Khi nh n đ c L/C g c do ngân hàng thông báo g i đ n, công ty ph i ki m tra k t ng n i dung, t ng chi ti t c a L/C g c xem có đúng nh h p đ ng đã ký k t ho c xem xét nh ng yêu c u ghi trong L/C có phù h p v i kh n ng th c hi n c a mình không, n u đúng và có kh n ng đáp ng thì ti n hành các b c k ti p đ giao hàng, ng c l i thì đ ngh th ng nhân nh p kh u ph i tu ch nh l i L/C cho đ n khi nào phù h p m i xúc ti n vi c giao hàng.
Các n i dung c n ki m tra k trong L/C bao g m:
+ S hi u, đa đi m, ngày m L/C;
+ Tên, đa ch ngân hàng m L/C;
+ Tên, đ a ch ngân hàng thông báo ho c ngân hàng xác nh n, ngân hàng tr ti n ( n u có );
+ Tên, đa ch ng i th h ng;
+ S ti n c a L/C;
+ Lo i L/C;
+ Th i h n giao hàng; + Cách giao hàng; + Cách v n t i; + Ph n mô t hàng hóa; + Ch ng t xu t trình và th i h n xu t trình ch ng t ; + Các chi ti t khác trong L/C. 3.3 Chu n b ngu n hàng xu t kh u
Tr c đây hàng may m c xu t kh u vào th tr ng Hoa K là m t hàng ch u s
qu n lý b ng h n ng ch ( quota ). Do đó chúng ta c n ph i làm các th t c nh : g i công v n xin c p h n ng ch, xin Visa… Khi Vi t Nam tr thành thành viên c a T ch c Th ng m i Th gi i ( WTO ) ngày 11-1-2007, k t đây h n ng ch đ c d b . Thay vào đó, khi xu t kh u hàng may m c vào th tr ng Hoa K thì ch c n xin gi y phép xu t kh u ( Export Licence: E/L ). B Th ng m i c p gi y phép xu t kh u cho hàng d t may xu t sang Hoa K đ c áp d ng t 15-3-2007. Tuy nhiên k t ngày 22- 6-2007, Liên B Th ng m i và Công nghi p đã d ng c p gi y phép xu t kh u toàn b các lô hàng xu t kh u sang Hoa K thu c 14 ch ng lo i hàng ( cat. ), g m: áo s mi d t kim nam-n ch t li u bông ( cat.338/339 ); áo s mi nam-n d t thoi ch t li u bông và s i nhân t o ( cat.340/640; 341/641 ); qu n nam-n ch t li u bông ( cat.347/348 )…
Các lô hàng xu t kh u tr c ngày 22-6-2007 làm th t c c p E/L t i các Phòng
QLXNK khu v c đ n h t ngày 15-7-2007. Tuy nhiên hi n nay, Hoa K đang th c hi n c ch giám sát nh p kh u hàng d t may nh p kh u t Vi t Nam trong 2 n m 2007- 2008. Theo Hi p h i d t may Vi t Nam tr c nh h ng b gi m đ n hàng t vi c Hoa K đ t c ch giám sát hàng d t may Vi t Nam, đ gi l i đ n hàng, nhi u Doanh nghi p trong n c đã ký th a thu n s chia đôi m c thu n u phía Hoa K áp thu ch ng phá giá đ i v i hàng d t may Vi t Nam. th c hi n t t ch ng trình giám sát
trong n c, các B , Ngành liên quan s xem xét, chuy n sang dùng Gi y ch ng nh n xu t x ( Certificate of Origin: C/O ) thay cho Gi y phép xu t kh u.
Sau khi đã ký k t h p đ ng xu t kh u và ch p nh n m u t phía đ i tác, công ty s ti n hành lên k ho ch s n xu t theo đúng ti n đ đ k p th i giao hàng cho khách
đúng v ch t l ng, đ v s l ng.
K ho ch này s đ c ph bi n đ n t ng b ph n liên quan trong toàn công ty theo m t trình t nh t đnh:
• Giao m u s n ph m cho b ph n k thu t
M u s n ph m t phía đ i tác s đ c chuy n giao cho b ph n k thu t đ n m b t v quy cách, m u mã và các thông s k thu t c n thi t ph c v cho vi c s n xu t s n ph m đúng theo yêu c u c a khách hàng; m c đích là làm cho t l s n ph m h h ng ph ph m m c th p nh t.
