣu trữ để từ đó đề ra chủ trƣơng, biện pháp triển khai nhằm thực hiện tốt hơn nữa công tác này tại mỗi cơ quan, tổ chức.
Đối tƣợng là cán bộ trực tiếp làm công tác văn thƣ, lƣu trữ của các cơ quan, tổ chức sẽ đƣợc giới thiệu chuyên sâu hơn về các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ nhƣ: Công văn số 261-NV ngày 12 tháng 10 năm 1977 của Cục Lƣu trữ Phủ Thủ tƣớng ban hành “Bản hƣớng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan”, Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc về việc ban hành bản hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc hƣớng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến, Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc hƣớng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thƣ và lƣu trữ cơ quan, Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV của Bộ nội vụ ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan…; các chuyên đề đi sâu phân tích các quy trình, nghiệp vụ của công tác văn thƣ, lƣu trữ nhƣ: quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, chỉnh lý tài liệu... Hiểu và nắm vững những văn bản này đã giúp cán bộ văn thƣ, lƣu trữ tại các cơ quan trong việc giải quyết công việc hàng ngày cũng nhƣ khi tham mƣu, đề xuất cho lãnh đạo. Tuy nhiên, một đối tƣợng quan trọng là cán bộ phụ trách Phòng Hành chính, nhân viên làm công tác văn thƣ, lƣu trữ tại các Doanh nghiệp Nhà nƣớc và các cơ quan khác trực thuộc UBND tỉnh, thành phố thì chƣa đƣợc tham gia tập huấn.
Nhƣ vậy, ngay sau khi Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia, Chỉ thị 05 và các văn bản hƣớng dẫn của Cục đƣợc ban hành, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh đã chủ động tuyên truyền, phổ biến văn bản đến các đơn vị trực thuộc thông qua các hình thức nhƣ: ban hành văn bản chỉ đạo thực hiện, sao gửi văn bản, tổ chức hội nghị chuyên đề, tổ chức các lớp tập huấn, bồi dƣỡng nghiệp vụ lƣu trữ hoặc hội nghị công tác văn phòng do cơ quan tổ chức, qua đó nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của công tác lƣu trữ và tinh thần trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, cán bộ, công chức và xã hội đối với việc bảo vệ an toàn và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ.
Đặc biệt, ngày 11/11/2011, Quốc hội nƣớc Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã biểu quyết thông qua Luật Lƣu trữ. Đây là mốc quan trọng trong lịch sử xây dựng và phát triển ngành lƣu trữ Việt Nam. Lần đầu tiên lĩnh vực quan trọng của các cơ quan nhà nƣớc, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp đơn vị vũ trang nhân