T ên các loại thiết bị, dụng cụ Số lượng Đơn vị
SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HẢI PHÒNG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: .... Từ ngày...đến ngày... Từ số...đến số... Quyển số:....
Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (Nguồn:Phòng Tổ chức – Hành chính) * Nguyên tắc ghi sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến của Sở
Cán bộ văn thư của Sở đã thực hiện như sau:
Ghi số và ký hiệu rất rõ ràng, đầy đủ, không viết tắt những từ không thông dụng, không dập xóa, không viết bằng bút mực dễ phai hoặc bút chì.
Cán bộ văn thư tự vào sổ, tự kẻ mẫu sổ.
Đối với ngày dưới 10, đối với tháng dưới 3 thì có số 0 ở đằng trước.
Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu của Sở được sắp xếp gọn gàng trên giá theo thứ tự nhất định, dễ thấy khi sử dụng. Hết thời gian làm việc, cán bộ văn thư cất vào tủ có khóa. Cán bộ văn thư không mang dấu ra khỏi trụ sở làm việc, không nhờ người khác cất hộ, không làm biến dạng con dấu và thường xuyên lau chùi con dấu cho sạch sẽ. Khi con dấu bị mất thì cán bộ văn thư báo ngay cho lãnh đạo và các cấp có thẩm quyền.
Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản đã đúng thể thức, đã có chữ ký của lãnh đạo vào bản chính. Dấu trong văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng, trùng lên chữ ký một phần ba hoặc một phần tư về phía trái. Mực dấu là màu đỏ tươi, màu cờ Tổ quốc.
Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm về con dấu mà mình đóng trước giám đốc Sở và pháp luật.
Công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ tại Sở Tài nguyên và Môi trường Hải Phòng được chia làm 2 loại:
- Những tài liệu mang tính kỹ thuật, chuyên môn thì do các cán bộ đó tự lưu trữ và quản lý.
- Cán bộ văn thư lưu trữ những tài liệu mang tính chất chung của Sở. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
* Quy trình lưu giữ văn bản được cán bộ văn thư tiến hành theo các bước sau:
Trước tiên, cán bộ văn thư lập hồ sơ, việc lập hồ sơ được thực hiện bắt đầu từ khi xuất hiện văn bản đầu tiên. Những văn bản tài liệu liên quan đến công việc gì thì được đưa vào hồ sơ của công việc đó và được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Cán bộ văn thư lập danh mục hồ sơ, đánh số trang cho hồ sơ.
Tiếp theo, cán bộ văn thư tiến hành thu thập văn bản đưa vào lưu trữ. Cuối cùng kết thúc hồ sơ và cán bộ văn thư cất hồ sơ vào tủ lưu trữ.
* Hồ sơ của Sở được chia làm 2 loại:
- Hồ sơ tạm thời (hồ sơ ngắn hạn): là những văn bản chỉ sử dụng trong quá trình giải quyết công việc, được tiêu hủy ngay khi giải quyết xong công việc, nội dung hồ sơ này không liên quan làm ảnh hưởng tới việc lưu trữ. Bìa đựng hồ sơ tạm thời làm bằng nhựa cứng khổ B4 có nhãn tiêu đề dán ở gáy, được cán bộ văn thư sắp xếp theo trình tự thời gian.
- Hồ sơ lưu trữ (hồ sơ dài hạn): được cán bộ văn thư phân loại sắp xếp theo thứ tự thời gian và tên loại văn bản. Hồ sơ lưu trữ cứ 3 năm được lập lại một lần và sau 10 năm thì bị tiêu hủy. Bìa đựng hồ sơ lưu trữ được làm bằng bìa catton hoặc cặp nhựa. Hồ sơ được cất trong tủ và có khóa cẩn thận, chỉ có bộ phận văn thư giữ chìa khóa của tủ lưu trữ.
Trước khi tiêu hủy, cán bộ văn thư đã đánh giá tài liệu, xem xét văn bản còn giá trị hay không.
* Công tác văn thư - lưu trữ tại Sở đã đạt được những kết quả sau:
Trong thời gian qua, công tác văn thư – lưu trữ tại Sở đã có sự tiến bộ rõ rệt. Đặc biệt, cán bộ văn thư được đi tập huấn về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ nên công việc giải quyết nhanh chóng. Việc sử dụng máy tính, máy in, máy photocopy vào soạn thảo và in ấn làm cho văn bản của Sở được nâng cao về hình thức trình bày.
Nội dung văn bản đi đáp ứng được nhu cầu thực tế đặt ra, nội dung ngắn gọn, dễ hiểu, bám sát thực tế, phù hợp với pháp luật hiện hành, đảm bảo được độ tin cậy cần thiết, hạn chế được nhiều sai sót về mặt nội dung.
Việc đăng ký văn bản đến, văn bản đi đều do cán bộ văn thư thực hiện, đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của nhà nước về quản lý văn bản.
Việc lưu trữ các tài liệu chuyên môn do từng cán bộ đó quản lý. Trong hoạt động của mình, khi cần cán bộ đó có thể tra cứu tài liệu ngay.
* Một số hạn chế trong công tác văn thư – lưu trữ tại Sở:
- Cán bộ văn thư đã được trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại có kết nối internet nhưng vẫn chưa khai thác hết những chức năng của máy để phục vụ cho công việc của mình mà hầu như chỉ dùng máy tính như công cụ để đánh máy. Việc đăng ký văn bản đến, văn bản đi chỉ thực hiện trên sổ sách mà chưa đăng ký bằng máy tính, việc quản lý lưu trữ hồ sơ cũng chưa được thực hiện trên máy tính.
- Sở có kho lưu trữ riêng nhưng việc quản lý và sử dụng chưa được tốt, đem lại hiệu quả không cao. Công tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức.
* Nguyên nhân của những hạn chế trên là do:
- Trình độ của cán bộ văn thư còn hạn chế, các công việc giải quyết tương đối nhiều.
- Sở chưa có nhân viên phụ trách về công tác lưu trữ (cán bộ văn thư kiêm nhiệm luôn công tác lưu trữ).