5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.2.2.4. Kế toán chi phí chung
Chi phí chung chiếm tỉ trọng nhỏ nhất trong giá thành sản phẩm xây lắp, nhưng lại là khoản chi phí khó quản lý nhất. Chúng phát sinh nhằm phục vụ những hoạt động chung tại công trường, nên tương đối đa dạng và giá trị dao động lớn, nếu không được kiểm soát chặt chẽ thì dễ bị lạm dụng gây lãng phí chi phí. Do đó, cần phải quản lý chặt chẽ và hạch toán đầy đủ, chính xác cho loại chi phí này.
Chi phí chung bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau như: lương của nhân viên quản lý công trường, các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp thi công và nhân viên quản lý công trường, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dùng chung cho các tổ đội, các chi
phí dịch vụ mua (thuê) ngoài, các chi phí phải trả như điện nước và các chi phi bằng tiền khác.
Chứng từ sử dụng
−Bảng tính và thanh toán lương của nhân viên quản lý công trường. (Phụ lục 2.21)
−Bảng kê trích nộp các khoản theo lương do kế toán lập: căn cứ vào mức lương cũng như các điều khoản quy định, kế toán tiến hành trích lập Bảo hiểm xã hội (mức trích lập 17%), Bảo hiểm y tế (3%), Bảo hiểm thất nghiệp (1%) tính vào chi phí. (Phụ lục 2.22)
−Hóa đơn giá trị gia tăng về dịch vụ, hàng hóa thuê mua ngoài do nhà cung cấp lập.
(Phụ lục 2.23)
−Phiếu chi tiền. (Phụ lục 2.24)
−Hóa đơn tiền điện. (Phụ lục 2.25)
−Hóa đươn tiền nước. (Phụ lục 2.26)
−Các chứng từ liên quan khác,…
Tài khoản sử dụng
Để hạch toán chi phí chung, kế toán sử dụng TK 1544 – Chi phí chung để tập hợp chi phí, TK này cũng được mở chi tiết theo công trình để thuận tiện cho việc theo dõi.
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản như TK 11111 – Tiền mặt VNĐ tại quỹ, TK 331113 – Phải trả ngắn hạn người bán, TK 3341 – Phải trả công nhân viên, TK 3383 – Bảo hiểm xã hội, TK 3384 – Bảo hiểm y tế, TK 3389- Bảo hiểm thất nghiệp,...
Trình tự hạch toán
- Đối với lương của nhân viên quản lý công trường:
Hàng tháng, kế toán căn cứ vào bảng chấm công, tính và hạch toán lương nhân viên quản lý công trường: ghi Nợ cho TK 1544 – Chi phí chung, ghi Có cho TK 3341 – Phải trả người lao động.
Ví dụ: Ngày 29/12/2012, căn cứ vào bảng thanh toán lương của nhân viên quản lý CT Honwu tháng 12/2012 (Phụ lục 2.21), kế toán hạch toán như sau: ghi Nợ cho TK 1544 – Chi phí chung: 10.350.000, ghi Có cho TK 3341 – Phải trả công nhân viên: 10.350.000 (Đvt: VNĐ).
Đối với các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp thi công, kế toán căn cứ vào bảng trích lập các loại bảo hiểm, hạch toán: ghi Nợ TK 1544 – Chi phí chung, ghi Có cho TK 338 – Phải trả phải nộp khác. Tại Công ty Cổ phần Tư vấn & Xây dựng Kiến Phát, nhân công thuê ngoài thời vụ thay đổi liên tục, do đó, hầu hết không đủ điều kiện trích lập bảo hiểm, do đó, nghiệp vụ này ít, nên kế toán sẽ tính tiền bảo hiểm vào lương cho những trường hợp đủ điều kiện. Năm 2012, đến tháng 12/2012, nhân viên quản lý công trình Honwu mới đủ điều kiện trích nộp bảo hiểm.
Ví dụ: Ngày 29/ 12/ 2012, kế toán tiến hành tính và trích nộp bảo hiểm cho nhân viên quản lý CT Honwu theo tỉ lệ quy định, căn cứ vào Bảng kê trích nộp các khoản theo lương tháng 12/ 2012 (Phụ lục 2.22), kế toán tiến hành hạch toán khoản trích vào chi phí như sau: ghi Nợ cho TK 1544 – Chi phí chung: 9.366.750, ghi Có cho TK 338 – Phải trả phải nộp khác: 9.366.750 (Đvt: VNĐ).
- Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động chung,
Khi có nhu cầu, sẽ mua về dùng ngay, không qua kho, kế toán hạch toán trực tiếp vào chi phí chung mà không qua tài khoản vật tư nào. Kế toán sẽ hạch toán như sau: Ghi Nợ cho TK 1544 – Chi phí chung, ghi Nợ cho TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ, ghi Có cho TK 11111 – Tiền mặt VNĐ tại quỹ.
Ví dụ: Ngày 06/11/2012, anh Nguyễn Thành Đô có mua xăng phục vụ việc di chuyển, khảo sát CT Honwu theo Hóa đơn GTGT số 0042018 (Phụ lục 2.23) của Chi nhánh xăng dầu Hải Dương – cửa hàng xăng dầu số 56 Cẩm Phúc, căn cứ vào Hóa đơn GTGT và Phiếu chi PC049 (Phụ lục 2.24), kế toán tiến hành hạch toán:
Ghi Nợ cho TK 1544 – Chi phí chung: 430.000, ghi Nợ cho TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: 43.000 và ghi Có cho TK 11111 – Tiền mặt VNĐ tại quỹ: 473.000 (Đvt: VNĐ).
Với đặc thù thi công tại nhiều công trình và có sự điều chuyển máy móc thiết bị giữa chúng, cho nên chi phí khấu hao các tài sản phục vụ cho hoạt động chung khó có thể tập hợp trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình. Do đó, với loại chi phí này, kế toán tiến hành tập hợp chung và cuối kì tiến hành phân bổ cho các công trình. Tiêu thức phân bổ chi phí khấu hao tài sản dùng cho hoạt động chung tại các công trường được Kiến Phát ựa chọn là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Các tài sản dùng chung cho nhiều công trình sẽ được trích khấu hao riêng để thuận tiện cho việc quản lý và theo dõi, hàng tháng, kế toán tiến hành trích khấu hao các tài sản này vào Bảng tính khấu hao tài sản cố định – Tài sản phục vụ hoạt động chung tại công trường (Phụ lục 2.25). Cuối tháng, căn cứ vào Sổ chi tiết vụ việc TK 1541 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công trình Honwu (Phụ lục 2.10) và các công trình có liên quan, tiến hành tính và phân bổ chi phí khấu hao tính vào chi phí chung cho công trình Honwu theo công thức:
Chi phí khấu hao TSCĐ tính vào chi =
Chi phí NVLTT trong tháng
của CT Honwu x
Tổng chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt Tổng chi phí NVLTT trong
tháng của các CT có liên quan
Ví dụ: Tháng 11/2012, chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động chung của các công trình được tính theo Bảng tính khấu hao tài sản cố định – TSCĐ phục vụ hoạt động chung cho các công trình (Phụ lục 2.25) có chi phí khấu hao cần phân bổ là 11.160.516, căn cứ vào Sổ chi tiết TK 1521 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp CT Honwu (Phụ lục 2.10) và Sổ cái TK 1521 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Phụ lục 2.9) có số phát sinh NVLTT tháng 12 của Honwu là 2.147.212.675, tổng chi phí NVLTT trong tháng là 3.557.271.506 (Đvt: VNĐ). Kế toán tiến hành phân bổ theo công thức trên:
(Đvt: VNĐ)
Chi phí khấu hao TSCĐ tính
vào chi phí chung phân bổ cho = 2.147.212.675 3.557.271.506
Chi phí chung sau khi được tính toán sẽ được phân bổ cho các công trình theo Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (Phụ lục 2.26). Căn cứ vào các bảng trên, kế toán tiến hành hạch toán vào chi phí chung công trình Honwu như sau: ghi Nợ cho TK 1544 – Chi phí chung: 6.736.624, ghi Có cho TK 214 – Hao mòn TSCĐ: 6.736.624 (Đvt: VNĐ)
Đối với các chi phí dịch vụ thuê ngoài, chi phí phải trả như tiền điện, nước, phí KCN, các chi phí bằng tiền khác hầu hết được thanh toán ngay bằng tiền mặt, do đó, kế toán hạch toán tương tự trường hợp mua nguyên vật liệu thanh toán ngay dùng cho hoạt động chung.
