II. Thực trạng công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản
2. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất
2.1- Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất:
Để phản ánh đầy đủ chính xác các chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời cung cấp số liệu cần thiết cho bộ phận kế toán tập hợp chi
phí sản xuất thì việc tập hợp đối tượng chi phí là đặc biệt quan trọng. Với tính chất phức tạp của công nghệ và sản phẩm sản xuất kinh doanh mang tính đơn chiếc, có cấu tạo vật chất riêng, mỗi công trình, hạng mục công trình có dự toán thiết kế thi công riêng không đồng nhất về sản phẩm nên đối tượng hạch toán chi phí sản xuất của công ty là các công trình, hạng mục công trình.
Công ty tập hợp chi phí sản xuất theo phương pháp trực tiếp, các chi phí trực tiếp có liên quan đến công trình nào thì tập hợp trực tiếp vào công trình đó. Với các chi phí không thể tập hợp trực tiếp được vỡ nú liên quan đến nhiều công trình thì tập hợp theo từng nhóm đối tượng. Cuối kỳ kế toán phân bổ theo cỏc tiờu thức tập hợp cho từng hạng mục công trình.
Mỗi công trình, hạng mục công trình đều được mở sổ chi tiết riêng để theo dõi tập hợp chi phí từ khi phát sinh đến khi hoàn thành theo từng khoản mục:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sử dụng máy thi công + Chi phí sản xuất chung
Hiện nay công ty cổ phẩn LILAMA 10 đã và đang đảm nhận thi công rất nhiều công trình lớn trong cả nước. Tuy nhiên để phân tích được cụ thể việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn thành em xin lấy quy trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp của công trình thủy điện Plei-Krụng. Cụ thể em xin lấy số liệu chi phí phát sinh, quý IV năm 2009 để minh họa, các quý khác được tiến hành tương tự.
2.2- Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản mục chi phí chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí cũng như tính giá thành (thường chiếm khoảng 70-80% tổng chi phí). Vì vậy, việc hạch toán đúng, đủ chi phí nguyên liệu có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định tiêu hao vật chất trong sản xuất thi công, đảm bảo tính chính xác của toàn công trình xây dựng cũng như phản ánh tình hình sử dụng vật liệu đối với từng công trình, hạng mục công trình.
Ở công ty cổ phần LILAMA 10 các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm cỏc nguyờn vật liệu phục vụ cho xây lắp như: sắt, thép, xi măng, cát, gạch, sơn mạ, nhựa đường……
Khi nhận thầu một công trình, phòng kỹ thuật căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư cho từng công trình, căn cứ vào các định mức kinh tế kỹ thuật và giá cả vật tư để lập dự toán thi công cho từng công trình, sau đó phòng cung ứng vật tư căn cứ vào dự toán đã được duyệt và tiến độ thi công để lập kế hoạch mua sắm, cung ứng kịp thời vật tư đảm bảo cho sản xuất. Vật tư phục
vụ cho thi công công trình có thể được mua ngoài và vận chuyển đến thẳng chân công trình, có thể được xuất từ kho của công ty. Toàn bộ vật tư của công ty được hạch toán trên tài khoản tổng hợp TK 152, TK 153 mà không mở chi tiết cho từng loại vật tư.
Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng TK 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, TK này được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình.
Căn cứ vào kế hoạch mua vật tư, phiếu báo giá và giấy đề nghị thanh tạm ứng (Mẫu 01- Giấy đề nghị tạm ứng) do các đội gửi lên. Giám đốc phê duyệt tạm ứng chuyển sang phòng kế toán để hạch toán. Khi được duyệt, kế toán viết phiếu chi (Mẫu 02) , xuất tiền chi công trình và hạch toán:
Nợ TK 141: 49.050.000
Có TK 111: 49.050.000
Kế toán sẽ nhập số liệu vào máy và máy tự vào sổ Nhật ký chung, sổ cỏi… Khi nhân viên kinh tế đội gửi các hóa đơn mua hàng ( Mẫu 03- Hóa đơn GTGT), mẫu hàng…lờn phòng kế toán của công ty, kế toán xem xét, kiểm tra tính hợp pháp, đầy đủ của chứng từ và tiến hành so sánh các khoản chi theo hóa đơn với các định mức chi phí của từng giai đoạn thi công theo dự toán. Kế toán định khoản và nhập dữ liệu vào máy, máy tự động ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 141, 621, sổ chi tiết TK 621.
