- Trường hợp nhập kho NVL từ những vật tư dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liệu
a. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu:
Khi trúng thầu, nhận thầu công trình, các đội sản xuất nhận tạm ứng để mua vật liệu. Công ty sẽ theo dõi khoản tạm ứng mà nhân viên kinh tế của đội sản xuất nhận trên sổ cái, sổ chi tiết TK141 và các sổ cái có liên quan.
Căn cứ vào các chứng từ: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, báo cáo thanh toán tạm ứng..., kế toán mã hoá chứng từ, nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK141 (Chi tiết cho từng người nhận tạm ứng) Có TK 111, 112…
Sau khi nhận xong khoản tạm ứng, các đội sản xuất tiến hành mua vật tư. Có hai trường hợp xảy ra:
+Mua vật tư về nhập kho.
+ Mua vật tư về không nhập kho mà dùng trực tiếp cho sản xuất.
*Trường hợp mua về nhập kho
Công ty CP Xây Dựng số 9 là Công ty xây dựng, tổ chức hoạt động sản xuất theo hình thức khoán nên đối với các tổ đội, vật liệu mua về thường được
xuất dùng ngay; tại công ty, đối với nguyên vật liệu chính thì có thể nhập kho hoặc xuất ngay thi công công trình hoặc xuất cho các tổ đội. Vật liệu nhập kho thường là những vật liệu phục vụ thi công công trình đặc biệt là những công trình công nghiệp theo phương pháp cốp pha trượt như: xi măng, sắt, thép…,hoặc sử dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi công công trình và một số các vật liêụ mang tính chất đặc thù khác…
- Khi tiến hành mua vật liệu, căn cứ vào hoá đơn mua hàng , biên lai cước phí vận chuyển, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán mã hoá và nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK152 Nợ TK 133
Có TK 141 (chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng)
- Trường hợp mua vật liệu mà chưa thanh toán ngay thì định khoản như sau:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 331( Chi tiết cho từng người bán)
Ví dụ 7 : Ngày 11/06/2007, anh Tùng dùng tiền tạm ứng của Công
ty mua 25.000kg thép φ 20 của cơ sở cán thép Toàn Thắng về nhập kho, theo phiếu nhập kho số 45 với đơn giá là 10.000đ/kg. Kế toán ghi:
Nợ TK 152: 250.000.000 Nợ TK 133: 12.500.000 Có TK 141: 262.500.000
*Trường hợp mua về không qua kho mà sử dụng ngay cho thi công công trình, hạng mục công trình.
Kế toán phản ánh trên TK 621 chi tiết cho từng công trình. Nếu vật liệu dùng trực tiếp, kế toán căn cứ vào chứng từ xuất nguyên vật liệu, phiếu chi, mã hóa nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 621 Nợ TK 133
Có TK 331 - nếu chưa trả tiền người bán Có TK 141 - nếu thanh toán bằng tạm ứng. Vật liệu mua về không qua kho, được sử dụng gián tiếp như bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình hạng mục công trình. Kế toán cũng căn cứ vào phiếu xuất kho vật tư, phiếu chi tiền mã hoá nhập số liệu vào máy theo định khoản tương tự như trường hợp trên.
Nợ TK 627 Nợ TK 133
Có TK 331, 141
Ví dụ 8 : Ngày 28/06/2007, anh Hoàng mua xi măng của Công ty
TNHH Thương mại Hoàng Hải, tổng số tiền là 60.000.000 đồng (trong đó VAT là 10%) chưa thanh toán, xuất cho thi công công trình nhà hát ca múa nhạc Việt Nam:
Nợ TK 621: 60.000.000 Nợ TK 133: 6.000.000 Có TK 331: 66.000.000
Quá trình tạm ứng mua vật tư phục vụ cho sản xuất, thi công công trình, hạng mục công trình sẽ được quyết toán vào cuối mỗi kỳ. Căn cứ vào các chứng từ sau:
+ Giấy đề nghị tạm ứng + Phiếu chi tiền
+ Các chứng từ gốc: Hoá đơn mua hàng, Biên lai cước phí vận chuyển ...
Thông qua các số liệu trên chứng từ, kế toán kết chuyển số dư tạm ứng với người phụ trách công trình theo định khoản:
Nợ TK 331 Có TK 141
Cũng có trường hợp vật liệu mua về được trả bằng tiền vay ngắn hạn thì được định khoản như sau:
Nợ TK 331 Có TK 311
Tất cả quá trình từ khâu nhận tạm ứng để thu mua vật liệu nhập kho, mua vật tư dùng ngay thi công công trình hạng mục công trình được kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, mà cụ thể là các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, Phiếu chi...Sau đó mã hóa và nhập số liệu vào máy. Từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tổng hợp và phân loại sau đó được in ra các mẫu sổ có liên quan của hình thức sổ nhật ký chung.
+ Sổ cái TK 141 + Sổ chi tiêt TK 141
Đây là sổ thể hiện việc nhận tạm ứng và tình hình quyết toán tạm ứng +Sổ cái TK 331
+ Sổ chi tiết TK 331
Loại sổ này được sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán với người bán và được chi tiết cho từng đối tượng thanh toán liên quan.