- Đối với hoạt động bán hàng phản ánh:
2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng thiết bị chống sét tại công ty.
2.2.1.1. Đặc điểm mặt hàng.
Hiện nay, công ty chủ yếu phân phối thiết bị chống sét của hãng ABB với chất lượng, mẫu mã và chủng loại đáp ứng nhiều yêu cầu của khách hàng. Một số thiết bị chống sét điển hình như: Bộ chống sét loại OVRT1 25 255, Bộ chống sét loại OVRT1+27 275sP; Bộ chống sét loại khối loại OVRT2 240 275,… đều là những thiết bị có dòng điện cao ứng dụng cho khu dân cư, nhà ở, công nghiệp,…Mặt hàng này được các ca nhân, các nhà sản xuất mua về nhằm phục vụ cho việc chống sét, đây là thiết bị không thể thiếu trong cac khu công nghiệp lớn. Chính vì vậy, khi ngành công việc càng mở rộng thì nhu cầu về thiết bị chống sét lại càng gia tăng đáng kể . Mặt hàng này đòi hỏi các hiểu biết về kỹ thuật phức tạp như vận hành, lắp đặt, yêu cầu có bảo dưỡng cao về độ chính xác và tính đồng bộ.
Các thiết bị chống sét đều được đánh mã hàng thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra quá trình nhập, xuất, tồn hàng hóa. Việc đánh mã hàng đều được thống nhất giữa các bộ phận trong công ty. Công tác quản lý thiết bị được thực hiện cả về mặt hiện vật
và giá trị. Công ty đã xây dựng hệ thống nội quy, quy chế, trách nhiệm với từng phòng ban, các bộ phận phối hợp kiểm tra thực hiện nhiệm vụ.
2.2.1.2. Phương thức bán hàng.
Phương thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán buôn qua kho và bán lẻ. -Phương thức bán buôn qua kho:
Theo phương thức này, hàng bán được dự trữ trước trong kho, sau đó xuất ra bán, căn cứ vào cách giao hàng, phương thức bán hàng qua kho phân biệt thành hai hình thức:
- Bán hàng trực tiếp tại kho: Theo hình thức này thì bên mua căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, ủy nhiệm người của đơn vị mình đến nhận hàng tại kho của công ty. Chứng từ bán hàng là hóa đơn GTGT, hóa đơn này do công ty lập thành ba liên, một bên giao cho người nhận hàng( bên mua), hai liên gửi về phòng kế toán là thủ tục thanh toán tiền hàng. Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng trên chứng từ , bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ thì kế toán ghi nhận doanh thu về số hàng hóa đó. - Bán qua kho theo hình thức chuyển hàng: Công ty căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với
bên mua tiến hành chuyển hàng cho bên mua bằng phương tiện vận chuyển tự có hoặc thuê ngoài. Chứng từ bán hàng là hóa đơn GTGT do công ty lập thành ba liên, liên một dùng để lưu, liên hai là chứng từ gửi cho bên mua, liên ba gửi về phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán tiền hàng.Hàng bán khi xuất kho,trong quá trình vận chuyển, hàng được coi lag hàng gửi bán. Khi khách hàng nhận được hàng và chấp nhận nợ hoặc thanh toán ngay, công ty bán căn cứ các chứng từ kế toán đã lập tiến hành ghi nhận doanh thu, ghi nhận giá vốn của hàng chuyển bán.
- Phương thức bán lẻ: Khách hàng chủ yếu là các hộ gia đình, cửa hàng, xí
nghiệp nhỏ mua hàng với số lượng ít tại cửa hàng của công ty, nếu khách hàng có nhu cầu viết hóa đơn GTGT thì kế toán có trách nhiệm viết còn nếu không kế toán chỉ ghi vào bảng kê bán lẻ trong ngày.Trường hợp này khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán bán hàng căn cứ các chứng từ kế toán ,tiến hành ghi nhận doanh thu của hàng bán lẻ.
2.2.1.3. Phương thức thanh toán.
Công ty đã thực hiện chủ yếu hai phương thức thanh toán: Trả tiền mặt trực tiếp hoặc chuyển khoản.