Khi có nhu cầu về vật tư cho sản xuất thi công công trình, thủ kho tiến hành xuất vật tư ở kho hoặc vận chuyển vật tư từ nơi cung cấp đến thẳng chân công trình. Khi xuất kho, thủ kho lập phiếu xuất kho làm căn cứ. Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên, một liên thủ kho giữ, một liên giao cho phòng cung ứng vật tư và một liên gửi về phòng tài vụ làm căn cứ ghi sổ.
Ví dụ: Trong tháng 12/2009 công ty xuất kho thép đen cho công trình
thủy điện Plei- Krụng theo phiếu xuất kho số 30 ngày 11/12/2009 (Mẫu 04- Phiếu xuất kho)
Căn cứ vào phiếu xuất kho gửi về, có kèm theo theo phiếu nhập kho, các hóa đơn mua hàng,…kế toán sẽ tiến hành định khoản và nhập liệu:
Nợ TK 621 PK : 44.050.000 Nợ TK 133 : 4.405.000
Có TK 141: 48.455.000
Máy sẽ tự động ghi vào sổ Nhật ký chung (biểu 01), sổ cái TK 621 (biểu 02).
2.3- Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp:
Trong quá trình sản xuất sản phẩm, bên cạnh chi phí NVL trực tiếp thì
chi phí nhân công trực tiếp cũng là khoản chi phí quan trọng chiếm từ 10%- 30% trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm. Vì vậy, việc tổ chức hạch toán chi phí nhân công trực tiếp cũng được đặc biệt chú trọng vỡ nú không chỉ
ảnh hưởng đến tổng giá thành thực tế của các công trình mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của người lao động.
Chi phí nhân công trực tiếp của công ty gồm hai bộ phận: lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lương cho lao động trong danh sách và cho lao động ngoài danh sách. Ngoài ra, cũn cú phụ cấp làm thêm giờ tăng ca cho người lao động theo quy định hiện hành.
Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng TK 622. Đồng thời kế toán mở TK 334- phải trả công nhân để ghi nhận khoản lương phải trả cho công nhân viên tại công ty. Đối với lao động trong biên chế, khi thanh toán tiền lương phải trích lại 1% làm quỹ từ thiện cho công ty, số tiền này được trích vào TK 3385.
Cuối tháng, căn cứ vào bảng xác nhận khối lượng thực hiện, hợp đồng làm khoán, bảng chấm công của đội gửi về, kế toán công ty tính lương phải trả theo công thức:
Lương của một Tổng lương khoán x số công của công nhân = mỗi công nhân Tổng số công của các công nhân
Căn cứ vào bảng chấm công, bảng xác nhận KL thực hiện ,hợp đồng làm khoỏn thỏng 11/2009 của công trình thủy điện Plei-Krụng. (biểu 03- hợp đồng làm khoán)
Kế toán tính lương cụ thể như sau:
Theo hợp đồng làm khoán, tổng số lương khoán là 21.840.000 và được thực hiện với tổng số công 450
- Lương một ngày công là: 21.840.000 / 480 = 45.500
- Vậy lương SP của công nhân Nguyễn Văn Tú là: 45.500 x 24 = 1.092.000 - Lương công nhân Lê Viết Hùng là: 45.500 x 21 = 955.500
Sau đó lập bảng tính và thanh toán lương
Căn cứ vào bảng thanh toán lương (biểu 05 ) kế toán định khoản và nhập định khoản vào chứng từ mã hóa, máy sẽ tự động ghi sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 622 (biểu 06).
Nợ TK 622: 21.840.000
Có TK 334: 21.840.000 Nợ TK 622: 429.600
Có TK 338: 429.600
2.4- Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công:
Để đảm bảo sản xuất, giảm bớt nhân công, nâng cao chất lượng, đẩy nhanh tiến độ công trình và hạ giá thành sản phẩm, công ty đã trang bị một số máy móc hiện đại. Những máy móc gọi là máy thi công. Vì vậy, nhưng
chi phí trực tiếp phát sinh trong quá trình sử dụng máy thi công cũng là khoản mục cấu thành giá thành sản phẩm.