• Phòng k ho ch s n xu t đ a ra đ nh m c nguyên ph li u và lên k ho ch s n xu t
Sau khi m u đã đ c duy t t Phòng K thu t, các thông s k thu t s đ c chuy n sang Phòng K ho ch s n xu t. T đây Phòng K ho ch s n xu t s đ a ra đnh m c nguyên ph li u c ng nh đnh m c tiêu hao trong quá trình s n xu t và th i gian d ki n ph i hoàn thành s n xu t.
C n c theo đnh m c đã đ a ra, Phòng K ho ch s n xu t s phân b các ch tiêu k thu t ph c v cho vi c lên s đ c t cho t ng lo i v i, ph li u … c th .
• Phân x ng c t
Nh n các thông tin c n thi t đ c yêu c u t Phòng k thu t và Phòng k ho ch s n xu t đ chu n b cho quá trình đo, tr i, c t v i. Sau đó b ph n này có nhi m v giao các bán thành ph m cho t ng Phân x ng may c th đ s n xu t t ng công đo n nh t đ nh c a s n ph m.
• Phân x ng may
Sau khi nh n đ c bán thành ph m, b ph n này s phân b đ n t ng chuy n
may, t may. M i dây chuy n này có nhi m v hoàn thành m t công đo n, chi ti t c a s n ph m.
ı Vi c chu n b hàng hóa đ xu t kh u là m t khâu quan tr ng vì n u không chu n b đ hàng thì s không có hàng đ giao, s vi ph m h p đ ng và m t uy tín v i khách hàng. H s không ký h p đ ng v i công ty n a.
3.4 Ki m tra hàng xu t kh u
Toàn b s n ph m sau khi đã đ c ráp hoàn ch nh s chuy n sang b ph n ki m tra, phân lo i hàng đ ki m tra, đ i chi u v quy cách, m u mã các thông s k thu t so v i s n ph m m u và tài li u g c. B ph n này có trách nhi m phát hi n nh ng s n ph m l i, không đ t yêu c u k thu t đ lo i ra và chuy n tr ngay v các b ph n liên quan đ k p th i ch nh s a, tái ch . Nh ng s n ph m đ t yêu c u s đ c chuy n xu ng b ph n hoàn thành ( b ph n i, đóng gói ) đ th c hi n các công đo n cu i cùng c a quy trình s n xu t nh : i, dán nhãn, đóng nút, đóng bao, ki n… ph c v cho vi c xu t hàng.
3.5 Thuê ph ng ti n v n t i ( n u có )
C n c đi u ki n c s giao hàng trong h p đ ng xu t kh u đã ký k t v i khách hàng, đi u ki n FOB Ho Chi Minh Port, công ty không có ngh a v thuê tàu mà ch có ngh a v liên h i lý hãng tàu đã đ c ch đ nh t phía khách hàng đ đ t ch (Booking Space ) cho lô hàng.
Vi c liên h đ i lý hãng tàu đ đ t ch t i công ty đ c th c hi n nh sau:
+ D a vào thông tin c a h p đ ng đã ký, các n hàng (Purchasing
Orders), B ng kê chi ti t hàng hóa ( Packing List ) th c t v s l ng hàng hóa mà công ty đang th c hi n cho lô hàng xu t kh u, nhân viên ph trách đ t ch ( Shipping
Staff ) c a công ty s ti n hành l p “ Booking Order ” và g i cho đ i lý hãng tàu ch
đnh qua e-mail ho c b ng fax.
+ Sau khi nh n đ c “ L nh đ t ch ” t phía công ty g i t i, nhân viên
i lý hãng tàu s ti n hành xem xét và đ i chi u v i các thông tin, d li u l u tr trên h th ng m ng mà h đã nh n đ c thông qua “ L nh ch đnh ” c a ng i mua. N u các thông tin trên “ L nh đ t ch ” hoàn toàn phù h p v i các thông tin ch đnh thì nhân viên này s g i tr l i cho công ty m t b n “ Xác nh n đã đ t ch - Booking Note/ Booking Confirmation ”.