Sau khi hạch toán các nghiệp vụ, kế toán tiến hành nhập lên phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động kết chuyển lên các sổ liên quan như: Sổ nhật ký chung (Phụ lục 2.7), Sổ cái TK 1544 – Chi phí chung (Phụ lục 2.27) và Sổ chi tiết vụ việc TK 1544 – Chi phí chung chi tiết CT Honwu (Phụ lục 2.28).
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ CÔNG TẤC KẾ TOÁN CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TUỔI TRẺ ĐẤT VIỆT 3.1 Các kết luận và phát hiện qua Kế toán chi phí xây lắp tại Công ty bệnh viện
Hoàn Mỹ tại Công ty Cổ phần Xây dựng Tuổi Trẻ Đất Việt. 3.1.1. Những kết quả đã đạt được
Để đứng vững và phát triển trên thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng của các doanh nghiệp không chỉ về chiến lược đầu tư mà còn về quản lý chi phí. Nhận thức được tầm quan trọng đó, Công ty Cổ phần Tư vấn & Xây dựng Kiến Phát đã không ngừng nâng cao chất lượng công tác kế toán, cụ thể là kế toán chi phí, để có thể quản lý chi phí một cách hiệu quả nhất, giảm chi phí, hạ giá thành, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm xây lắp, tạo uy tín trên thị trường.
Qua thời gian thực tế cũng như nghiên cứu đánh giá tình hình về công tác kế toán nói chung và kế toán chi phí xây dựng nói riêng tại Công ty Cổ phần Tư vấn & Xây dựng Kiến Phát, em cũng đã thấy được những kết quả đạt được tại công ty – những mặt mạnh đạt được, cần được tận dụng và phát huy hơn nữa.
Thứ nhất, về bộ máy tổ chức kế toán. Kiến Phát có bộ máy kế toán tương đối gọn nhẹ nhưng có sự phân công đầy đủ, rõ ràng, phù hợp với năng lực và trình độ của nhân viên kế toán, cũng như tuân thủ chặt chẽ theo chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước. Nhờ tổ chức tốt bộ máy kế toán nên quy trình làm việc cũng rất khoa học với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ, có chuyên môn tốt, ý thức trách nhiệm cao và nhiệt tình trong công việc, luôn phát huy hết khả năng của mình đồng thời không ngừng học hỏi, giúp đỡ lẫn nhau về chuyên môn nghiệp vụ. Trong bộ máy kế toán, mỗi nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhưng vẫn có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Do có sự phân công lao động kế toán nên đã tạo điều kiện đi sâu vào từng phần hành đồng thời không có sự chồng chéo công việc giữa các nhân viên kế toán. Điều này giúp cho bộ máy
kế toán hoạt động bắt nhịp phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý.
Thứ hai, về chính sách kế toán áp dụng. Chính sách kế toán mà Kiến Phát áp dụng hoàn toàn phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện hành, và điều kiện của công ty, đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế. Với quy mô công ty xếp vào loại vừa và nhỏ, Kiến Phát đã lựa chọn và áp dụng chính sách kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC, điều này hoàn toàn phù hợp. Trong quá trình hoạt động, Kiến Phát không ngừng vận dụng sáng tạo và có hiệu quả các chính sách kế toán, các quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành. Hệ thống sổ và tài khoản kế toán được sử dụng một cách linh hoạt, giúp cho việc theo dõi các khoản mục được thuận tiện hơn rất nhiều. Bên cạnh đó, chứng từ ban đầu được tổ chức hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ. Cách thức hạch toán nói chung của công ty hữu hiệu và phù hợp với Chế độ kế toán hiện hành. Công ty áp dụng thành công một số phần hành hạch toán trên máy vi tính, sử dụng phần mềm kế toán Fast – phần mềm khá thông dụng hiện nay, đồng thời hệ thống sổ sách phù hợp theo hình thức nhật ký chung đúng với quy định của Chế độ kế toán hiện hành và yêu cầu quy định của Bộ xây dựng đáp ứng nhu cầu quản lý của công ty.
Thứ ba, về ông tác kế toán chi phí tại công ty. Công tác kế toán chi phí tại công ty được quan tâm đặc biệt, do đó, Kiến Phát đã xây dựng một quy trình hạch toán kế toán khoa học, hợp lý, từ khâu phân loại chi phí đến khi hạch toán, kết chuyển và hoàn thành công trình.
