6 Phát hành vận đơn
3.1.Đối với giao nhận vận tải đường hàng không
• Đối với hàng xuất:
Lô hàng sẽ bị chậm trễ chuyến bay, nếu như trong quá trình pich-up hàng trên đường đến sân bay xe bị hư hoặc bị cấm tải trong giờ cao điểm mà không đến sân bay kịp làm thủ tục hải quan thì lô hàng đó sẽ bị lưu kho.
Biện pháp: khi xe bị hư dọc đường ta có thể thuê một chiếc xe khác đến thực hiện bóc dở hàng hóa sang xe đồng thời gọi dịch vụ cứu hộ đến để sửa chữa, cố gắng làm sao để chuyến hàng không bị trễ và được vận chuyển đến sân
bay trong thời gian sớm nhất. Còn về giờ cấm tải thì ta nên tranh thủ đi hàng vào những giờ không cấm tải và khi làm hợp đồng nên lưu ý trừ hao thời gian cấm tải để tránh thiệt hại.
Đối với những lô hàng giá trị cao nếu khách hàng không sử dụng những bao bì hoặc thùng chuyên biệt để đóng thì khi lô hàng đặt trong nhà kho chờ chuyến bay, thùng hàng có thể bị khoét hoặc bị mất.
Biện pháp: trong tờ kê khai hàng hóa hay hợp đồng nên có mục hỏi rõ về những loại hàng hó đặc biệt này để công ty có thể có biện pháp bảo quản hàng hóa tốt hơn trong quá trình vận chuyển.
Một lô hàng sau khi hoàn thành thủ tục Hải quan, phải được qua máy soi an ninh mới có thể xuất đi được. Tuy nhiên vào những mùa cao điểm hàng xuất đi nhiều, nếu như đội hiện trường không kiểm tra thường xuyên với đội soi hàng thì hàng hóa có thể bị bỏ quên hoặc lượng hàng ở sân bay nhiều chưa qua kịp máy soi an ninh, kết quả hàng sẽ bị chậm trễ chuyến bay.
Biện pháp: vào mùa cao điểm nên tăng cường lực lượng đội hiện trường (thuê nhân viên thời vụ), để có thể nhanh chóng giải quyết việc soi hàng ở sân bay.
Một lô hàng trước khi đến tay người nhận phải qua nhiều chặng, chứng từ luôn đi kèm với hàng hóa. Đối với vận tải đa phương thức thì việc chuyển chặng như vậy cũng dễ gây thất lạc chứng từ. Nếu vậy, khi hàng đến nơi, đầu đại lý nước ngoài sẽ không làm thủ tục được, hàng hóa bị lưu kho trong khi chờ chứng từ. Biện pháp: Nên có một túi dựng hồi sơ chống thấm đính kèm với hàng hóa, khi chuyển chặng thì giấy tờ sẽ được để vào túi hồ sơ đó để tránh thất lạc, hoặc những giấy tờ đó ta có thể chuyển bằng mail, fax qua lại để tránh thất thoát.
• Đối với hàng nhập:
Khi lô hàng đến sân bay Tân Sơn Nhất, nếu được thông báo yêu cầu hàng này phải được bảo quản trong kho lạnh hoặc nơi có nhiệt độ thích hợp mà bộ phận dịch vụ khách hàng nhập không thông báo cho nhân viên TCS làm theo yêu cầu, hàng hóa dễ bị hư hỏng hoặc không còn giá trị cao.
Biện pháp: trên những thùng hàng cần bảo quản đặc biệt nên có các kí hiệu (màu sắc) để nhân viên TCS có thể chủ động bảo quản hàng hóa.
Nếu trên HAWB thể hiện thông tin của khách hàng không rõ ràng, chính xác thì đại lý sẽ tiến hành thủ tục chỉnh sửa, và điều này gây chậm trễ việc lấy hàng và phát sinh phí lưu kho.
Biện pháp: việc lấy HAWB phải thật cẩn thận và nhờ khách hàng xác nhận lại nhiều lần để tránh lỗi này.