Chi phí sử dụng máy thi công là toàn bộ chi phí liên quan đến sử dụng máy thi công bao gồm: chi phí nhiên liệu chạy máy, chi phí nhân công lỏi mỏy, chi phí khấu hao sửa chữa máy móc,.. Ngoài ra những máy công ty không có phải thuê ngoài, khoản tiền này cũng là chi phí sử dụng máy thi công.
Để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công, công ty không sử dụng TK 623 mà công ty hạch toán hết vào TK 627 và chi tiết cụ thể cho từng loại, vì công ty coi chi phí sử dụng máy thi công là một phần của chi phí sản xuất chung, đây là điểm khác biệt so với chế độ kế toán đã ban hành.
+ Đối với máy thi công của đội:
Chi phí sử dụng máy thi công bao gồm:
- Chi phí nhiên liệu chạy máy: khi có nhu cầu, các đội tự lo mua nhiên liệu bằng tiền tạm ứng sau đó kế toán công trình sẽ tập hợp chứng từ liên quan chuyển về phòng kế toán công ty theo định kỳ 5 đến 7 ngày. Cuối kì, kế toán tổng hợp chi phí cho các công trình, nhập vào máy tính rồi lên sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK 627838 và các sổ cái TK 627838.
- Chi phí khấu hao máy thi công: máy thi công khi thi công ở công trình sẽ được theo dõi ở phòng kế toán thông qua bảng khấu hao. Công ty có bảng đăng ký mức trích khấu hao quy định, trong đó có ghi đầy đủ thông tin về TSCĐ, từng loại tài sản được thống kê đầy đủ, máy thi công hoạt động ở công trình nào thì phân bổ cho công trình đó. Công ty sử dụng TK 627838 để hạch toán khấu hao máy thi công của công trình thủy điện Plei- Krụng.
+ Đối với máy thi công thuê ngoài: khi công ty không có loại xe phù hợp cho thi công, hay mỏy đó hoạt động hết, cũng như chi phí thuê ngoài rẻ hơn, thì công ty sẽ tiến hành đi thuê, thông thường công ty thuê trọn gói. Kế toán sử dụng TK 627838 mở chi tiết cho từng công trình. Sau khi tổng hợp các chứng từ thuờ mỏy thi công thuê ngoài, kế toán đội tính ra chi phí thuờ mỏy cho thi công công trình ( biểu 07) và lập bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công thuê ngoài (biểu 08).
2.5- Hạch toán chi phí sản xuất chung :
Chi phí sản xuất chung là chi phí trực tiếp không cấu thành nên sản phẩm nhưng chúng phục vụ cho toàn bộ máy toàn công ty hay cho quá trình thi công các công trình của các đội thi công, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh tiến hành được thuận lợi, nó là chi phí cần thiết còn lại để sản xuất sản phẩm.
Chi phí sản xuất chung của công ty bao gồm các khoản chi phí sau: + Chi phí nhân viên (TK6271)
+ Chi phí khấu hao TSCĐ (TK6274) + Chi phí dịch vụ mua ngoài (TK6277) + Chi phí khác (TK6278)
Để hạch toán chi phí sản xuất chung công ty sử dụng tài khoản tổng hợp – TK 627 và được mở chi tiết cho từng khoản mục chi phí.
Các chứng từ sử dụng: về vật liệu (phiếu xuất kho, bảng phân bổ vật liệu, CCDC,…), về nhân công (bảng phân bổ tiền lương và BHXH, bảng chấm cụng….), chi phí dịch vụ mua ngoài (chứng từ, hóa đơn thanh toán tiền điện , nước….)…
2.5.1- Chi phí nhân viên:
Chi phí nhân viên được tính vào chi phí sản xuất chung bao gồm: tiền công của công nhân làm những công việc có tính chất phục vụ chung như: công nhân sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhân viên trực điện sản xuất, phục vụ ở phân xưởng gia công.
Để hạch toán chi phí nhân viên trong chi phí sản xuất chung, công ty mở chi tiết TK627- TK6271 để phản ánh các chi phí này.
