Phòng Kinh DoanhGiám Đốc Điều Hành
4.2.1 Một số giải pháp vi mô
Hoàn thiện khâu nhận hàng và kiểm tra
Công ty cần nâng cao hiệu quả quản lý thực hiện hợp đồng thông qua lập bảng theo dõi kết hợp với sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng đnag thực hiện để kiểm soát hàng hóa khi mà công ty không trực tiếp kiểm tra, nhắc nhở bên xuất khẩu và công ty giao nhận phải giao hàng đúng thời gian quy định.
Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết khi đi nhận hàng: bản kê khai hàng hóa, phụ lục hàng hóa, bản thông số kỹ thuật, căn cứ đúng thời gian hàng đến.
Chủ động liên hệ và ký hợp đồng với trạm giao nhận trước khi hàng về để họ có kế hoạch nhận hàng, bốc dỡ và bảo quản thiết bị, đồng thời công ty cần tính toán các chi phí phát sinh, bốc dỡ hàng phải trả.
Khi thuê cơ quan giám định thì công ty cần lựa chọn cơ quan giám định thuộc quyền quản lý của nhà nước, có uy tín, chất lượng và đã hoạt động nhiều năm, hiểu bản chất hàng hóa của công ty.
Thiết bị lòng giếng là loại thiết bị công nghệ cao phục vụ cho việc thăm dò giếng dầu nên không thể kiểm tra bằng cảm quan, đòi hỏi độ chính xác cao. Vì thế phải kiểm tra hàng hóa sơ bộ khi còn chưa đưa đến trạm giao nhận, kiểm tra tình trạng container trước khi mở ra để kiểm tra hàng, ghi rõ tình trạng container khi vào trạm giao nhận rồi sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng.
Trong hợp đồng ký kết với cơ quan kiểm định cũng quy định các điều khoản cụ thể, chặt chẽ, công ty cần chuyển giao rủi ro cho cơ quan kiểm định để họ có tinh thần trách nhiệm hơn trong quá trình kiểm tra.
Công ty nên cử cán bộ kỹ thuật kết hợp với cơ quan giám định xuống trực tiếp kiểm tra hàng hóa.
Hoàn thiện khâu thanh toán
L/C là phương thức thanh toán có nhiều ưu điểm đối với cả người nhập khẩu và bên xuất khẩu. Phương thức này cũng được công ty áp dụng phổ biến cho các hợp đồng ký kết với đối tác Châu Âu
Tuy nhiên, khi sử dụng phương thức này công ty vẫn còn mắc phải những sai sót không đáng có. Vì vậy khi thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến L/C cần lưu ý đảm bảo các thông tin trong thư yêu cầu mở tín dụng hoàn toàn chính xác với nội dung hợp đồng đã ký kết. Hạn chế đến mức tối đa các sai sót không đáng có như: sai lỗi chính tả, liệt kê thiếu các chứng từ cần xuất trình ... Để làm tốt được việc này, khi điền đầy đủ các nội dung trong thư xin mở L/C, cán bộ trực tiếp khai phải kiểm tra lại cẩn thận, có thể nhờ thêm nhân viên khác kiểm tra cùng để chắc chắn nội dung khai phù hợp với nội dung hợp đồng trước khi nộp cho ngân hàng.
Để chắc chắn hơn, công ty nên soạn thảo đơn đề nghị mở thư tín dụng gửi cho đối tác để họ kiểm tra trước khi gửi đến ngân hàng mở. Có vấn đề sai sót bên đối tác sẽ báo cho công ty, trên cơ sở đó công ty sẽ sửa lại cho phù hợp rồi nộp cho ngân hàng.
Như vậy, công ty sẽ tiết kiệm được khoản chi phí sửa L/C nếu có và đảm bảo được quyền lợi của bên xuất khẩu.
Sau khi bộ chứng từ gốc về đến ngân hàng, công ty nên yêu cầu ngân hàng fax lại cho mình để kiểm tra lần nữa sự phù hợp của bộ chứng từ, đảm bảo chắc chắn là công ty sẽ nhận được hàng với bộ chứng từ đó.
Công ty không nên mở L/C quá sớm sẽ gây ứ đọng vốn của doanh nghiệp vì phải ký quỹ nhưng cũng không được phép mở muộn sẽ làm chậm tiến độ nhận hàng của công ty.
Thường xuyên trao đối với ngân hàng và xin tư vấn thật kỹ trước khi thực hiện hợp đồng vì giá thành của Thiết bị lòng giếng rất cao.
Để tránh thua lỗ công ty nên chú ý đến sự thay đổi của tỷ giá hối đoái, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay tỷ giá biến động rất phức tạp, công ty nên sử dụng những phương thức bảo hiểm khảon phải trả bằng các công cụ trên thị trường tài chính.
Hoàn thiện khâu làm thủ tục hải quan
Cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ trong hồ sơ hải quan , tiến hành khai hải quan đầy đủ chính xác thông tin thiết bị, thực hiện theo sự chỉ dẫn và quyết định của hải quan. Chuẩn bị danh sách các giấy tờ tránh thiếu sót và nhầm lẫn khi nộp hồ sơ hải quan
Công ty nên có một bộ phận chuyên trách về khâu này để khi có HĐNK thì bộ phận này tự thiết kế chuẩn bị những hồ sơ giấy tờ gì cần thiết, hay có cách giải quyết các vấn đề phát sinh: thay đổi mã thuế, thiết bị bị thay đổi tên trong danh mục, bị áp sai mã thuế ...
Công ty cần tạo uy tín với cơ quan hải quan, từ đó tạo được mối quan hệ tin tưởng với cơ quan hải quan trong quá trình giải quyết công việc.