+ Ng c l i n u có s không th ng nh t gi a “ L nh đ t ch ” c a công ty v i thông tin ch đnh t ng i mua thì nhân viên đ i lý hãng tàu s yêu c u nhân viên c a công ty xác nh n l i v i ng i mua đ đi u ch nh cho h p nh t.
Thông tin trên “ Xác nh n đã đ t ch - Booking Note ” th hi n vi c i lý hãng tàu đ ng ý v i “ L nh đ t ch ” c a công ty và đ ng th i đây c ng là c s đ công ty và i lý hãng tàu th c hi n ngh a v và trách nhi m c a m i bên theo đúng tinh th n c a b n “ Xác nh n đã đ t ch ”. ó là i lý hãng tàu s c p container r ng theo yêu c u cho công ty, ti p nh n hàng hóa nh đã mô t c a công ty vào m t ngày xác đnh trên “ Booking Note ”… và công ty có ngh a v giao hàng c ng nh hoàn thành m i th t c H i quan cho lô hàng theo đúng th i h n và đa đi m quy đnh trên “ Booking Note ”.
Khi đã nh n đ c b n “ Xác nh n đã đ t ch - Booking Note ” t phía đ i lý hãng tàu ch đnh, công ty s th c hi n b c ti p theo c a quy trình t ch c th c hi n h p
đ ng xu t kh u đó là làm th t c H i quan cho lô hàng xu t kh u.
3.6 Mua b o hi m ( n u có )
Các tr ng h p th ng nhân xu t kh u ph i mua b o hi m khi bán hàng theo các
đi u ki n c s giao hàng là CIF, CIP đ c quy đnh trong h p đ ng ngo i th ng.
đây đi u ki n là FOB Ho Chi Minh Port nên công ty không có trách nhi m ph i mua
3.7 Làm th t c H i quan
D a vào h p đ ng xu t kh u đã ký k t, các chi ti t ph ki n ( Annex ), l nh “ Xác nh n đã đ t ch ” t hãng tàu…, nhân viên ph trách th t c H i quan c a công ty s ti n hành làm th t c m t khai cho lô hàng.
B h s H i quan hàng hóa xu t kh u c a công ty thông th ng bao g m nh ng ch ng t sau:
+ T khai H i quan xu t kh u ( M u HQ/2002-XK ): 2 b n chính;
+ H p đ ng xu t kh u: 1 b n sao ( tr ng h p khai l n đ u s trình h p đ ng b n chính đ đ i chi u );
+ Hóa đ n th ng m i: 1 b n chính;
+ B ng kê chi ti t hàng hóa: 1 b n chính;
+ nh m c hàng hóa: 1 b n sao ( tr ng h p khai l n đ u s trình đnh m c b n chính đ đ i chi u );
+ Ph ki n h p đ ng ( n u có ): 1 b n sao ( tr ng h p l n đ u s trình ph ki n b n chính đ đ i chi u ).
Các thông tin ph i kê khai trên t khai H i quan xu t kh u c a công ty:
¬ Ph n tiêu đ
C c H i quan: C c H i quan Thành ph H Chí Minh Chi c c H i quan: Chi c c H i quan Qu n lý Hàng u t
Công ch c H i quan đ c giao nhi m v ti p nh n, đ ng ký t khai có trách
nhi m:
+ Ghi s t khai theo th t c a s đ ng ký t khai theo t ng ngày, cách ghi s t khai nh sau: S t khai/XK/Lo i hình/ n v làm th t c.
+ Ghi ngày đ ng ký t khai, ghi s l ng ph l c t khai đi kèm. Công ch c H i quan đ c giao nhi m v ti p nh n, đ ng ký t khai ký, ghi rõ h tên.
¬ Ph n dành cho ng i khai H i quan kê khai
+ Ng i xu t kh u, mã s :
Ghi tên đ y đ , đ a ch , s đi n tho i, s fax c a công ty.
Ghi mã s kinh doanh xu t - nh p kh u c a công ty đã đ ng ký v i C c H i quan Thành ph .
Hi n nay, theo quy đnh m i c a B th ng m i và T ng C c H i quan thì ph n này ngoài các thông tin k trên, doanh nghi p còn ph i đi n mã MID c a đ n v mình vào.
