2.5. Mua bảo hiểm hàng hoá
Với mặt hàng kinh doanh của Indochina là vật tư máy móc thiết bị và hóa chất thì vấn đề bảo hiểm hàng hoá là rất quan trọng, đặc biệt với những hàng hoá chuyên chở bằng đường biển thường gặp nhiều rủi ro và tổn thất. Do đó, để đảm bảo lợi ích trong kinh doanh, Indochina thường mua bảo hiểm hàng hoá tại Tổng công ty cổ phần bảo hiểm Việt Nam- Bảo Việt. Thực tế trong các hợp đồng MBHHQT của Công ty đều mua bảo hiểm hàng hoá chứ không chỉ phụ thuộc vào việc hàng hoá có vận chuyển bằng đường biển hay không. Điều này, đảm bảo cho hàng hoá trong hợp đồng xuất khẩu cũng như hợp đồng nhập khẩu của Công ty.
2.6. Làm thủ tục hải quan
Hàng hoá khi qua biên giời quốc gia để xuất khẩu hay nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Đây là một công cụ để quản lý hành vi buôn bán theo pháp luật của Nhà nước, nhằm ngăn chặn buôn lậu, kiểm tra sai sót giấy tờ, thống kê số liệu hàng xuất nhập khẩu.
Thủ tục hải quan hàng xuất - nhập khẩu luôn được Indochina thực hiện nghiêm túc theo các bước: Khai báo hải quan; Xuất trình hàng hóa; Thực hiện các quyết định của hải quan.
2.7. Giao nhận hàng với tàu
Hàng hoá xuất-nhập khẩu của Indochina chủ yếu được vận chuyển bằng đường biển và đường hàng không.
Với giao hàng xuất khẩu bằng đường biển có các bước tiến hành như sau:
+ Dựa vào chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải (đại diện hằng hải) hoặc thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng.
+ Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng. + Sắp xếp phương tiện đưa hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu.
+ Lấy biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển. Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hoả, đã bốc hàng và phải chuyển nhượng được. Vận đơn sẽ được chuyển về Indochina để lập bộ chứng từ thanh toán.
Với nhận hàng nhập khẩu: Các cơ quan vận tải (như ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản
hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi…. Indochina cử người đến địa điểm giao hàng như thoả thuận trong hợp đồng và làm các thủ tục cần thiết để nhận hàng.
2.8. Thanh toán hợp đồng
Kết quả cuối cùng của các giao dịch kinh doanh Thương mại Quốc tế là thanh toán. Đây là khâu trọng tâm của giao dịch, Indochina sử dụng một phương thức thanh toán phổ biến trong các hợp đồng MBHHQT của Công ty là chuyển tiền bằng điện (Telegraphuc Transfer- T/T) và thư tín dụng không huỷ ngang (Irrevocable L/C)
Với hợp đồng xuất khẩu:
Phương thức thanh toán TT: Công ty yêu cầu bên nhập khẩu thực hiện phương thức chuyển tiền TT khi đã nhận được hàng, hoặc trả tiền ứng trước thông qua ngân hàng. Bên nhập khẩu, tức người chuyển tiền phải làm thủ tục phí, điện phí cho ngân hàng.
Phương thức thanh toán L/C: Indochina giục bên nhập khẩu mở L/C đúng hạn và đúng nội dung quy định trong hợp đồng. Sau khi nhận L/C, Indochina kiểm tra, so sánh với nội dung đã thoả thuận trong hợp đồng, yêu cầu sửa chữa bằng văn bản khi thấy chưa phù hợp. Công ty sẽ lập bộ chứng từ hoàn hảo, phù hợp với nội dung L/C khi đến thời hạn giao hàng. Công việc được cán bộ chuyên trách của Indochina tiến hàng cẩn thận, chính xác.
Với hợp đồng nhập khẩu:
Phương thức thanh toán TT: Indochina thực hiện việc chuyển tiền đúng với quy định trong hợp đồng đã giao kết, và thực hiện việc chả phí, điện phí cho ngân hàng.
Phương thức thanh toán L/C: Indochina mở L/C trước khi đến thời hạn giao hàng trong thời gian quy định. Cơ sở của việc mở L/C là các điều khoản của hợp đồng đã giao kết. Khi bộ chứng từ gốc của đối tác về đên ngân hàng, Indochina kiểm tra chứng từ, trả tiền cho ngân hàng và nhận chứng từ để đi nhận hàng khi chứng từ hợp lệ.