Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
3.1.2. Những tồn tạ
Bên cạnh những ưu điểm nói trên, tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty vẫn còn một số tồn tại cần được cải tiến và hoàn thiện hơn.
Một là, về kế toán các khoản giảm trừ doanh thu và chiết khấu thanh toán:
Ở Công ty, kế toán không hạch toán các khoản chiết khấu, giảm giá đối với hàng bán vì các khoản này được phòng kinh doanh tính thẳng vào giá bán của từng loại thành phẩm khi lập hóa đơn GTGT. Việc tính giá như vậy cũng không khác lắm so với việc đặt tỷ lệ % chiết khấu, giảm giá cố định trên tổng số tiền đã ghi trên hóa đơn bán hàng, hơn nữa làm như vậy công việc hạch toán có thể ít phức tạp hơn. Song, nhìn vào đây ta thấy không hợp lý, bởi vì như ta đã biết các khoản chiết khấu, giảm giá có nội dung khác nhau. Mặt khác, trong một chừng mực nào đó giảm giá có tính linh hoạt kích thích người mua, còn khi tính trực tiếp vào giá bán người mua sẽ khó nhận biết được là doanh nghiệp đã thực hiện chính sách khuyến khích tiêu thụ mà có thể chỉ nghĩ rằng họ bỏ tiền ra mua hàng là được hưởng số chênh lệch giữa giá mua và giá bán.
Hai là, giá trị thực tế của thành phẩm xuất cho giới thiệu, quảng cáo, chào hàng, tiếp thị…chưa được tập hợp vào chi
phí bán hàng. Khi xuất thành phẩm phục vụ cho công tác này, kế toán vẫn tiến hành phản ánh giá trị vốn của hàng xuất
tương tự như xuất bán cho khách hàng thông thường (cụ thể: kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 632/ Có TK 155), đồng thời chỉ khi nghiệp vụ này kết thúc kế toán mới tiến hành hạch toán. Như vậy, cần có sự phân biệt giữa xuất thành phẩm để bán cho khách hàng thu tiền về và xuất thành phẩm phục vụ cho việc đẩy mạnh tiêu thụ thông qua chào hàng, quảng cáo giới thiệu sản phẩm…Bởi vì, trị giá thực tế thành phẩm xuất bán phục vụ cho việc đẩy mạnh quá trình tiêu thụ chính là một phần của chi phí mà Công ty bỏ ra để thúc đẩy quá trình tiêu thụ nhằm tăng lợi nhuận.
Hơn nữa, Công ty căn cứ vào giá vốn của thành phẩm cùng loại xuất bán trong kỳ để xác định giá vốn của hàng bán bị trả lại. Với cách xác định này sẽ không phản ánh đúng giá vốn của hàng bán bị trả lại trong trường hợp hàng tiêu thụ ở kỳ trước nhưng kỳ này mới bị người mua trả lại.
Ba là, về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Việc tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp; Công ty không phân bổ cho từng loại thành phẩm cũng như cho sản phẩm còn lại trong kỳ. Do đó, khi tính kết quả tiêu thụ trong kỳ Công ty chỉ tính được lãi, lỗ chứ không tính được kết quả tiêu thụ của từng loại sản phẩm để đánh giá sát thực tế hiệu quả sản xuất của từng loại sản phẩm. Điều này sẽ dẫn đến việc tính toán, xác định kết quả của từng loại sản phẩm thiếu chính xác và ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Bốn là, về kế toán các khoản phải thu và trích lập dự phòng phải thu khó đòi:
Hạch toán các khoản phải thu khách hàng tại Công ty Cổ phần thực phẩm Thắng Lợi đã đảm bảo được các yêu cầu cả về hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. Tuy kế toán không mở bảng kê theo mẫu quy định của Bộ Tài chính để tổng hợp số dư và số phát sinh từ các sổ chi tiết thanh toán nhưng Bảng theo dõi số dư của khách hàng với nội dung phản ánh tương tự đã đáp ứng được các yêu cầu của kế toán và quản lý.
