Khi hợp đồng MBHHQT đã được giao kết, quyền và nghĩa vụ của các bên đã được xác định và có rằng buộc pháp lý. Indochina với tư cách là một bên ký kết sẽ tổ chức thực hiện hợp đồng đúng và đầy đủ nội dung mà các bên đã cam kêt thoả thuận. Thực hiện hợp đồng MBHHQT rất phức tạp, đòi hỏi các bên phải có kiến thức nghiệp vụ Thương mại Quốc tế, am hiểu và tuân thủ luật quốc gia, luật pháp quốc tế để việc thực hiện hợp đồng thuận lợi, đảm bảo uy tín kinh doanh của Công ty, quyền và lợi ích hai bên, cũng như quyền và lợi ích của hai quốc gia.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng MBHHQT, các cán bộ được giao nhiệm vụ của Indochina luôn thực hiện nghiêm túc những thoả thuận cam kết trong hợp đồng, cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính danh lợi và hiệu quả nghiệp vụ giao dịch. Các cán bộ Công ty cũng đã phối hợp chặt chẽ với các cơ quan nhà nước như Bộ Công Thương, cơ quan Hải Quan… để việc thực hiện hợp đồng đúng với quy định pháp luật và thuận lợi.
Với hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, quy trình thực hiện của Indochina là: Giục mở L/C và kiểm tra L/C (trong trường hợp hợp đồng quy định sử dụng phương thức thanh toán này); Xin giấy phép xuất khẩu với hàng hoá thuộc danh mục hàng hoá cần có giấy phép xuất khẩu; Chuẩn bị hàng hoá, thuê tàu, kiểm nghiệm hàng; Giao hàng lên tàu; Mua bảo hiểm hàng hoá (tuỳ theo thoả thuận của các bên); Làm thủ tục thanh toán; Giải quyết tranh chấp nếu có.
Với hợp đồng nhập khẩu hàng hoá (loại hợp đồng MBHHQT chủ yếu của Indochina), quy trình thực hiện hợp đồng là: Xin giấy phép nhập khẩu hàng hoá (trong trường hợp hàng hoá nằm trong Danh mục hàng hoá cần có giấp phép nhập khẩu); Mở L/C nếu hợp đồng mà Công ty giao kết có thoả thuận thanh toán bằng L/C; Thuê tàu, mua bảo hiểm tuỳ theo thoả thuận cụ thể trong hợp đồng; Làm thủ tục hải quan; Nhận hàng, kiểm tra hàng;Làm thủ tục thanh toán; Khiếu nại về hàng hoá bị tổn thất, không đủ số lượng, hoặc không đúng với quy định trong hợp đồng nếu có; Giải quyết tranh chấp nếu có.
Như vậy, những công việc chính mà Indochina phải tiến hành để thực hiện một hợp đồng MBHHQT bao gồm:
2.1. Xin giấy phép xuất nhập khẩu
Việc xin giấy phép xuất nhập khẩu hàng hoá sẽ không phải thực hiện nếu hàng hoá trong hợp đồng là hàng hoá được phép kinh doanh và phù hợp với ngành nghề ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Indochina.
Trường hợp hàng hoá trong hợp đồng nằm trong Danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu có điều kiện thì Indochina phải xin giấy phép xuất, nhẩp khẩu của Bộ Công thương hoặc Bộ quản lý chuyên ngành. Danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu có điều kiện được quy định trong Phụ lục số 03 Nghị định số 12/2006/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công, và quá cảnh hàng hoá với nước ngoài.
2.2. Chuẩn bị hàng hoá
Indochina là công ty kinh doanh buôn bán vật tư máy móc thiết bị phục vụ sản xuất, nghiên cứu khoa học, hoá chất; đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá… nên việc chuẩn bị hàng hóa tại Công ty là rât quan trọng. Cụ thể:
Để thực hiện hợp đồng MBHHQT (hợp đồng bán), Indochina phải tập trung, kiểm tra và đóng gói hàng hoá. Việc đóng gói hàng hoá phải thực hiện đúng theo như thoả thuận trong hợp đồng mà Công ty đã giao kết với khách hàng.
Sau khi đóng gói hàng hoá, Indochina thực hiện việc ký mã hiệu hàng hoá gồm các nội dung: Tên người nhận, tên người gửi; Trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì; Số hợp đồng; Số hiệu chuyến hàng, kiện hàng…; Tên địa điểm hàng đến, địa điểm hàng
đi; Hành trình chuyên chở; Số vận đơn, tên tàu…; Và các dấu hiệu hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản…(4)
Để hình thành một lô hàng, ngoài những công việc trên, Indochina cũng như các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải kiểm tra hàng hoá và lấy giấy chứng nhận sự phù hợp của hàng hoá với quy định của hợp đồng như chứng nhận phẩm chất, kiểm dịch….
2.3. Kiểm tra hàng hoá
Như đã nói ở trên, việc kiểm tra hàng hoà là bước hình thành một lô hàng với hợp đồng xuất khẩu. Song, việc kiểm tra hàng hoá là yêu cầu cần thiết đối với cả bên xuất khẩu và nhập khẩu nhằm đảm bảo quyền lợi của khách hàng, uy tín cho nhà cung cấp trong quan hệ buôn bán.
Với hợp đồng xuất khẩu, Indochina sẽ thực hiện kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng, trọng lượng bao bì…
Với hợp đồng nhập khẩu, Inchina (một bên đứng tên trên vận đơn) lập thư dự kháng (letter of reservation) nếu nghi ngờ hoặc thực sự có tổn thất sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định (Servey Report), nếu tổn thất xảy ra với những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp khác, phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng thư giám định (Inspection Certificate)(5)
2.4. Thuê tàu lưu cước
Trong quá trình thực hiện hợp đồng MBHHQT, việc thuê tàu lưu cước phụ thuộc vào các yếu tố: Điều khoản của cụ thể của hợp đồng; Đặc điểm hàng hoá; Điều kiện vận tải.
Chẳng hạn điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF (cảng đến), hay của hợp đồng nhập khẩu là FOB (cảng đi) thì chủ hàng xuất nhập khẩu phải thuê tàu biển để chở hàng. (Thực tế các hợp đồng MBHHQT của Indochina như đã nói ở trên, điều kiện giao hàng hay được thoả thuận áp dụng trong hợp đồng là CIF, FOB, CIP… ) Tàu chở hàng có thể là tàu chuyến (với hàng khối lượng lớn) hoặc tàu chợ (với hàng lẻ). Việc thuê khoang tàu chợ còn gọi là lưu cước (Booking a ship’s space)