Căn cứ để xác định tiền công phải trả cũng là các hợp đồng làm khoán được lập cho từng công việc và những người được phân công có trách nhiệm quản lý, theo dõi và chấm công cho từng người. Việc lập hợp đồng làm khoán cả phần giao khoán và phần thực hiện đều được tiến hành như đối với công nhân trực tiếp sản xuất. Chi phí về nhân viên được tính vào chi phí sản xuất chung được phân bổ theo Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
Ví dô: Trên bảng phân bổ lương của tháng 12 năm 2009 (biểu 09), chi
phí nhân viên sửa chữa tính vào chi phí sản xuất chung là 16.231.000 số liệu này được ghi vào sổ Nhật Ký chung theo định khoản:
Nợ TK627 (6271): 16.231.000 Có TK334 : 16.231.000
Sau đó số liệu này được ghi vào các sổ cái tương ứng. Hợp đồng làm khoán, bảng chấm công và chia lương được gửi về phòng tài vụ vào cuối tháng để làm căn cứ ghi sổ và sổ lương cho từng người.
Việc thanh toán tiền lương cũng được thực hiện như đối với công nhân trực tiếp sản xuất.
2.5.2- Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Thuộc công trình này bao gồm: chi phí nhiên liệu phục vụ cho máy móc thiết bị (xăng, dầu,…), nhiên liệu chạy xe chở hàng cho sản xuất, vật liệu, CCDC dùng cho sửa chữa, bảo dường thường xuyên máy móc, thiết bị, vật tư phục vụ quản lý công trình, đội sản xuất…
Để hạch toán chi phí phí vật liệu trong chi phí sản xuất chung công ty sử dụng TK 627.
Vật liệu, CCDC dùng cho sản xuất chung phần lớn được dự trữ trong kho. Khi có nhu cầu cần dùng thì xuất kho theo yêu cầu, chứng từ sử dụng cũng là các phiếu xuất kho. Các phiếu xuất kho này được tập hợp lại và gửi về phòng tài vụ , kế toán ghi sổ Nhật ký chung theo định khoản:
Nợ TK627 (6272) Có TK152, 153
VÝ dô : Quý IV/ 2009 chi phí vật liệu, CCDC là 102.123.214 kế toán
định khoản như sau:
Nợ TK627 (6272): 102.123.214 Có TK152, 153: 102.123.214
Máy sẽ đưa vào Sổ nhật ký chung, sổ cái (biểu 10).
2.5.3- Chi phí khấu hao TSCĐ:
Tài sản của công ty bao gồm máy móc thiết bị dùng cho thi công như máy ủi, đầm, máy thủy bỡnh, mỏy kinh vĩ, máy trộn bờ tụng… , xe tải, máy móc thiết bị dùng cho quản lý, phục vụ sản xuất như: máy in, máy điều hòa, xe con, được hình thành từ vốn Ngân sách Nhà nước cấp và vốn tự bổ sung và nguồn vốn khác.
Giá trị máy móc thiết bị trong XDCB thường rất lớn, vì vậy, một yêu cầu đặt ra là phải quản lý thật tốt cả về hiện vật và giá trị. Công ty cổ phần LILAMA 10 đang chấp hành chế độ quản lý, sử dụng TSCĐ theo quyết định số 1062 của Bộ Tài Chính (hiện nay được thay thế bằng quyết định 166). Theo chế độ này, công ty thực hiện trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp tuyến tính ( khấu hao đường thẳng).
Mức khấu hao = Nguyên giá TSCĐ * Tỷ lệ khấu hao
Toàn bộ khấu hao TSCĐ, kể cả TSCĐ dùng cho thi công công trình được tính vào chi phí sản xuất chung mà không tách riêng cho sử dụng máy thi công.
Khi trích khấu hao TSCĐ kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK627 (6274)
Có TK214
Việc trích khấu hao TSCĐ của công ty được thực hiện trên sổ trích khấu hao TSCĐ (biểu 11).
Thuộc chi phí này bao gồm: chi phí về tiền điện, tiền nước phục vụ cho thi công công trình, chi phí thuê phương tiện vận chuyển vật tư…
Chứng từ làm căn cứ ghi sổ là các hóa đơn, các giấy báo nợ của ngân hàng…
Chi phí dịch vụ mua ngoài trong chi phí sản xuất chung được hạch toán trên TK 6277.
Khi có chứng từ liên quan hợp lệ, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK627 (6277)
Có TK111, 112, 141