Tuy nhiên, kế toán Công ty không thực hiện trích lập dự phòng phải thu khó đòi vào cuối kỳ kế toán, do vậy đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi, khi có quyết định
xử lý, kế toán hạch toán trực tiếp vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 624: chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131: xóa sổ nợ không đòi được
Cách hạch toán này sẽ làm tăng đột biến chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh trong tháng.
Năm là, về hệ thống sổ sách kế toán của Công ty: Khi lập
bảng kê để hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán tiêu thụ đã không phản ánh được chi tiết theo khoản mục chi phí, nếu muốn biết từng khoản chi phí phải xem lại các bảng phân bổ, bảng kê, Nhật ký chứng từ liên quan, điều này gây khó khăn cho việc kế toán tổng hợp khi phản ánh lên Nhật ký- chứng từ và như vậy chưa cung cấp thông tin một cách đầy đủ cho quản lý trong phân tích và đánh giá nội dung các chi phí doanh nghiệp.
Kế toán công ty không mở sổ chi tiết xác định kết quả hoạt động mà tất cả việc xác định kết quả tiêu thụ đều được thực hiện trên Nhật ký- chứng từ, cách làm này dễ dẫn tới nhầm laiax và thiếu xót khi phản ánh và tổng hợp thông tin
3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần thực phẩm Thắng Lợi
Qua phần nhận xét ở trên, có thể thấy thực tế công tác quản lý thành phẩm, hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty. Bên cạnh những mặt tích cực, trong quá trình hạch toán, kế bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở công ty không thể tránh khỏi những tồn tại. Trong thời gian thực tập, với góc độ là sinh viên, trên cơ sở những yêu cầu của việc hoàn thiện và thực trạng của kế bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty Cổ phần thực phẩm Thắng Lợi em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp phần khắc phục những tồn tại trong kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty:
Thứ nhất, hoàn thiện kế toán chiết khấu thanh toán và các khoản giảm trừ doanh thu: Như đã trình bày ở trên, các khoản giảm giá hàng
bán, bớt giá (chiết khấu thương mại) và chiết khấu thanh toán được bù trừ trực tiếp vào doanh thu bán hàng. Các khoản giảm giá sau hóa đơn về thực chất chính là các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng thì lại được hạch toán vào chi phí bán hàng. Cách tính và hạch toán như vậy là không phù hợp, không phản ánh đúng được các khoản chi phí và giảm trừ doanh thu phát sinh. Khi tính trực tiếp các khoản giảm giá và chiết
khấu bán hàng vào giá bán sản phẩm, ta không phân biệt và tổng hợp được các khoản giảm giá hàng bán do lỗi chủ quan của Công ty (như sản phẩm chất lượng không đạt yêu cầu) với khoản giảm giá cho khách hàng do mua khối lượng hàng hóa lớn trong một hóa đơn, hay khoản chiết khấu dành cho khách hàng thanh toán ngay (nhằm mục đích khuyến khích khách hàng thanh toán ngay). Khách hàng cũng không nhận biết được Công ty đã thực hiện chính sách khuyến khích tiêu thụ mà chỉ nghĩ rằng họ bỏ vốn ra nên được hưởng khoản chênh lệch giữa giá mua và giá bán. Ngoài ra, việc hạch toán vào chi phí bán hàng các khoản giảm giá sau hoá đơn dẫn đến sự không chính xác khi xác định doanh thu thuần, lãi gộp và chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, mặc dù không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh cuối cùng nhưng sẽ gây sai lệch khi đánh giá và phân tích các chỉ tiêu của các nhà quản trị doanh nghiệp.
Do vậy Công ty nên đặt ra tỷ lệ phần trăm chiết khấu, bớt giá tính trên tổng số tiền trên hoá đơn bán hàng thay vì chính sách định giá bán sản phẩm như hiện nay.
