Đối với doanh nghiệp thương mại, kết quả của việc tiờu thụ hàng hoỏ quyết định sự tồn tại hay khụng tồn tại của doanh nghiệp. Do vậy, việc hoàn thiện kế toỏn nghiệp vụ bỏn hàng cú ý nghĩa rất to lớn.
Hoàn thiện kế toỏn bỏn hàng sẽ làm cho tài liệu mà kế toỏn cung cấp cú độ chớnh xỏc cao, giỳp cỏc nhà lónh đạo phõn tớch, đỏnh giỏ đỳng toàn bộ hoạt động kinh doanh, thấy được tỡnh hỡnh tiờu thụ của hàng hoỏ từ đú cú biện phỏp điều chỉnh kịp thời. Thụng qua đú, tài liệu mà kế toỏn cung cấp sẽ mang tớnh phỏp lý cao, chớnh xỏc thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
Hoàn thiện sẽ giỳp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn tỡnh hỡnh tiờu thụ hàng hoỏ, phản ỏnh đỳng đắn kịp thời doanh thu bỏn hàng, tỡnh hỡnh thanh toỏn tiền hàng của khỏch hàng, theo dừi từng khoản nợ, cú biện phỏp thu hồi nhanh, tăng vũng quay của vốn. Hoàn thiện quỏ trỡnh hạch toỏn bỏn hàng giỳp cho doanh nghiệp quản lý hàng hoỏ và tiền hàng tốt hơn, đảm bảo sự vận động của tiền hàng trong quỏ trỡnh ăn khớp hơn, trỏnh thất thoỏt tiền hàng hoặc thiếu hụt tiền hàng, cũng như phản ỏnh đầy đủ cụng nợ cho khỏch hàng giỳp cỏc nhà quản lý kịp thời phõn tớch, đỏnh giỏ đưa ra cỏc quyết định điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
III. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CễNG TÁC HẠCH TOÁN TIấU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIấU THỤ TẠI CễNG TY TNHH TM & DV NGỌC HÀ.
Qua nghiờn cứu tỡnh hỡnh thực tế về cụng tỏc hạch toỏn tại cụng ty, em thấy cú thể rỳt ra một vài nhận xột sau:
Trải qua hơn 6 năm hoạt động cụng ty đó khụng ngừng hoàn thiện bộ mỏy và phương hướng quản lý để tự hoàn thiện mỡnh, để kinh doanh cú lói nõng cao thu nhập cho người lao động, tạo được vị trớ vững chắc trờn thương trường.
- Về đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn chức: được sắp xếp gọn nhẹ, hợp lý, lựa chọn những người cú trỡnh độ nghiệp vụ vững vàng, cú tinh thần trỏch nhiệm cao, tận tuỵ với cụng việc.
- Về bộ phận kế toỏn: Điểm nổi bật là sự khoa học trong cụng tỏc tổ chức kế toỏn. Cụng tỏc hạch toỏn được phõn chia một cỏch rừ ràng cho từng nhõn viờn, mỗi nhõn viờn được bố trớ đảm nhận từng phần hạch toỏn kế toỏn hợp lý thuận tiện trong mối quan hệ với nhau, khụng cú sự chồng chộo giữa cỏc khõu cụng việc, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ.
Kế toỏn tiờu thụ hàng hoỏ đảm bảo theo dừi sỏt sao tỡnh hỡnh tiờu thụ, nắm bắt được tỡnh hỡnh xuất, nhập ,tồn , tỡnh hỡnh cụng nợ với khỏch hàng , cung cấp đầy đủ số liệu giỳp cụng tỏc quản lý vốn và kinh doanh đạt kết quả cao.
Mặt khỏc sự phối hợp giữa bộ phận kế toỏn, bộ phận kho, bộ phận bỏn hàng ăn khớp, nhịp nhàng nờn việc hạch toỏn bỏn hàng được thụng suốt khụng bị giỏn đoạn do sự luõn chuyển chứng từ chậm.
- Hệ thống kế toỏn: Cụng ty đó đưa tin học vào cụng tỏc kế toỏn (trong đú bao gồm cả kế toỏn bỏn hàng) bằng cỏch ứng dụng cỏc phần mềm tin học. Việc sử dụng chương trỡnh kế toỏn mỏy được cài đặt phự hợp với đặc trưng ngành kinh doanh nờn đó liờn kết được cỏc phần hành TK một cỏch tự động, giỳp cụng ty cú thể biết được toàn bộ quỏ trỡnh kinh doanh cũng như với từng đối tượng TK bất cứ lỳc nào.
III.2. Nhược điểm.
Nhỡn chung cụng ty TNHH TM & DV Ngọc Hà, cụng tỏc kế toỏn núi chung và cụng tỏc hạch toỏn tiờu thụ núi riờng được thực hiện khỏ hoàn chỉnh. Tuy nhiờn bờn cạnh những nột ưu việt, phần hành kế toỏn này của cụng ty vẫn cũn những tồn tại nhất định mà Cụng ty cú thể nghiờn cứu để cải thiện và nõng cao hiệu quả cụng tỏc kế toỏn, thực hiện tốt vai trũ kế toỏn trong sản xuất kinh doanh của Cụng ty cụ thể như sau:
- Đối với việc tớnh giỏ vốn của hàng xuất kho: Kế toỏn chỉ tớnh giỏ vốn trờn trị giỏ của hàng hoỏ mua thực tế mà khụng tớnh đến cỏc chi phớ phỏt sinh trong khõu mua,
cỏc chi phớ này được đưa vào chi phớ bỏn hàng. Việc hạch toỏn như vậy vẫn chưa đảm bảo phản ỏnh đỳng nội dung kinh tế của cỏc chi phớ, làm ảnh hưởng đến việc theo dừi tập hợp và phõn bổ chi phớ cho hàng hoỏ bỏn ra trong kỳ, gõy khú khăn cho cụng tỏc xỏc định giỏ bỏn hàng hoỏ.
- Tỡnh hỡnh chiết khấu đối với khỏch hàng. - Tỡnh hỡnh cụng nợ.
IV. MỘT SỐ í KIẾN
IV.1. Tổ chức bộ mỏy Kế toỏn.
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty cú 6 người, nờn cỏc cỏn bộ kế toỏn phải kiờm nhiệm thờm nhiều việc so với mức trung bỡnh ở một cụng ty cú quy mụ và tớnh chất kinh doanh tương tự. Đặc điểm này gõy một sức ộp lớn đối với cụng tỏc kế toỏn của cụng ty.
Để đảm bảo tớnh khỏch quan, kiểm soỏt được hoỏ đơn, trỏnh được sự sai sút, nhầm lẫn cụng ty nờn bổ sung thờm nhõn viờn kế toỏn để đỏp ứng nhu cầu của cụng tỏc kế toỏn.
IV.2. Đối với việc sử dụng hoỏ đơn tài chớnh.
Kế toỏn Cụng ty xộ cả liờn 01 là khụng đỳng quy định, mà chỉ được xộ liờn 02
và liờn 03 (Liờn 02 giao cho khỏch hang, liờn 03 dựng để luõn chuyển) liờn 01 giữ nguyờn ở quyển gốc do kế toỏn bỏn hàng giữ.
IV.3. Đối với việc tớnh giỏ vốn của hàng xuất kho.
Trong hoạt động kinh doanh, giỏ bỏn hàng hoỏ là một trong những yếu tố rất quan trọng, nú quyết định đến tớnh cạnh tranh của doanh nghiệp trờn thị trường, việc đưa ra một số chớnh sỏch giỏ cũng cú thể dẫn đến thành cụng hay thất bại của một doanh nghiệp. Xỏc định giỏ bỏn là một cụng việc mang tớnh khoa học, nghệ thuật đồng thời cũng là một việc hết sức khú khăn phức tạp. Để cú thể đưa ra một chớnh sỏch giỏ linh hoạt, hợp lý đũi hỏi kế toỏn phải phản ỏnh một cỏch chớnh xỏc trung thực cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh để cung cấp đầy đủ chớnh xỏc cỏc thụng tin số liệu cú liờn quan cho cỏc nhà quản lý. Chớnh vỡ vậy việc xỏc định đỳng đắn trị giỏ vốn của hàng xuất kho là vấn đề thật sự cần thiết.
Với tỡnh hỡnh kinh doanh hiện nay cụng ty nờn mở thờm TK cấp 2 chi tiết cho TK 156:
TK 1561: “Giỏ mua hàng hoỏ”
TK 1562: “Chi phớ thu mua hàng hoỏ”
Khi mua hàng hoỏ, trị giỏ thực tế của hàng hoỏ sẽ được tập hợp vào TK 1561, cỏc chi phớ phỏt sinh trong khõu mua kế toỏn phản ỏnh vào TK 1562. Việc hạch toỏn như vậy giỳp cho cụng tỏc kế toỏn bỏn hàng búc tỏch được rừ ràng giữa chi phớ mua hàng và chi phớ bỏn hàng, tập hợp được chi phớ mua hàng phỏt sinh trong khõu mua để cuối kỳ phõn bổ cho lượng hàng đó xuất bỏn, gửi bỏn và cũn tồn kho nhằm xỏc định đỳng trị giỏ vốn của hàng hoỏ xuất bỏn trong kỳ.
Quỏ trỡnh xỏc định giỏ vốn hàng xuất bỏn sẽ theo sơ đồ sau:
Cuối mỗi kỳ kế toỏn tiến hành phõn bổ chi phớ thu mua cho hàng bỏn ra trong kỳ. Cụng thức phõn bổ được tớnh như sau:
Chi phớ thu mua phõn bổ cho hàng bỏn ra trong kỳ
=
Chi phớ thu mua phõn bổ cho hàng tồn kho trong kỳ + Chi phớ thu mua phỏt sinh trong kỳ X Trị giỏ hàng hoỏ xuất bỏn trong kỳ Trị giỏ hàng tồn kho trong kỳ + Trị giỏ hàng nhập kho trong kỳ Chi phớ thu mua
phõn bổ cho hàng tồn kho
=
Chi phớ thu mua phõn bổ cho hàng
tồn kho đầu kỳ +
Chi phớ thu mua phõn bổ cho hàng bỏn ra trong kỳ _ Chi phớ thu mua phỏt sinh trong kỳ 111, 112, 331 1561 632 133 111, 112 1562 Giỏ mua thực tế
Chi phớ phỏt sinh trong khõu mua
Phõn bổ chi phớ thu mua cho hàng bỏn ra trong kỳ
IV.4. Hoàn thiện phương phỏp kế toỏn chiết khấu bỏn hàng.
Khi phỏt sinh chiết khấu thương mại, kế toỏn ghi: Nợ TK 521: Chiết khấu thanh toỏn chưa cú thuế Nợ TK 3331: Thuế giỏ trị gia tăng tương ứng
Cú TK 111, 112, 131: Tổng giỏ thanh toỏn
Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chiết khấu thương mại sang TK 511 để giảm trừ doanh thu kế toỏn ghi:
Nợ TK 511
Cú TK 521
Việc hạch toỏn như trờn giỳp kế toỏn xỏc định rừ ràng giữa chi phớ hoạt động tài chớnh và chiết khấu thương mại nhằm cú số liệu chớnh xỏc về kết quả sản xuất kinh doanh và kết quả hoạt động tài chớnh
Đối với nghiệp vụ bỏn lẻ, khi cửa hàng bỏn được với giỏ cao hơn giỏ bỏn do cụng ty quy định, phần chờnh lệch kế toỏn nờn phản ỏnh vào TK 521 nhằm thỳc đẩy, khuyến khớch cụng tỏc bỏn lẻ hàng hoỏ tại cửa hàng.
Khi cửa hàng bỏn được hàng với giỏ cao hơn so với giỏ bỏn quy định và tiến hành thanh toỏn với cụng ty kế toỏn ghi:
- bỳt toỏn 1: phản ỏnh giỏ vốn hàng bỏn. Nợ TK 632:
Cú TK 157:
- bỳt toỏn 2: Phản ỏnh doanh thu
Nợ TK 111, 112: Nếu thu bằng TM, TGNH
Cú TK 511: Tổng doanh thu của cỏc hoỏ đơn bỏn lẻ Cú TK 3331: Thuế giỏ trị gia tăng tương ứng
- Phản ỏnh khoản chiết khấu cho cửa hàng: Nợ TK 521:
Cú TK 111, 112 - Phản ỏnh chi phớ bỏn hàng:
Nợ TK 641 Cú TK 111, 112
- Cuối kỳ kết chuyển cỏc khoản chiết khấu sang TK 511 để xỏc định doanh thu thực tế thực hiện trong kỳ:
Nợ TK 521 Cú TK 511
IV.4. Hoàn thiện tỡnh hỡnh thanh toỏn cụng nợ.
Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, cụng ty phải cạnh tranh gay gắt với cỏc cụng ty cựng ngành hàng khỏc, việc tỡm kiếm và thu hỳt khỏch hàng là vấn đề mang tớnh sống cũn đối với sự tồn tại và phỏt triển của cụng ty.
Khi cụng ty bỏn lẻ cho cỏc cửa hàng, thường cỏc chủ cửa hàng khụng thanh toỏn ngay mà chấp nhận nợ. Cho đến khi bỏn hết số hàng thỡ mới thanh toỏn cho cụng ty điều này đó gõy khú khăn rất nhiều cho cụng ty trong việc thu hồi vốn bởi vỡ nú phụ thuộc vào thời gian bỏn hàng nhanh hay chậm.
157 632 911 511 111, 112 641
3331 521
632
Một lý do quan trọng nữa là khỏch hàng của cụng ty chủ yếu là khỏch hàng thường xuyờn, mua hàng với khối lượng lớn và phương thức thanh toỏn là chậm dẫn đến cụng ty bị chiếm dụng vốn.
Do vậy một điều hiển nhiờn là cụng ty bỏn hàng theo phương thức trả chậm cú thể tăng doanh số bỏn hàng nhưng khả năng an toàn về mặt tài chớnh thấp. Vỡ vậy, Cụng ty cần cú biện phỏp để quản lý và thu hồi cỏc khoản nợ nhanh hơn, tăng khả năng quay vũng của vốn, đảm bảo đỳng quy định hợp đồng giữa hai bờn .
Trong hoạt động kinh doanh của cụng ty, để giữ được khỏch hàng thường xuyờn và tăng lượng hàng hoỏ bỏn ra thi khụng doanh nghiệp nào trỏnh được trường hợp bỏn chịu. Vậy để đảm bảo về mặt tài chớnh, nõng cao hiệu quả sử dụng vốn cụng ty nờn cú cỏc nguyờn tắc sau:
- Tất cả cỏc khỏch hàng của cụng ty mua khụng thanh toỏn ngay đều phải ký hợp đồng kinh tế, trờn cơ sở định mức bỏn hàng chung của toàn cụng ty mà điều tiết linh hoạt đối với từng khỏch hàng cho phự hợp. Phũng kinh doanh căn cứ lượng hàng tiờu thụ bỡnh quõn thỏng phối hợp với phũng kế toỏn xõy dựng định mức dư nợ cụ thể cho từng khỏch hàng. Đối với khỏch hàng gần đến hạn trả tiền cụng ty nờn gửi thụng bỏo trước để nhắc nhở khỏch hàng trả đỳng hẹn. Trong trường hợp khỏch hàng khụng thanh toỏn đỳng hạn quy định cụng ty cú thể thi hành lói suất trả chậm, ngừng cung cấp hàng hoỏ khi cú hiện tượng thường xuyờn thanh toỏn khụng đỳng hạn, dõy dưa nợ hoặc khụng cú khả năng trả.
- Tuỳ thuộc vào từng đối tượng khỏch hàng mà cụng ty cú quyết định nờn bỏn chịu hay khụng, thời hạn nợ là bao nhiờu. Đối với khỏch hàng mà cụng ty khụng nắm chắc tỡnh hỡnh tài chớnh của họ thỡ khụng nờn bỏn chịu.
- Phải thường xuyờn cú sự trao đổi thụng tin về cụng nợ của khỏch hàng giữa phũng kế toỏn và phũng kinh doanh để phũng kinh doanh căn cứ vào hạn mức nợ cho phộp của mỗi khỏch hàng để quyết định viết hoỏ đơn cung cấp hàng hay khụng . Đõy là một phương phỏp quan trọng để đảm bảo dư nợ an toàn.
- Cụng ty nờn sử dụmg hỡnh thức chiết khấu thanh toỏn cho khỏch hàng để làm giảm số dư cụng nợ giỳp cụng ty bớt khú khăn về vốn.
- Kế toỏn cụng nợ định kỳ gửi giấy bỏo cụng nợ đến cho khỏch hàng vừa để đối chiếu cụng nợ, vừa để kiểm tra việc hạch toỏn kế toỏn. Phải thường xuyờn đụn đốc
khỏch hàng thanh toỏn nợ. Cụng ty nờn cú những chớnh sỏch thưởng cho khỏch hàng thanh toỏn trước hạn hoặc đỳng hạn quy định.
- Cụng bố rộng rói chớnh sỏch tớn dụng của cụng ty cho khỏch hàng biết. Chớnh sỏch tớn dụng của cụng ty thể hiện sự quan tõm của cụng ty đối với khả năng thanh toỏn của khỏch hàng đặc biệt là khỏch hàng mới, cụng ty nờn nờu rừ những quy định về thời hạn thanh toỏn, lượng hàng được hưởng chiết khấu hồi khấu...
- Tổ chức quản lý chặt chẽ từng khoản nợ, cụ thể kiểm tra thời hạn nợ chi tiết đối với từng khỏch hàng, từng hoỏ đơn, từng hợp đồng mua bỏn hàng hoỏ để phỏt hiện ra những trường hợp khỏch hàng quỏ nợ và từ đú cú biện phỏp thu hồi cụng nợ.
Như vậy, để hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về mặt tài chớnh trong trường hợp rủi ro như khụng thu hồi được nợ. Nhà nước cho phộp cỏc cụng ty lập dự phũng để phần nào giảm bớt rủi ro đú. Thực chất của việc lập dự phũng là quyền lợi về mặt tài chớnh của cụng ty mà Nhà nước đó hỗ trợ một phần sự mất mỏt đú. Hơn nữa phương thức thanh toỏn của khỏch hàng đối với cụng ty là trả chậm xong cụng ty lại khụng “Lập dự phũng phải thu khú đũi”. Điều này là khụng nờn vỡ khi xảy ra rủi ro thực sự thỡ cụng ty phải hoàn toàn chịu trỏch nhiệm mà khụng cú khoản bự đắp nào, làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ. Mặt khỏc việc lập dự phũng rất cú lợi cho doanh nghiệp hoàn nhập dự phũng vào thu nhập khỏc vẫn đảm bảo cõn bằng giữa doanh thu và chi phớ.
Như vậy, cuối năm cụng ty nờn tiến hành kiểm tra cỏc khoản phải thu của khỏch hàng. Nếu thấy khỏch hàng nào khú khăn về tài chớnh, cụng ty dự đoỏn số tiền khỏch hàng khụng trả được (khụng cú khả năng trả nợ) và lập dự phũng cho những khỏch hàng đú.
Theo quy định, khỏch hàng nợ quỏ 2 năm trở lờn kể từ ngày hết hạn thanh toỏn mới được quyền trớch lập dự phũng, chỉ lập dự phũng đối với khỏch hàng thực sự mất khả năng thanh toỏn số nợ với cụng ty. Trường hợp đặc biệt tuy chưa tới hạn quỏ 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xột giải thể phỏ sản hoặc đang cú dấu hiệu bỏ trốn, đang bị giam giữ xột hỏi... thỡ cũng được coi là nợ khú đũi.
Để hạch toỏn dự phũng phải thu khú đũi, cụng ty dựng TK 139: Dự phũng phải thu khú đũi.
Nợ TK 139 Cú
- Xử lý khoản nợ phải thu thực tế thất thu.
- Hoàn nhập dự phũngđó lập vào khoản thu nhập khỏc.
- Lập dự phũng phải thu khú đũi.
Số dư bờn cú: Dự phũng đó lập vẫn cũn.