- Báo cáo nhậpxuấttồn
2.2.4.2 Trình tự kế toán tổng hợp xuất vật liệu:
Tại Công ty, nghiệp vụ xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên, liên tục. Vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau chứng từ mới đợc gửi lên phòng Tài vụ, do đó làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán. Vì vậy công ty quy định chung về ngày 30 của tháng để tính toán, ghi sổ kế toán trên máy cho phù hợp.
- Trờng hợp xuất vật liệu trực tiếp cho sản xuất:
Kế toán căn cứ vào “Phiếu xuất kho” hoặc trên cơ sở đối chiếu “Phiếu lĩnh vật t theo hạn mức kế hoạch” với sổ Nhật ký kho của thủ kho để ghi sổ kế toán theo định khoản
Nợ TK 621 ( chi tiết theo tiểu khoản) Giá vật liệu Có TK 152 ( chi tiết theo tiểu khoản) thực tế xuất kho
- Trờng hợp xuất cho các đối tợng khác, kế toán ghi:
Nợ TK 641 ( nếu xuất cho bán hàng) Giá vật liệu Nợ TK 642 ( nếu xuất cho QLDN) thực tế xuất kho Nợ TK 632 ( nếu xuất bán)
Có TK 152 ( chi tiết cho tiểu khoản)
Việc ghi sổ kế toán đợc căn cứ vào “ Phiếu xuất kho” hoặc “Báo cáo sử dụng vật t”.
Căn cứ vào “ Phiếu xuất kho” số 63 ( biểu 05) và “ Báo cáo sử dụng vật t” ( biểu 06) kế toán nhập “ Ngày, tháng”, “ Số chứng từ”, “ Diễn giải nguồn nhập- xuất” của hai chứng từ và chọn phần hạch toán để máy chuyển sang trang màn hình có đặt mã vật t.
Tại đây, kế toán nhập “ Mã vật t” cho lần lợt các mã số 010002, 010010, 021001, 010001. Tơng ứng với mỗi mã số kế toán nhập luôn phần “Lợng xuất”, “Đơn giá”, “Hạch toán”, và “Đối tợng” của từng mã.
Theo mã 01002 kế toán nhập “Lợng xuất: 47.600”, “Đơn giá: 4533,82”, “Đối tợng: Phân xởng bánh II” và chọn “hạch toán” theo bút toán:
Nợ TK 621 215.809.832 Có TK 215.809.832
Khi đó, tơng tự nghiệp vụ nhập vật liệu, số liệu sẽ đồng thời đợc truy cập vào các sổ “ Nhật Ký Chung”, “Sổ chi tiết vật liệu”, “Sổ cái TK 152”…
2.2.4.3. Một số sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp vật liệu:
• Sổ “Nhật ký chung”: Là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ nhập-xuất vật liệu phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó sổ “Nhật ký chung” cũng thực hiện việc phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản. Căn cứ để ghi sổ “Nhật ký chung” là các “Hoá đơn GTGT”, “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho”. Số liệu trên sổ “Nhật ký chung” là cơ sở để ghi “Sổ cái TK 331”.
• Sổ cái TK 152: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho tài khoản “Nguyên vật liệu” để ghi chép số d, số biến động vật liệu của công ty trong một kỳ kế toán. Căn cứ để ghi
“Sổ cái TK 152” là các số liệu của các nghiệp vụ nhập- xuất vật liệu đợc phản ánh trên sổ “Nhật ký chung”.
Ngoài ra kế toán tổng hợp vật liệu còn liên quan đến các sổ kế toán sau:
• Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán: Là sổ phản ánh thông tin chi tiết về tình hình thanh toán với các nhà cung cấp vật t. Tại công ty “Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán” do kế toán công nợ lập trên cơ sở các “Phiếu nhập kho” về vật liệu, các hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp và đợc quản lý theo mã đối tợng thanh toán, cho từng đối tợng thanh toán. Số liệu trên “ Sổ chi tiết thanh toán” (biểu 11) đợc sử dụng để vào “Bảng tổng hợp các đối tợng thanh toán” (biểu 12)
Căn cứ vào “Phiếu nhập kho” Số 72/Q4 ngày 3/3/2001 (biểu 03) và “Hoá đơn” GTGT” (biểu 01) kế toán mở “Sổ chi tiết đối tợng thanh toán” bằng cách khai báo đối tợng cung cấp mã số C0028. Khi đó máy sẽ tự động mở trang sổ có tên đối tợng là Công ty lơng thực và công nghệ thực phẩm để kế toán nhập các dữ liệu tơng ứng vào các cột (1),(2),(3),(4),(5) (biểu 11)
Sổ Cái TK 331: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho tài khoản “Phải trả ngời bán”, đợc dùng để phản ánh tình hình thanh toán với ngời bán hoặc nhà cung cấp. Căn cứ để ghi “Sổ cái TK 331” cũng là số liệu trên sổ “Nhật ký chung”. Số liệu của “Sổ cái TK 331” là tài liệu để lập “Bảng tổng hợp công nợ TK 331”
• Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào: Hàng tháng trên cơ sở các hoá đơn, chứng từ liên quan đến việc nhập vật liệu, kế toán tiến hành lập bảng kê thuế GTGT hàng hoá, dịch vụ mua vào đợc khấu trừ (biểu 14).