Việc thanh toán có thể là thanh toán ngay hoặc là thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng, tùy theo mối quan hệ
với đối tượng khách hàng hay hợp động kinh tế mà công ty chấp nhận thanh toán chậm, tối đa là 25- 30 ngày. Phương thức thanh toán chậm hiện nay đang chiếm tỷ trọng khá lớn trong công ty.Để quản lý chặt chẽ các khoản thu và đảm bảo không bị chiếm dụng vốn, công ty quy định rõ ràng thời hạn thanh toán trong hợp đồng kinh tế. Nếu quá thời hạn thanh toán khách hàng sẽ phải chịu lãi suất khá cao. Tuy nhiên việc bán chịu vẫn chủ yếu áp dụng cho nhóm khách hàng có quan hệ lâu dài với công ty, không bán chịu cho khách hàng tư nhân hoặc khách vãng lai trừ khi có thế chấp.
2.2.1.4. Tính giá vốn hàng bán.
Công ty cổ phần thiết bị điện và hệ thống tự động hóa kế toán hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Việc xác định trị giá hàng xuất bán được thực hiện vào cuối tháng. Trong tháng mọi ghi chép kế toán về tình hình xuất kho hàng hóa chỉ được thể hiện ở chỉ tiêu số lượng. Là một công ty thương mại nên trị giá vốn hàng hóa được thể hiện ở các giai đoạn trong quá trình vận động hàng hóa.
Ví dụ: Đối với mặt hàng thiết bị chống sét loại OVRT1+27 275sP giá được tính
như sau(Theo phương pháp bình quân cả kỳ)
Tình hình nhập hàng thiết bị chống sét loại OVRT1+27 275sP:
Ngày Số lượng Đơn giá
VNĐ/chiếc Thành tiền VNĐ Tồn đầu quý 5 3.734.000 18.670.000 03/01/2015 7 3.906.000 27.342.000 08/01/2015 10 3.906.000 39.060.000 15/01/2015 8 3.925.000 31.400.000 28/01/2015 4 4.136.000 16.544.000 Tồn cuối quý 6 3.890.000 23.340.000
Cuối tháng, theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ kế toán xác định được giá vốn bình quân trong tháng của hàng thiết bị chống sét loại OVRT1+27 275sP là:
18.670.000+ 27.342.000+ 39.060.000+ 31.400.000+ 16.544.000 5+ 7+ 10 +8 +4
= 3.890.000 (VNĐ)
Như vậy giá xuất kho của bộ thiết bị chống sét loại OVRT1+27 275sP xuất bán ngày 08/01/2015(phụ lục 4) và ngày 19/01/2015 (phụ lục) là 3.890.000 (VNĐ/ bộ)
Để thu hút khách hàng công ty áp dụng những chính sách giá linh hoạt, có thể đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khách hàng. Bên cạnh đó, công ty còn thực hiện một số dịch vụ kỹ thuật, tư vấn thiết kế nhằm giới thiệu và hướng dẫn khách hàng lắp đặt, sử dụng sản phẩm của công ty. Công ty cũng áp dụng nhiều chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán cho khách hàng.
2.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng thiết bị chống sét tại công ty cổ phần thiếtbị điện và hệ thống tự động hóa. bị điện và hệ thống tự động hóa.
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng.
Kế toán bán hàng tại Công ty sử dụng một số chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT(phụ lục 3,13,17,20): Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì kế toán bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký, ghi vào hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn GTGT kế toán bán hàng ghi đầy đủ các nội dung: Tên đơn vị mua, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa, số lượng, giá bán, thành tiền, tổng tiền thanh toán, tổng thuế GTGT, mức thuế suất. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
- Liên 1: (màu đen) lưu tại cuống sổ
- Liên 2: (màu đỏ) giao cho khách hàng để làm chứng từ kế toán cho bên mua.
- Liên 3: (màu xanh) được dùng làm chứng từ kế toán, được kẹp vào bồ chứng từ thuế đầu ra và lưu tại Công ty.
- Phiếu xuất kho( phụ lục 4,14,18): Dùng để làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng. Trên PXK chỉ ghi số lượng sản phẩm xuất kho, không ghi số tiền. Số lượng trên PXK và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu. Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên:
Liên 1 lưu lại cuống sổ
Liên 2 giao cho thủ kho để xuất thành phẩm theo số lượng ghi trên PXK, thủ kho lập thẻ kho và giao PXK cho nhân viên giao hàng.
Liên 3 giao cho khách hàng.
- Phiếu thu(phụ lục 15): Đối chiếu các khách hàng thanh toán bằng tiền mặt kế toán lập
phiếu thu. Thông thường kế toán sẽ lập làm 2 liên, trong đó 1 liên giao cho khách hàng làm chứng từ, 1 liên còn lại lưu tại Công ty nhằm làm căn cứ thực tế.
- Phiếu chi(phụ lục 5): Được kế toán thanh toán lập tại thời điểm thực phát sinh các khoản chi phí của doanh nghiệp.