* Kế toán giảm giá hàng bán
Kế toán Công ty nên hạch toán các khoản giảm giá hàng bán như là khoản giảm trừ doanh thu tiêu thụ. Kế toán các khoản giảm giá hàng bán được phản ánh như sau:
Nợ TK 532: Số giảm giá khách hàng được hưởng Nợ TK 3331: Thuế GTGT trả lại cho khách hàng Có TK 111, 112: Số tiền trả lại cho khách hàng Có TK 131: Trừ vào nợ phải thu của khách hàng
Có TK 338 (3388): Số giảm giá chấp nhận nhưng chưa thanh toán Cuối kỳ, kế toán kết chuyển giảm giá hàng bán về doanh thu tiêu thụ TK 511 để xác định doanh thu thuần:
Nợ TK 511: Ghi giảm doanh thu bán hàng Có TK 532: Giảm giá hàng bán kết chuyển
Bên cạnh đó chế độ kế toán cũng cần có quy định cụ thể và mẫu chứng từ, hoá đơn dùng để phản ánh các khoản giảm giá và phần thuế GTGT đầu ra được giảm trừ tương ứng với số giảm giá hàng bán.
* Kế toán chiết khấu thương mại
Để khuyến khích tiêu thụ, khi khách hàng mua sản phẩm với số lượng lớn trong một hoá đơn hay một kỳ, Công ty sẽ tiến hành giảm giá cho khách hàng. Số chiết khấu thương mại mà Công ty chấp nhận thanh toán cho khách hàng sẽ được hạch toán trên TK 521 "Chiết khấu thương mại" với kết cấu và nội dung phản ánh sau:
Bên Nợ: Số chiết khấu thương mại mà Công ty chấp nhận thanh toán cho khách hàng.
Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang TK 511để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán.
TK này cuối kỳ không có số dư.
Khi phát sinh nghiệp vụ bớt giá, hồi khấu cho khách hàng khi mua sản phẩm với số lượng lớn, kế toán ghi:
Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại khách hàng được hưởng Nợ TK 3331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 111, 112
Có TK 131: Trừ vào nợ phải thu của khách hàng
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho người mua về doanh thu tiêu thụ TK 511 để xác định doanh thu thuần:
Nợ TK 511: Ghi giảm doanh thu bán hàng Có TK 521: Chiết khấu thương mại
* Kế toán các khoản chiết khấu thanh toán
Để khuyến khích khách hàng thanh toán ngay, Công ty bánh kẹo Hải Hà thực hiện bớt giá từ 500- 1000đ một thùng. Việc định giá này áp dụng cho cả thành phẩm có giá bán cao và thành phẩm có giá bán thấp như vậy là không tốt. Bên cạnh đó Công ty chưa có chính sách khuyến khích phù hợp đối với khách hàng thanh toán nhanh (trước hạn) và tác động đối với khách hàng nợ quá hạn. Số tiền bớt giá cho khách hàng thanh toán ngay thực chất cũng là chiết khấu thanh toán nhưng tổng số tiền bớt giá khách hàng được hưởng khi thanh toán nhanh không mang đúng giá trị của chiết khấu thanh toán, vì cách tính của Công ty dựa trên số lượng thành phẩm xuất bán hơn là dựa theo tổng giá thanh toán trên hoá đơn bán hàng. Như vậy không thực hiện chính xác và đầy đủ được đúng bản chất của chiết khấu thanh toán là những khoản chi phí bỏ ra để thu hồi vốn nhanh, tăng vòng quay của vốn.