FORTUNE PEACE GARMENT JVC., LTD ( Công ty Liên Doanh H ng Vi t Hòa Bình )
830 Nguy n Duy, P.12, Q8, Tp.HCM – Tel: 848-9503009 – Fax: 848-9503006 Mã s : 0302464907 – MID: VNFORPEA830HOC
+ Ng i nh p kh u, mã s :
Ghi tên đ y đ , đa ch c a doanh nghi p/cá nhân nh p kh u n c ngoài mua hàng c a ng i xu t kh u Vi t Nam. N u có mã s c a ng i nh p kh u thì ghi vào ô mã s .
FISHMAN AND TOBIN INC
625 RIDGE PIKE BLDG E 3RD FLOOR, CONSHOHOCKEN, PA 19428
ATTN: KAREN DEAL, TEL: 610-828-8400
+ Lo i hình:
i v i lô hàng xu t kh u có thu xu t kh u đánh d u (V) vào ô “Có thu ” Hàng không thu ho c thu xu t b ng không đánh d u vào ô “Không thu ”
Ký hi u “KD” ch Kinh doanh; “ T” ch u t ; “GC” ch Gia công; “SXXK”
ch S n xu t xu t kh u; “XTN” ch T m xu t tái nh p; “TX” ch Tái xu t. ánh d u (V) vào ô thích h p v i lo i hình xu t kh u
Tr ng h p c a công ty là lo i hình xu t kh u gia công nên hoàn toàn đ c mi n thu . Vì v y khi kê khai t khai, nhân viên c a công ty s ch đánh d u (V) vào hai ô: “Không thu ” và “GC”.
+ Gi y phép/ Ngày c p/ Ngày h t h n:
Ghi s v n b n duy t k ho ch xu t kh u/gi y phép c a B th ng m i, B ngành ch c n ng ( n u có ), ngày ban hành và ngày h t h n ( n u có ) c a v n b n đó.
+ H p đ ng:
Ghi s và ngày ký h p đ ng th ng m i ho c ph ki n h p đ ng c a lô hàng xu t kh u và ngày h t h n ( n u có ).
H p đ ng s : 03/07/FP-ST, ngày: 05/03/2007 – ngày h t h n: 05/03/2008.
+ N c nh p kh u:
Ghi tên n c n i hàng hóa đ c xu t kh u đ n ( n i hàng hóa s đ c chuy n
đ n theo th a thu n gi a ng i bán v i ng i mua ).
N c nh p kh u: U S A
+ C a kh u xu t hàng:
Ghi tên c a kh u cu i cùng n i hàng đ c xu t ra kh i Vi t Nam. Lô hàng c a công ty đ c xu t qua c a kh u C ng Cát Lái. Cách ghi c a công ty trong m c này là:
C a kh u xu t hàng: CÁT LÁI
+ i u ki n giao hàng:
Ghi rõ đi u ki n giao hàng mà bên mua và bên bán th a thu n trong H p đ ng th ng m i. H p đ ng gi a công ty và đ i tác quy đnh đi u ki n giao hàng là FOB HCM. Vì v y cách ghi: FOB HCM
+ ng ti n thanh toán:
Ghi mã c a lo i ti n t dùng đ thanh toán ( nguyên t ) đ c th a thu n trong H p đ ng th ng m i.
+ T giá tính thu :
Ghi t giá gi a đ n v nguyên t v i ti n Vi t Nam áp d ng đ tính thu ( theo quy đnh hi n hành t i th i đi m m t khai H i quan ) b ng đ ng Vi t Nam.
ng ti n thanh toán: USD – T giá tính thu : 16,080 VND
+ Ph ng th c thanh toán:
Ghi rõ ph ng th c thanh toán đã th a thu n trong h p đ ng th ng m i.
Ph ng th c thanh toán: TTR
+ Tên hàng quy cách ph m ch t:
Ghi rõ tên, quy cách ph m ch t hàng hóa theo H p đ ng th ng m i. QU N DÀI NAM 100% COTTON: 26079W, Y855012B, Y855013B HTS: 6203424046; CAT 347
+ Mã s hàng hóa:
Ghi mã s phân lo i hàng hóa theo danh m c hàng hóa XNK Vi t Nam ( HS.VN ) do T ng c c th ng kê ban hành.
Mã s hàng hóa: 6203419000
+ L ng:
Ghi t ng s l ng ho c tr ng l ng t ng m t hàng trong lô hàng.