Về phân loại chi phí: ngay từ khâu lập dự toán, Kiến Phát đã tính toán giá trị công trình một cách hợp lý theo từng khoản mục chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy xây dựng,... để làm căn cứ để lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu và các nguồn lực khác. Đây cũng là một căn cứ khá quan trọng để các cán bộ quản lý nắm bắt tình hình và tiến độ thi công để có những kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu và sử dụng nhân công kịp thời, tránh thất thoát, lãng phí các nguồn
Về sử dụng lao động: Nhân công lao động được sử dụng linh hoạt trong từng giai đoạn thi công, do đó, Kiến Phát luân duy trì hai bộ phận nhan công lao động trực tiếp là nhân công có tay nghề trình độ làm lâu dài và nhân công lao động thời vụ. Việc sử dụng linh hoạt hai bộ phận nhân công này giúp đẩy nhanh tiến độ thi công mà vẫn đảm bảo được chất lượng của công trình nhờ phân công các hạng mục thi công phù hợp với trình độ tay nghề của nhân công. Bên cạnh đó, Kiến Phát áp dụng các hình thức trả lương khác nhau đối với mỗi bộ phận nhân công. Với bộ phận công nhân kỹ thuật thì trả lương cố định theo thời gian, tạo thu nhập ổn định cho họ trong suốt thời gian thi công công trình. Với nhân công thuê ngoài thời vụ thì trả lương công nhật, ai làm nhiều hưởng nhiều, phù hợp với tính chât thời vụ và đặc điểm của bộ phận lao động này. Hình thức trả lương không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn hoàn toàn phù hợp, kết hợp với chính sách lương thưởng công nhân viên kịp thời, nên đã khuyến khích lao động làm việc hăng say và có trách nhiệm hơn.
Về luân chuyển chứng từ: chứng từ phát sinh tại bộ phận nào, sẽ do bộ phận đó chuyển ngay về cho kế toán để phục vụ công tác hạch toán. Ví dụ: anh Nguyễn Mạnh Tưởng chịu trách nhiệm về nhiên liệu cho máy xây dựng, ngày 04/11/2012, anh chịu trách nhiệm mua dầu Diezel cho máy ủi theo Hóa đơn GTGT số 0015187 (Phụ lục 2.16)
thì anh cũng là người có trách nhiệm chuyển hóa đơn này về phòng kế toán. Do đặc điểm luân chuyển chứng từ như vậy, hạch toán chi phí luôn đầy đủ, kịp thời, đáp ứng yêu cầu quản lý của lãnh đạo công ty.
Về sử dụng tài khoản: tài khoản được mở chi tiết và linh hoạt, đáp ứng nhu cầu tập hợp và theo dõi chi phí của công trình theo từng khoản mục một cách thuận tiện nhất. Theo quyết định 48/2006/QĐ – BTC thì chi phí xây dựng sẽ được hạch toán vào TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, để thuận tiện cho việc tập hợp và theo dõi chi phí theo từng khoản mục nguyên vật liệu, nhân công, máy xây dựng và chi phí chung, kế toán đã mở thêm tài khoản cấp dưới, chi tiết cho từng loại chi phí. Điều này hoàn toàn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và yêu cầu quản lý của công ty.
Về trình tự hạch toán: trình tự hạch toán hợp lý, phù hợp với chuẩn mực và Chế độ kế toán doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty. Trong công tác kế toán chi phí, đặc biệt là kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, với nghiệp vụ mua nguyên vật liệu chuyển thẳng tới công trình sử dụng ngay, không qua nhập kho, kế toán vẫn hạch toán theo hai nghiệp vụ nhập – xuất, với cách hạch toán này, kế toán hoàn toàn có thể quản lý được tình hình mua bán, sử dụng nguyên vật liệu trong suốt quá trình thi công.
Về sổ kế toán: Kiến Phát áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, các sổ, thẻ được sử dụng đầu đủ, linh hoạt, đáp ứng nhu cầu quản lý chi phí, đồng thời, tuân thủ nghiêm ngặt theo đúng chế độ kế toán. Trong hạch toán chi phí xây dựng, kế toán mở các sổ chi tiết theo dõi chi phí cho từng công trình theo các khoản mục chi phí