Nhanh nhạy cập nhật những thay đổi của hải quan, thay đổi về mã thuế hàng hóa, biện pháp dự trù khi thiết bị bị áp mã số thuế sai.
Hoàn thiện khâu thuê phương tiện vận tải về kho
Do công ty thuê phương tiện vận chuyển 100% bên ngoài, khi ký hợp đồng công ty cần soạn thảo các điều khoản hợp đồng chặt chẽ để kiểm soát được hàng hóa của mình, tránh trường hợp bên vận tải lấy lý do thoái thác trách nhiệm.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng vận tải với công ty vận tải phải yêu cầu công ty vận tải thường xuyên báo cáo về tình trạng hàng hóa. Lịch trình đi của hàng, thời gian dự kiến sẽ giao hàng, quy định rõ các trường hợp rủi ro mà bên công ty chịu trách nhiệm hay bên vận tải chịu trách nhiệm.
Công ty nên thành lập một bộ phận vận tải trong công ty như vậy sẽ có độ chuyên môn hóa , chủ động trong thời gian, tiết kiệm chi phí và đặc biệt là hoàn toàn đáng tin cậy.
Công ty cần tìm hiểu các công ty vận tải trong nước không những về chất lượng, uy tín mà chi phí bỏ ra hợp lý, đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận tải.
Các điều khoản phạt cần phải ghi rõ ràng cụ thể và đặc biệt chế tài áp dụng phải cụ thể và ở mức cao.
Công ty nên đa dạng các công ty vận tải để có thể lựa chọn về chất lượng và đáp ứng tốt hơn yêu cầu của công ty, có nhiều dịch vụ hơn cho công ty và bảo quản hàng hóa tốt hơn trong quá trình vận chuyển.
Không nên quá tin và chuyển giao hoàn toàn rủi ro cho công ty vận tải. Công ty sẽ giảm quyền kiểm soát hàng hóa, khi phát hiện ra lỗi thì đã quá muộn. Công ty cần thường xuyên giám sát họ và yêu cầu những người có trình độ chuyên môn đi thực hiện hợp đồng, đưa bản kế hoạch thời gian biểu của công ty để họ tiến hành làm theo, như vậy thì công ty vẫn kiểm soát được tình hình hàng hóa của mình. Bên vận tải phải thường xuyên thông báo tình trạng hàng lưu xe.
Hoàn thiện khâu khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Trong quá trình thực hiện HĐNK giữa công ty và các đối tác Châu Âu chưa xảy ra tranh chấp nào lớn, hầu hết các lỗi vi phạm đều được hai bên giải quyết bằng cách thương lượng. Tuy nhiên không phải vì thế mà công ty xem nhẹ vấn đề này, bởi vì tranh chấp thương mại không chỉ gây ra tốn kém thời gian tiền bạc mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài.
Điều khoản bất khả kháng cần quy định rõ ràng trong những trường hợp nào công ty cần có những khiếu nại ngay khi đối tác vi phạm hợp đồng.
Công ty chấp hành đúng pháp luật. Tạo quan hệ khi cần có thể nhận được sự ủng hộ của chính phủ khi khiếu nại đối tác nước ngoài. Lưu trữ toàn bộ hồ sơ liên quan đến mỗi hợp đồng ít nhất đến khi hết thời hạn khiếu nại để làm bằng chứng pháp lý nếu tranh chấp phải đưa ra hội đồng trọng tài.
Trong thương lượng đòi hỏi người tham gia phải có trình độ, kiến thức nghiệp vụ, kiến thức về luật quốc tế, có sự kiên nhẫn, khéo léo, có ứng xừ và lập luận vững vàng.
Nên thương lượng sử dụng trọng tài quốc tế Việt Nam để giải quyết các tranh chấp. Các điều khoản phạt phải ghi rõ từng trường hợp cụ thể và chế tài áp dụng cần minh bạch, rõ ràng, không nhượng bộ cho đối tác, không phải trường hợp nào cũng giải quyết bằng hình thức thương lượng, cần phải có những biện pháp cứng rắn đối với đối tác.
Các giải pháp khác
Bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Để thực hiện được hàng năm công ty nên cử nhân viên tham gia các hội thảo chuyên đề về nghiệp vụ kinh doanh XNK, tổ chức các lớp học mời các chuyên gia về dạy.
Nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học, khả năng giao tiếp cho cán bộ XNK. Đây là những đòi hỏi cấp thiết đối với hoạt động kinh doanh XNK.
Để công tác đào tạo có hiệu quả, bên cạnh việc tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, công ty phải có chế độ ưu đãi để khai thác sử dụng hiệu quả năng lực của từng cá nhân như: khuyến khích vật chất, tăng lương, thưởng, các khoản đãi ngộ, trợ cấp cho cá nhân có thành tích.
Trong công ty các bộ phận còn làm việc độc lập với nhau chưa phối hợp với nhau, mỗi người tự phụ trách một hợp đồng riêng nên khiến cho áp lực công việc nhiều, cho nên công ty nên chuyên môn hóa quy trình thực hiện HĐNK, mỗi khâu trong quy trình sẽ do một vài nhân viên phụ trách, làm tăng hiệu quả của từng khâu tránh được những sai sót do nhân viên chỉ chuyên thực hiện một công việc sẽ có kinh nghiệm và làm việc chính xác hơn.
Tạo động lực làm việc và môi trường làm việc tốt cho nhân viên, xây dựng văn hóa lành mạnh, tạo bầu không khí làm việc dân chủ, thân thiện và đoàn kết.