Công ty nên xây dựng mức chiết khấu theo thời gian thanh toán cho khách hàng dựa trên những yếu tố sau:
- Tỷ lệ lãi vay ngân hàng hiện tại của Công ty - Số tiền mua hàng phát sinh
- Thời gian thanh toán tiền hàng
Từ đó Công ty đề ra các mức chiết khấu khác nhau, đảm bảo rằng khoản chiết khấu dành cho khách hàng ít nhất được bù lại bằng việc giảm lãi tiền vay của Công ty với ngân hàng. Nhưng mức tối thiểu của tỉ lệ chiết khấu phải lớn hơn lãi suất tiền gửi ngân hàng để tránh tình trạng khách
hàng bán được hàng nhưng không thanh toán với Công ty mà gửi vào ngân hàng để hưởng lãi.
Trường hợp khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán, kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK 635: Tổng số chiết khấu khách hàng được hưởng Có TK 111, 112: Xuất tiền trả cho khách hàng
Có TK 131: Trừ vào số nợ phải thu
Có TK 338 (3388): Chiết khấu nhưng chưa thanh toán
Thứ hai, hoàn thiện kế toán giá vốn hàng bán bị trả lại: Khi có hàng
bán bị trả lại, giá vốn của chúng được tính theo giá vốn của lô hàng kỳ kế toán bị trả lại khi bán. Như vậy cách xác định giá vốn của hàng bàn bị trả lại là chưa phù hợp. Công ty nên dựa vào Hoá đơn (GTGT)
(khách hàng phải mang Hoá đơn đến trình) để xác định hàng đó bán khi nào, bán ở kỳ nào thì lấy giá đơn vị bình quân kỳ đó làm căn cứ xác định giá vốn của hàng bán bị trả lại.
Thứ ba, hoàn thiện kế toán dự phòng phải thu khó đòi: Với mạng lưới
tiêu thụ rộng rãi trên cả nước nên Công ty có quan hệ thường xuyên với nhiều khách hàng. Doanh số bán chịu chiếm tỷ trọng lớn trong doanh số tiêu thụ do đó việc quản lý và thu hồi công nợ gặp không ít khó khăn. Bên cạnh phần lớn khách hàng thanh toán nhanh gọn và đúng kỳ, hiện còn một số khách hàng còn nợ chưa trả hoặc không còn khả năng chi trả.
Tại Công ty, đối với những khoản nợ không có khả năng thu hồi, sau khi có căn cứ xác định chính thức và có quyết định của Ban giám đốc, kế toán hạch toán:
Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131: xoá sổ nợ phải thu khó đòi
Việc hạch toán như vậy sẽ làm tăng đột biến chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh trong tháng. Và cuối niên độ, kế toán không tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
Theo các nguyên tắc kế toán được thừa nhận rỗng rãi (GAAP), nguyên tắc “thận trọng” chỉ ra rằng đối với các khoản lỗ dự kiến xảy ra, doanh nghiệp cần lập dự phòng tương ứng. Do vậy để dự phòng tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, cuối mỗi niên độ, kế toán phải dự tính các khoản nợ khó đòi để lập dự phòng. Để lập dự phòng phải thu khó đòi, Công ty cần tìm hiểu tình trạng tài chính của các khách hàng nợ dây dưa kéo dài. Công ty có thể sử dụng phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu hoặc ước tính đối với khách hàng đáng ngờ để tính ra số dự phòng phải
lập. Cuối niên độ, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập. Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, ghi:
Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139: dự phòng phải thu khó đòi
- Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 139: dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp
- Khi có quyết định cho phép xoá sổ nợ phải thu khó đòi không có khả năng đòi được, kế toán phản ánh như sau:
Nợ TK 139: dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng) Có TK 131: phải thu của khách hàng
Có TK 138: phải thu khác
Đồng thời ghi Nợ TK 004: nợ khó đòi đã xử lý
- Trường hợp các khoản nợ khó đòi đã xử lý nhưng lại thu hồi được, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112: số tiền thu được Có TK 711: thu nhập khác
Đồng thời ghi Có TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý
Thứ bốn, hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Tại Công ty Cổ phần thực phẩm Thắng Lợi đối với
những TSCĐ không phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh