IV Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 7.000
1 Phòng làm việc 03 phòng
2 Điện thoại 02 cái
3 Máy Fax 01 cái
4 Máy vi tính 04 chiếc
5 Máy in 02 cái
6 Máy photo 01 cái
7 Bàn làm việc 05 cái
8 Ghế làm việc 10 cái
9 Quạt điện 01 cái
10 Két sắt 01 cái
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán)
Phòng Tài chính kế toán, được Công ty trang bị tương đối đầy đủ phương tiện, kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán; được sắp xếp, bố trị ngăn nắp, khoa học, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của từng người. Kế toán trưởng, thủ quỹ có phòng làm việc riêng độc lập.
Hiện tại, hệ thống máy tính của Phòng được kết nối nội bộ, tạo điều kiện cho công tác quản lý của Kế toán trưởng được thuận lợi; đồng thời việc kết nối Internet đã giúp cho cán bộ nhân viên trong phòng có cơ hội học hỏi, tìm kiếm và cập nhật thông tin kịp thời đặc biệt là thông tin có liên quan về chế độ kế toán. Tuy nhiên, khi kết nối Internet thì Công ty cần có biện pháp bản lý bảo vệ phần mềm kế toán, hệ thống dữ liệu, tài liệu, tránh hiện tượng “tin tặc”, và vi rút xâm hại phần mềm, xâm phạm hệ thống dữ liệu của Công ty, đặc biệt là hệ thống dữ liệu Kế toán.
3.2.2. Hế thống chứng từ kế toán
3.2.2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ
Chứng từ kế toán của Công ty rất phong phú, đa dạng, được lập ở nhiều bộ phận khác nhau cả trong lẫn ngoài Công ty, cụ thể như sau:
Chứng từ về lao động: do phòng tổ chức lao động lập (bảng chấm công, bảng hệ số lương, các chế độ BHYT, BHXH...).
Chứng từ về nguyên vật liệu: các đội sản xuất lập, báo cáo về phòng Tài vụ kế toán; kế toán nguyên vật liệu lập và phản ánh thông qua phiếu xuất, nhập.
Chứng từ về bán hàng: kế toán lập hoá đơn GTGT bán hàng hóa, dịch vụ. Chứng từ của công ty đầy đủ các yếu tổ cơ bản của chứng từ, đảm bảo chế độ lập chứng từ (mỗi nghiệp vụ lập một bộ chứng từ; chứng từ gốc được lưu giữ cẩn thận tại Công ty).
Công ty đã xác lập quy tình luân chuyển chứng từ cho các loại chứng từ khác nhau một cách hợp lý, hợp pháp, nên chứng từ về phòng kế toán trong thời gian ngắn nhất, điều này rất quan trọng, đảm bảo tính kịp thời cho việc kiểm tra thông tin, xử lý thông tin và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Dưới đây là trình tự luân chuyển chứng từ của các nghiệp vụ xuất bán xăng dầu của Công ty (bảng 3.7).
Bảng 3.7 – Trình tự luận chuyển hóa đơn bán xăng dầu
TRÌNH TỰ CÔNG TÁC CÁC BỘ PHẬN CHỨC NĂNG CÁC BỘ PHẬN CHỨC NĂNG Nghiệp vụ Kho Kế toán xuất kho Kế toán doanh thu và thuế Nhập quỹ Bảo quản lưu trữ
Lập hóa đơn GTGT bán hang Thực hiện nghiệp vụ xuất bán Kiểm tra chứng từ
Kế toán tập hợp phản ánh doanh thu, tính thuế
Lập phiếu thu nhập quỹ Lưu trữ bảo quản chứng từ
* Giải thích trình tự luân chuyển chứng từ như sau:
Hàng ngày, kế toán bán hàng xuất hóa đơn GTGT bán xăng dầu tại các cây xăng, gồm 03 liên (liên 01 lưu gốc; liên 02 giao cho khách hàng; liên 03 lưu nội bộ). Trên cơ sở đó, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hóa đơn phản ánh kết quả kinh doanh; giá vốn hàng bán và thuế; sau đó lập phiếu thu nhập quỹ tiền mặt. Liên 03 kèm phiếu thu được lưu giữ tại Công ty.
Hàng tháng, căn cứ vào hóa đơn GTGT bán hàng và phiếu thu, kế toán tiến hành đối chiếu sổ chi tiết, xác định kết quả kinh doanh, kết chuyển chi phí và doanh thu; lập chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ cho từng đối tượng kế toán và lưu giữ kèm theo bộ chứng từ gốc.
chứng từ phát sinh sau 01 năm được chuyển vào phòng lưu trữ chứng từ kế toán để theo dõi.
3.2.3. Hệ thống tài khoản và hệ thống sổ kế toán3.2.3.1. Hệ thống tài khoản 3.2.3.1. Hệ thống tài khoản
Tuy là một Công ty có quy mô vừa nhưng có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bên cạnh đó với khả năng quản lý tốt, nên Công ty đã áp dụng tất các các tài khoản trong hệ thống tài khoản thống nhất cho Doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và sữa đổi bổ sung theo Thông tư số 23/2005/TT-BTC ngày 30/3/2005 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế, Công ty đã chi tiết thêm một số tài khoản cấp 2 cụ thể (bảng 3.8 và bảng 3.9):
STT Loại Tài khoản cấp 1TK cấp 2TK STT Loại Tàikhoản cấp 1TK cấp 2TK 1 Tài sản lưu động 24 24 6 Chi phí SXKD 10 29